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企业礼品管理与合规上交流程规范

一、引言

在现代商业实践中，礼品往来作为一种常见的商务礼仪和沟通手段，对于维护客户关系、拓展业务合作以及提升企业形象具有一定的积极作用。然而，若缺乏规范的管理与严格的合规把控，礼品赠送与收受行为极易演变为商业贿赂、利益输送等不当行为，不仅会对企业声誉造成严重损害，更可能引发法律风险，承担相应的法律责任。因此，建立一套系统、完善的企业礼品管理与合规上交流程规范，是企业实现稳健经营、保障可持续发展的内在要求与重要保障。本规范旨在明确企业礼品管理的基本原则、范围标准、流程节点及责任追究机制，确保相关行为均在合法、合规、合情、合理的框架内进行。

二、基本原则

企业礼品管理应严格遵循以下核心原则，确保各项行为的正当性与适宜性：

1.合规性原则：礼品的赠送与收受必须严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及企业内部规章制度。严禁任何形式的商业贿赂及其他不正当利益输送行为。

2.价值适度原则：礼品应具有纪念意义或实用价值，其价值需控制在合理范围内。避免赠送或收受过于贵重的礼品，以防产生利益交换的嫌疑。

3.公开透明原则：礼品的申请、审批、赠送、收受、登记等环节应保持公开透明，相关信息应可追溯、可核查，杜绝暗箱操作。

4.对等与尊重原则：礼品往来应体现双方的尊重与友好，避免以礼品名义进行变相摊派或施加不当压力。礼品选择应考虑对方的文化习俗与个人禁忌。

5.廉洁自律原则：企业员工在涉及礼品往来时，应恪守职业道德，保持廉洁自律，自觉抵制各类诱惑，维护企业与个人的良好声誉。

三、管理范围与标准界定

（一）礼品范畴

本规范所指礼品包括但不限于：企业定制的带有企业标识的纪念品、办公用品、地方特色产品、节日慰问品等实物；以及符合规定的、不以现金等价物形式体现的文化体育活动门票、小型聚会等。

严禁将现金、有价证券、支付凭证、商业预付卡、贵重珠宝首饰、高档电子产品、奢侈品等纳入礼品范畴。

（二）赠送对象与场合

1.主要对象：与企业有正常业务往来的客户单位、合作伙伴、供应商等机构及其代表；在特定节日或企业重要活动中，对有突出贡献的员工或离退休人员（需符合内部福利规定）。

2.适宜场合：商务洽谈、项目合作成功、重要节日问候、企业庆典、客户拜访等正常的商业交往或礼仪性场合。

3.禁止情形：不得以任何名义向政府机关、事业单位的工作人员（依法依规进行的公务往来除外）赠送礼品；禁止在招投标等敏感时期进行礼品赠送；禁止向与行使职权有关的单位或个人赠送礼品。

（三）价值标准

企业应根据自身规模、行业特点、地区经济水平以及礼品赠送的对象和场合，制定明确的礼品价值上限标准。该标准应经过企业内部合规部门审核，并定期审视调整。单次或单批向同一对象赠送礼品的价值总和不得超过规定上限。对于超出标准的特殊情况，需进行专项审批。

四、礼品赠送管理流程

（一）申请与审批

1.需求提出：由业务部门根据实际业务需要，填写《礼品赠送申请表》，详细说明赠送对象、事由、礼品建议（品牌、规格、预估价值）、赠送时间等信息。

2.部门审核：申请表经部门负责人审核，确认其必要性、合规性及与业务关联度。

3.合规与财务预审：提交至合规部门对其合规性进行审查，重点关注对象是否适宜、事由是否正当。财务部门（或指定采购部门）对预估价值进行初步审核。

4.分级审批：根据礼品预估总价值及赠送对象级别，实行分级审批制度。一般价值礼品由分管领导审批；超出一定价值或向重要客户赠送的礼品，需报请更高层级领导（如总经理办公会）审批。审批过程应有完整记录。

（二）采购与定制

1.集中采购：企业礼品原则上应由指定部门（如行政部、采购部）统一采购或定制，以获取价格优势并确保质量。鼓励采购具有地方特色或文化内涵的产品，或定制带有企业正面形象标识的纪念品。

2.供应商选择：选择信誉良好、资质齐全的供应商，并签订采购合同。大额采购应遵循企业招投标或比价采购制度。

3.质量把控：采购部门应对礼品的质量进行查验，确保符合安全、卫生标准，避免赠送假冒伪劣产品。

（三）发放与记录

1.领取登记：业务部门凭审批通过的申请表到指定部门领取礼品，办理领取手续，记录领取人、领取日期、礼品明细等。

2.赠送执行：礼品赠送应在公开场合进行，由相关负责人或授权代表执行。如条件允许，可邀请接收方在赠送记录上签字确认。

3.信息存档：礼品赠送后，业务部门应及时将《礼品赠送申请表》、审批意见、赠送记录（包括接收方信息、礼品明细、价值、日期、赠送人等）提交至指定部门（如行政部或合规部）存档，存档期限应不少于规定年限。

五、礼品收受管理流程

（一）原则性要求

员工在对外交往中收到礼品，应首先判断其是否符合法律法规及本规范要求。对于明显超出正常礼仪范畴、可能影响公正执行公务或与