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期末考务会议组织管理指引

一、会前准备：周密部署，夯实基础

考务会议的成效，很大程度上取决于会前准备的充分与否。这一阶段需要组织者投入足够精力，进行细致规划和周全安排。

（一）明确会议核心目标与议题

首先，需清晰界定本次考务会议的核心目标。通常包括：传达上级及学校关于期末考务工作的指示精神与具体要求；统一思想，强调考务工作的严肃性、重要性及纪律性；详细解读本学期期末考试的整体安排、关键节点与注意事项；明确各岗位职责、工作流程及协作机制；讨论并部署应急预案，确保考试过程万无一失。

基于核心目标，梳理并确定会议议题。议题应聚焦实际工作，突出重点、难点，避免漫无边际。例如，考试日程与科目安排的最终确认、考场分配与人员调配方案、试卷保密与分发流程、监考人员职责与纪律要求、违纪作弊处理程序、突发事件应急处置预案、以及考务用品的准备与分发等，均应列为核心议题。

（二）精准确定参会人员与范围

根据会议议题的性质和考务工作的实际需要，科学确定参会人员。通常应包括：学校分管教学领导、教务处（或考务管理部门）相关负责人及工作人员、各院系（或年级组）负责人、教研室主任、全体监考教师、巡考人员、以及负责试卷印制、保密、分发、回收、装订、保管等关键环节的工作人员。必要时，还可邀请学生代表或学生干部列席，以便传达考试纪律要求并听取学生层面的合理建议。

（三）精心准备会议材料

会议材料是传递信息、明确要求的重要载体，务必提前精心准备，确保内容准确、详实、规范。主要材料应包括：

1.会议议程：清晰列出会议的主要议题、发言顺序及时长安排，使参会人员对会议流程一目了然。

2.考务工作方案：这是会议的核心文件，应包含考试总体安排、组织机构及职责分工、具体工作流程（如考生入场、发卷、收卷、装订等）、时间节点、纪律要求等。

3.考场规则与考生须知：需明确告知考生在考试过程中的行为规范、禁止事项及违规处理办法。

4.监考人员职责与工作细则：详细规定监考人员在考前、考中、考后各阶段的具体工作内容、操作规范和注意事项，强调责任意识和保密意识。

5.应急预案：针对可能出现的突发情况（如试卷泄密、考场舞弊、自然灾害、设备故障、考生突发疾病等），制定详细的应急处置流程和措施。

6.相关表格与文件模板：如考场记录单、违纪作弊情况报告单、巡考记录表等，提前准备并说明使用方法。

上述材料应尽可能提前通过内部办公系统或邮件等方式发给参会人员，以便其提前学习、思考，提高会议讨论和沟通的效率。

（四）细致安排会议时间、地点与通知

选择合适的会议时间，应避免与其他重要工作冲突，确保大多数关键人员能够参会。会期不宜过长，以高效务实为原则。会议地点应根据参会人数选择大小适宜、环境安静、设施齐全的会议室。

会议通知应尽早发出，明确会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题及需提前准备的事项（如阅读相关材料）。通知方式可采用书面通知、邮件通知、工作群通知等多种形式相结合，确保通知到位。

（五）落实会场布置与设备调试

会前应检查会场布置情况，如座位安排、横幅（若有）、席卡等。确保会议所需的投影设备、音响设备、麦克风、白板、马克笔等运行正常，PPT演示文稿（若使用）提前调试无误。如有需要，准备签到表、会议材料纸质版（备用）、饮用水等。

二、会议实施：规范有序，注重实效

会议过程的组织与引导，直接关系到会议目标能否实现。组织者应掌控节奏，确保会议高效、有序进行。

（一）严格会议签到与组织入场

会议开始前，安排专人负责参会人员签到，准确掌握出勤情况。对于未能按时参会或请假的人员，需了解原因，并计划后续如何向其传达会议精神和相关要求。引导参会人员有序入场就座。

（二）明确会议主持与议程把控

会议应有专人主持。主持人应熟悉会议议程和各项考务工作，具备良好的组织协调能力和语言表达能力。其主要职责包括：宣布会议开始，介绍参会领导和主要人员；阐明会议的目的和重要性；按照议程逐项引导讨论和发言；控制各环节时间，确保会议按计划进行；及时总结，引导形成共识；处理会议过程中的突发情况；宣布会议结束。

（三）核心内容传达与解读

这是会议的核心环节。应由相关负责人（如教务处长、考务主任等）对考务工作方案、考场规则、监考职责、应急预案等核心内容进行详细、准确的传达和解读。

*政策传达与纪律强调：重点传达上级及学校关于考试工作的最新政策、纪律要求，特别是关于考试公平公正、防止舞弊、试卷保密等方面的规定，强调违规违纪的严重后果。

*考务安排详解：清晰讲解考试日程、科目、时间、考场分布；明确各考场的监考人员、巡考人员分工；详细说明试卷的领取、分发、回收、装订、密封、运送、保管等环节的操作规范和时间节点。

*关键环节演示与说明：对于一些重要的操作流程，如答题卡填涂规范、试卷装订方法、异常情况记录方