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采购流程合规性审查与执行模板

适用范围与场景

合规审查与执行全流程步骤

一、需求提出与初审阶段

目标：保证采购需求的合理性、必要性与预算匹配性，从源头避免盲目采购。

操作步骤：

需求部门发起：需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购内容、规格参数、数量、预估预算、用途说明、交付时间等核心信息，部门负责人*签字确认。

采购部门初审：采购部门对需求申请进行合规性初审，重点审查：

需求是否与部门职能及年度工作计划匹配；

预算是否在部门年度预算额度内，超预算需求是否履行预算调整程序；

采购内容是否存在重复采购或可内部调配的情况。

初审反馈：初审通过后，进入采购方式确定环节；初审不通过的，需求部门需根据意见修改后重新提交，或说明理由后报上级领导*审批。

二、采购方式确定与供应商选择阶段

目标：根据采购金额、项目性质等，选择合规的采购方式，保证供应商选择的公平、公正、公开。

操作步骤：

确定采购方式：依据《采购管理办法》及金额标准，选择以下方式之一：

公开招标：适用于达到公开招标限额标准的采购项目（如货物类≥50万元），通过指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参与。

邀请招标：适用于符合邀请招标条件（如具有特殊性、只能从有限供应商处采购）的项目，邀请3家及以上合格供应商投标。

竞争性谈判/询价：适用于金额较小、技术规格简单或紧急采购项目，邀请3家及以上供应商提供报价或方案，进行综合比价。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购或发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的情形，需履行专家论证及上级审批程序。

供应商资格审查：采购部门组织对参与供应商的资质进行审查，重点核查：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等）；

财务状况报告（近1年资产负债表、利润表）；

业绩证明（类似项目合同复印件）；

信用记录（通过“信用中国”等官方渠道查询，无重大失信记录）。

供应商选定：根据采购方式组织评审（如招标由评标委员会评审、询价由谈判小组评审），形成《供应商评审报告》，推荐候选供应商，按权限报采购负责人或审批委员会审批。

三、合同签订与合规审查阶段

目标：保证合同条款合法、合规、完整，明确双方权利义务，防范履约风险。

操作步骤：

合同拟定：采购部门根据选定结果，与供应商拟定采购合同，合同内容需包含：采购内容、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

合规审查：

采购部门审查：重点审查合同内容与采购需求、评审结果的一致性，付款条件是否符合财务制度。

法务部门审查：重点审查合同主体合法性、条款合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等）、法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属等）。

财务部门审查：重点审查合同金额与预算匹配性、付款进度安排合理性、税费条款合规性。

合同审批与签订：审查通过后，按合同审批权限逐级报批（如部门负责人、分管领导、总经理），审批完成后由授权代表与供应商签订合同，双方加盖公章或合同专用章。

四、采购执行与过程监控阶段

目标：保证采购过程按合同约定执行，及时跟踪进度，处理异常情况。

操作步骤：

订单下达：采购部门根据合同内容，向供应商下达《采购订单》，明确交付细节，同步抄送需求部门及财务部门。

履约跟踪：采购专员*定期与供应商沟通，跟踪生产/备货进度、交付安排，填写《采购执行进度跟踪表》，记录关键节点（如生产完成、发货时间、预计到达时间）。

异常处理：若出现供应商延迟交付、质量不符等问题，采购部门需及时与供应商沟通，要求其采取补救措施（如加急生产、更换产品），必要时启动违约条款，并上报采购负责人*协调处理。

五、验收与付款阶段

目标：保证采购标的物符合合同约定，付款流程合规，防范资金风险。

操作步骤：

验收准备：需求部门与采购部门共同制定验收标准，明确验收方法（如外观检查、功能测试、文件审核等）。

组织验收：

货物类采购：需求部门、采购部门、使用部门共同参与验收，核对数量、规格、型号，检查质量合格证明文件（如检验报告、保修卡），填写《货物验收单》。

服务类采购：按服务阶段节点验收，如项目启动会、中期成果汇报、最终成果交付，形成《服务验收报告》，由需求部门负责人*签字确认。

争议处理：验收不合格的，由采购部门联系供应商进行退换货或整改，整改后重新验收，直至合格。

付款申请：验收合格后，采购部门收集合同、验收单、发票（或合规结算凭证）等材料，填写《付款申请表》，按财务审批流程报批（如财务经理、分管领导）。

资金支付：财务部门审核无误后，通过银行转账等方式支付款项，付款完成后在《采购台账》中记录支付信息。

核心工具表格清单

1.采购需求申请表

字段名称

填写要求

需求部门

部门全称

采购内容

详细描述物品/服务名称、规格型号、技术参数等