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文档编辑及排版标准规范手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业内部管理文档、对外商务合作文件、项目交付文档、学术研究报告、制度规范文件等正式文本的编辑与排版工作。无论是日常办公中的通知、报告，还是跨部门协作的项目方案，亦或是面向客户或监管机构的正式文件，均可通过本手册规范格式，保证文档的专业性、统一性与可读性。

二、文档编辑与排版操作流程

（一）前期规划与准备

明确文档目标与受众

确定文档核心目的（如汇报、指导、存档等）及主要受众（如内部员工、客户、监管机构等），根据受众需求调整内容深度与语言风格。

示例：面向内部技术团队的方案可使用专业术语，面向客户的说明需通俗易懂。

梳理文档结构与框架

根据目标搭建逻辑通常包含封面、目录、（分章节）、附录、参考文献等部分。

要求：层级清晰，一级标题（如“一、总则”）统领二级标题（如“（一）编制目的”），二级标题统领三级标题（如“1.适用范围”），避免层级跳脱。

收集与整理素材

汇编相关数据、图表、案例等素材，保证信息来源准确、数据真实可靠，重要内容需标注出处。

（二）基础格式规范设置

页面布局

页边距：上、下各2.54cm，左、右各3.17cm（标准A4纸设置）。

页眉页脚：页眉一般包含文档名称（如“项目进度报告”），页脚包含页码（起始页为“-1-”，封面不显示页码）。

页面方向：默认纵向，需横向表格或图表时可单独设置，但需在页眉标注“横向附图”。

字体与字号

中文：标题用宋体，用仿宋_GB2312；一级标题二号加粗，二级标题三号加粗，三级标题四号加粗，四号。

英文/数字：TimesNewRoman，字号与对应中文层级一致（如用四号）。

示例：

一级一、总则（宋体，二号，加粗，居中）

二级（一）编制目的（仿宋_GB2312，三号，加粗，左对齐）

本手册旨在规范文档编辑流程……（仿宋_GB2312，四号，首行缩进2字符）

行距与段落

行距：固定行距28磅（或1.5倍行距），标题段前段后间距0.5行。

段落：首行缩进2字符，段前段后间距0行；列表项（如“1.第一步：”）左对齐，不缩进，行距同。

（三）内容编辑规范

标题层级规范

严格遵循“一、→（一）→1.→(1)→①”层级，同一层级标题格式统一，禁止混用（如“1.”与“（1）”在同层级混用）。

示例：

一、总则

（一）编制目的

1.适用范围

（1）内部管理文档

表述要求

语言简洁，避免口语化（如“尽量”改为“应”，“差不多”改为“约”）；专业术语首次出现时需标注解释（如“KPI（关键绩效指标）”）。

数字用法：统计数字、编号用阿拉伯数字（如“3个项目”“第5章”），非编号概数用汉字（如“约五六人”），日期统一为“YYYY年MM月DD日”（如“2023年10月01日”）。

引用与标注

引用外部数据、观点时，需在句末上标标注序号（如[1]），文末按序号列出参考文献（格式：[序号]作者.文献名称[文献类型标识].出版地：出版社，出版年份.）。

内部文件引用需注明文件名称及编号（如“依据《公司管理制度（编号：-2023-01）》第3章规定”）。

（四）图表与公式处理

图表规范

编号：按章节连续编号，如图1-1（第一章第一个图）、表2-3（第二章第三个表），编号后加图表名，如“图1-1项目流程图”“表2-32023年Q3销售数据统计表”。

位置：图题在图下方居中，表题在表上方居中；图表宽度不超过页面宽度（建议≤12cm），需跨页时应在续表上方注明“续表2-3”。

来源：图表下方注明“数据来源：部门统计数据”或“注：根据资料整理”。

公式规范

公式居中书写，公式编号右对齐，格式为“（X-Y）”（X为章号，Y为本章公式序号，如“（1-1）”）。

示例：

[=%]

（五）审校与定稿

内容审校

检查逻辑连贯性（如章节间是否存在矛盾）、数据准确性（如数字、图表数据是否一致）、术语一致性（如同一概念用词统一）。

重点核对标题编号、页码、图表编号是否连续对应，避免“图1-2”实际为第三个图等错误。

格式复核

逐页检查字体、字号、行距、页边距是否符合规范，标题层级是否清晰，页眉页脚是否准确。

版本控制

定稿文件需标注版本号（如V1.0、V2.1），修订处用红色批注注明，重大修订需重新编制版本号，小修订可在原版本基础上更新修订号（如V1.0→V1.1）。

三、常用模板与表格规范

（一）文档基本信息表

项目名称

内容要求

文档名称

需体现核心内容，如“产品研发项目可行性研究报告”（不超过30字）

版本号

格式：V主版本号.次版本号（如V1.0，首次发布为V1.0，小修订为V1.1，大修订为V2.0）

编制人

填写姓名全称（如*小明），不可用昵称

审核人

由部门负责人或指定审核人签字（如*经理）

批准人

由公司管理层或授权人签字（如*总监）

创