会议管理与会议记录标准化模板.docVIP

会议管理与会议记录标准化模板

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

（一）会前筹备：明确目标与准备

确定会议必要性

主持人根据工作需求（如项目节点同步、问题解决、决策制定等）评估是否需召开会议，避免“为开会而开会”。

若会议必要，明确会议核心目标（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门资源冲突”）。

制定会议议程

主持人提前1-2天拟定议程，明确议题顺序、每个议题的讨论时间、负责人及预期成果。

议程示例：

上周工作进展汇报（15分钟，负责人：*主管）

Q3产品上线方案讨论（30分钟，负责人：*经理）

跨部门资源协调需求（20分钟，负责人：*专员）

下周工作计划确认（10分钟，全体）

通知参会人员

通过企业/邮件发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、参会人员（主持人、记录人、核心议题负责人等）、需提前准备的资料（如项目文档、数据报表）。

参会人员收到通知后需确认是否参加，无法参会者提前向主持人说明并委托代理人。

准备会议材料

主持人/议题负责人提前将相关材料（如方案初稿、数据对比表）分发至参会人员，保证会前熟悉内容，提高讨论效率。

记录人准备会议记录模板、签到表、录音设备（若需）。

（二）会中执行：聚焦目标与高效讨论

开场与议程确认

主持人准时开场，明确会议时长（如“本次会议控制在75分钟内”），重申会议目标与议程，确认无异议后开始。

记录人完成会议签到（记录参会人员、迟到/早退情况）。

按议程逐项讨论

每个议题由负责人简要介绍背景后，引导参会人员围绕目标发言，避免偏离主题。

严格控制各议题时间，超时需提醒或引导至“待后续专项讨论”项。

对关键讨论内容（如分歧点、共识方案）实时记录，记录人需准确捕捉发言核心（如“部门建议优先开发A功能，部门认为需先解决B技术瓶颈，暂未达成一致”）。

形成决议与任务分配

每个议题讨论结束时，主持人总结共识、明确待决事项，并当场决议（如“确定Q3产品上线方案采用经理提出的第一版，由团队3日内补充细节文档”）。

对需跟进的任务，明确“任务内容、负责人、截止时间”，记录人同步至《会议决议/任务跟踪表》。

会议总结与散会

主持人总结会议成果（已完成议题、决议事项、待办任务），确认下一步行动。

记录人提醒参会人员会后1个工作日内反馈记录内容准确性，散会。

（三）会后跟进：落实结果与闭环管理

整理会议记录

记录人会后2个工作日内整理会议记录，内容包括：会议基本信息、议程完成情况、各议题讨论摘要、决议事项、任务清单（含负责人、截止时间）、附件（如现场白板照片、文档）。

记录需客观、简洁，避免主观评价，重点突出“谁、做什么、何时完成”。

审核与分发记录

会议记录整理完成后，提交主持人审核，保证内容准确、决议无误后，于1个工作日内分发至所有参会人员及相关干系人（如未参会的部门负责人）。

分发时注明“请核对内容，如有异议于24小时内反馈，逾期视为确认”。

跟踪任务进度

记录人/会议组织者每周更新《会议决议/任务跟踪表》，提醒负责人按时提交成果。

对逾期未完成的任务，及时与负责人沟通，协调资源或调整计划，保证任务闭环。

三、核心模板表格清单

1.会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

Q3产品上线方案推进会

会议时间

2023年X月X日14:00-15:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（企业群）

主持人

*经理（产品部）

记录人

*助理（行政部）

参会人员

主管（研发）、专员（设计）、*主管（市场）等

缺席人员及原因

总监（出差，委托主管代参会）

会议目标

确定Q3产品上线功能方案、明确开发时间节点

附件清单

《Q3产品需求文档（初稿）》《市场调研数据表》

2.会议议程表

序号

议题名称

讨论时间

负责人

预期成果

1

上周工作进展汇报

15分钟

*主管

同步各模块进度，暴露风险点

2

Q3产品上线功能方案评审

30分钟

*经理

确定最终功能优先级

3

开发资源与时间节点确认

20分钟

*主管

明确研发团队排期

4

会议总结与任务分配

10分钟

全体

输出决议事项与待办清单

3.会议签到表

序号

部门

姓名

职位

签到时间

备注（迟到/早退/请假）

1

产品部

*经理

负责人

13:55

-

2

研发部

*主管

经理

14:02

迟到7分钟

3

设计部

*专员

高级设计师

14:00

-

4

市场部

*主管

主管

未签到

请假（出差）

4.会议决议/任务跟踪表

序号

决议事项/任务内容

负责人

配合部门

截止时间

当前状态

完成情况说明（附件）

1

确定Q3产品上线核心功能为：用户登录、首页推荐、个人中心

*经理

研发、设计

2023–

已完成

《功能优先级确认文档》（见附件1）

2

研发部3日内提交功能开发详细排期表

*主管

-

2023–

进行中

已完成80%，预