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企业文档与资料归档工具使用指南

一、哪些工作场景需要用到归档工具

在企业日常运营中，以下场景需通过规范化归档工具管理文档，保证资料有序、可追溯：

新员工入职：需归档员工劳动合同、入职登记表、培训记录等人事文件，便于后续人事管理；

项目全周期管理：从项目立项报告、会议纪要、进度表到验收报告，需按项目阶段归档，保障项目资料完整；

合同与协议管理：客户合同、供应商协议、保密协议等法律文件，需统一归档以备查阅或审计；

财务与报销：报销单据、发票复印件、财务报表等需按月或季度归档，符合财务合规要求；

制度与流程更新：公司最新规章制度、业务流程文件、内部通知等，需归档保证员工获取最新版本；

客户与供应商资料：客户信息表、合作记录、供应商资质文件等，需分类归档以维护合作关系。

二、文档归档全流程操作指南

步骤1：明确归档范围与责任分工

归档范围：根据公司类型（如制造业、服务业）确定归档类别，一般包括人事类、财务类、项目类、合同类、行政类等；

责任分工：各部门指定专人（如行政专员、项目组长）负责本部门文档的初步收集与整理，行政部门统一审核与归档。

步骤2：文档收集与初步整理

收集本部门需归档的原始文件（纸质版需扫描为电子版，PDF格式命名规范为“部门-文档类型-日期”，如“行政部-制度）；

检查文档完整性：保证关键信息（如签字、盖章、日期）无缺失，破损文件需修复后归档；

剔除重复或过期文件（如已失效的通知、旧版流程文件），避免冗余。

步骤3：分类与编号规则制定

分类：按一级类别（如“人事”）、二级类别（如“员工档案”）、三级类别（如“劳动合同”）逐级细分，建立树状分类体系；

编号：采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”规则，例如：“HR-2023-001-001”（人事部2023年员工档案第1份第1号），部门代码可自定义（如“XZ”代表行政部）。

步骤4：登记与归档存储

登记：填写《企业文档归档登记表》（详见模板表格），记录文档名称、编号、分类、责任人、存储位置等信息；

存储：

电子文档：按分类编号存入指定服务器文件夹，设置访问权限（如仅部门负责人可修改），定期备份（每月1次）；

纸质文档：装入统一档案盒，盒面标注“部门-分类-年份-编号”，存放于文件柜中，按编号顺序排列。

步骤5：借阅与更新管理

借阅：员工需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人签字后，到行政部门领取电子文档（记录借阅人、借阅时间、归还期限）或借阅纸质文档（当天归还）；

更新：如文档内容变更（如制度修订），需在原档基础上标注“更新日期+版本号”，并重新归档，旧版文档注明“作废”后单独存放。

三、归档登记表示例

文档编号

文档名称

所属分类

责任人

归档日期

存储位置（电子/纸质）

借阅记录（借阅人/日期/归还状态）

HR-2023-001-001

张三劳动合同

人事-员工档案

李四

2023-10-08

服务器/人事部档案柜1

-

XZ-2023-005-002

2023年第四季度考勤制度

行政-制度文件

王五

2023-10-15

服务器/行政部档案柜2

赵六/2023-10-20/已归还

PRJ-2023-011-003

A项目验收报告

项目-A项目

周七

2023-10-25

服务器/项目部档案柜3

-

四、使用归档工具的关键提醒

保密性原则：涉及商业秘密、个人隐私的文档（如薪酬表、客户合同）需设置加密存储，仅授权人员可查阅；

及时性要求：文档需在完成后3个工作日内完成归档，避免资料堆积或遗失；

一致性规范：分类编号、文件命名规则需全公司统一，各部门不得擅自更改；

定期检查：每季度对归档文档进行盘点，保证电子文档与纸质文档一致，损坏或丢失需及时补档并记录原因；

培训与宣导：新员工入职时需接受归档工具使用培训，保证各部门操作规范统一。