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合同管理标准化工具及使用指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于企业各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的全生命周期管理，覆盖从合同立项、起草、审批、签署、履行到归档的全流程。通过标准化操作，可显著提升合同管理效率，降低法律风险，保证合同条款合规统一，为企业经营决策提供可靠的数据支撑。

二、标准化操作流程

（一）合同立项与起草

需求确认

业务部门根据实际需求（如采购物资、接受服务等），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、预算金额、核心需求等，经部门负责人审批后启动合同起草。

资料收集

起草人需收集以下资料：

合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等）；

合作方授权委托书（如由非法定代表人签署合同）；

项目相关技术规格、报价单、需求说明书等附件；

企业内部合同模板（如无模板，需参考行业通用模板并注明原因）。

文本起草

依据企业《合同管理办法》及模板，起草合同文本，重点明确以下内容：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址等）；

合同标的（名称、规格、型号、数量等）；

权利义务（双方主要责任、履行期限、质量标准等）；

价款及支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方法等）；

合同生效条件（签字盖章后生效、附条件生效等）；

其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属等）。

（二）内部审批

部门审核

合同起草完成后，先经业务部门负责人审核，重点核对合同内容是否符合业务需求、预算是否合规、附件是否齐全。

法务审查

业务部门审核通过后，提交法务部门审查，法务重点审核：

主体资格是否合法有效；

条款是否合规（是否符合法律法规、行业规范）；

权利义务是否对等，是否存在重大风险；

违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼）。

财务审核

法务审查通过后，提交财务部门审核，财务重点审核：

价款计算是否准确；

支付方式是否符合企业财务制度；

发票开具要求是否明确；

涉税条款是否合规。

最终审批

根据合同金额及重要性，由不同层级管理人员最终审批（如金额10万元以下由分管副总审批，10万元以上由总经理审批）。审批通过后，形成《合同审批记录表》，由所有审批人签字确认。

（三）合同签署

文本核对

审批通过后，起草人需与最终确认的合同文本核对，保证审批意见已全部落实，文本内容无修改遗漏。

签署方式

纸质合同：双方需在合同文本上签字盖章（单位盖章需加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代表签字）；

电子合同：通过合法的电子签名平台签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力（需提前确认合作方具备电子签章条件）。

文本交付

签署完成后，企业留存至少2份原件（1份归档，1份财务/业务部门使用），同时向合作方提供1份原件，并在《合同交付记录表》中注明交付时间、份数、接收人等信息。

（四）履行与监控

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》，定期记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点等），保证双方按约定履行义务。

变更管理

履行过程中如需变更合同内容（如标的、金额、履行期限等），需由双方协商一致并签订《合同变更协议》，履行与原合同相同的审批流程，严禁口头变更。

纠纷处理

若发生合同纠纷，业务部门需第一时间上报法务部门，共同收集证据（如沟通记录、验收单、付款凭证等），通过协商、仲裁或诉讼等方式解决，并形成《纠纷处理报告》存档。

（五）归档与复盘

资料归档

合同履行完毕或终止后，由业务部门整理合同及相关资料（包括审批文件、签署文本、附件、履行记录、变更协议、纠纷处理材料等），按“一合同一档”原则归档，归档内容包括：

合同正本及副本；

立项申请表、审批记录表；

合作方主体资格证明、授权委托书；

履行过程中的所有书面材料；

归档目录（注明合同编号、名称、归档日期、保管人等）。

定期复盘

每季度末，法务部门会同业务、财务部门对合同管理情况进行复盘，分析常见风险点（如条款遗漏、履行延迟等），优化合同模板及管理流程，形成《合同管理复盘报告》。

三、标准化模板表格

（一）合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

签订日期

合同类型

甲方信息（名称、信用代码、地址）

乙方信息（名称、信用代码、地址）

合同金额（元）

履行期限

主要内容摘要

审批状态

归档编号

2024-CG-001

办公设备采购合同

2024-03-15

采购合同

科技有限公司（91110X）

办公设备有限公司（91311X）

50,000

2024-03-20至2024-04-20

采购电脑10台、打印机2台

已归档

DA2024-001

（二）合同审批流程记录表

审批环节

审批人

职务

审批意见

审批时间

备注

业务部门审核

*经理

采购部负责人

同意按