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企业员工食堂采购管理制度

一、总则

1.目的

为规范企业员工食堂采购管理，保证食品原材料的质量安全，控制采购成本，提高食堂服务质量，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于企业员工食堂所有食品原材料、调料、餐具及其他相关物资的采购活动。

3.采购原则

遵循“质量第一、价格合理、手续完备、及时供应”的原则，确保采购的物资符合食堂使用要求和食品安全标准。

严格执行采购流程和审批制度，做到公开、公正、公平，杜绝徇私舞弊和违规操作。

优先选择有良好信誉、资质齐全的供应商，建立长期稳定的合作关系。

二、采购计划管理

1.采购计划的制定

食堂管理员应根据食堂的用餐人数、菜品安排以及库存情况，每周制定详细的采购计划。采购计划应包括食品原材料（如蔬菜、肉类、粮油等）、调料、餐具及其他物资的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。

制定采购计划时，要充分考虑市场供应情况和价格波动因素，合理安排采购量，避免积压浪费或供应不足。

对于特殊菜品或季节性食材的采购，食堂管理员应提前与厨师沟通，根据实际需求进行计划调整。

2.采购计划的审批

食堂管理员制定好采购计划后，应提交给食堂负责人进行初审。食堂负责人要对采购计划的合理性、准确性进行审核，重点审查采购数量是否符合实际需求、物资规格是否恰当等。

初审通过后，采购计划需报企业后勤部门或相关领导进行最终审批。审批过程中，要结合企业的预算和成本控制要求，对采购计划进行综合评估。经审批同意后的采购计划方可执行。

3.采购计划的调整

在采购计划执行过程中，如因特殊情况（如用餐人数突然变化、菜品调整等）需要对计划进行调整，食堂管理员应及时向食堂负责人和相关领导报告，并说明调整原因和调整内容。经批准后，方可按照调整后的计划进行采购。

三、供应商管理

1.供应商的选择

采购部门应通过多种渠道广泛寻找潜在供应商，如行业推荐、市场调研、网络搜索等。对符合基本要求的供应商进行初步筛选，建立供应商信息库。

对进入信息库的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，考察内容包括供应商的生产规模、生产工艺、质量控制体系、卫生状况、信誉等方面。实地考察时，要详细记录考察情况，形成考察报告。

根据考察报告和供应商提供的样品，综合评估供应商的实力和产品质量。选择质量可靠、价格合理、服务良好、信誉度高的供应商作为合作对象，并与其签订采购合同。合同中应明确双方的权利和义务，包括产品规格、质量标准、价格、交货时间、交货地点、结算方式等条款。

2.供应商的评估与考核

建立供应商评估机制，定期（每季度或每半年）对供应商进行评估考核。评估指标包括产品质量、价格、交货及时性、售后服务等方面。

采购部门应收集食堂工作人员、用餐员工对供应商产品质量的反馈意见，结合实际采购情况，对供应商进行量化评分。根据评分结果，将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。

对于优秀供应商，可给予增加采购量、延长合作期限等奖励；对于合格供应商，要督促其不断改进和提高；对于不合格供应商，要及时终止合作，并从供应商信息库中删除。

3.供应商的沟通与合作

采购部门要与供应商建立良好的沟通机制，定期与供应商进行沟通交流。及时了解市场动态、产品价格变化等信息，以便对采购策略进行调整。

在合作过程中，要与供应商保持密切联系，及时反馈产品质量和服务方面的问题，要求供应商及时解决。对供应商提出的合理建议和意见，要认真对待，积极采纳，共同推动合作关系的持续发展。

四、采购流程管理

1.采购申请

食堂管理员根据经审批的采购计划，填写采购申请单。采购申请单应注明物资名称、规格、数量、预计金额等信息，并由食堂负责人签字确认。

对于紧急采购情况（如突发的用餐人数增加、食品原材料短缺等），食堂管理员可先口头向食堂负责人和相关领导汇报，经同意后进行采购，但事后要及时补办采购申请手续。

2.采购审批

采购申请单提交后，按照企业的审批权限进行审批。一般情况下，采购金额在一定范围内的由食堂负责人审批；超过一定金额的需报企业后勤部门或相关领导审批。

审批人员要对采购申请的必要性、合理性进行严格审核，确保采购活动符合企业规定和实际需求。

3.采购执行

采购人员根据审批通过的采购申请单，与选定的供应商进行联系，下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。

在采购过程中，采购人员要密切关注供应商的生产进度和交货情况，及时协调解决可能出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。

对于采购的物资，采购人员要严格按照合同约定和质量标准进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量等方面。如发现物资不符合要求，应及时与供应商沟通协商，要求其退换或补货。

4.采购结算

采购完成后，采购人员应及时收集相关票据（如发票、送货单等），并按照