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企业内部通讯录管理规范

一、总则

1.1目的与意义

为确保企业内部沟通的顺畅高效，保障信息资源的准确与安全，规范内部通讯录的建立、维护及使用行为，特制定本规范。内部通讯录作为企业重要的信息资产，是员工间工作联系的基础纽带，其信息的准确性、完整性和保密性直接关系到日常运营效率与商业利益。

1.2适用范围

本规范适用于企业全体在职员工，以及所有涉及内部通讯录信息采集、录入、更新、维护、查阅和使用的相关部门与人员。企业各类官方内部通讯工具及平台（以下统称“通讯录系统”）的管理均须遵循本规范。

1.3基本原则

1.准确性原则：通讯录信息应真实、准确、完整，确保联系渠道的有效性。

2.及时性原则：人员信息发生变动时，应在规定时限内完成更新，保障信息的时效性。

3.保密性原则：严格遵守企业信息安全及保密相关规定，妥善保管和使用通讯录信息，防止信息泄露。

4.必要性原则：通讯录信息的采集与提供应以工作必需为前提，避免无关信息的冗余。

二、信息采集与录入

2.1信息采集范围

内部通讯录采集的员工信息主要包括但不限于：姓名、所属部门、职务/岗位、办公电话、企业邮箱地址。根据工作需要，经员工本人同意及相关部门审批后，可补充采集其他必要的联系信息。

2.2信息来源与责任

员工入职时，应主动向人力资源部门提供本人准确、完整的基础信息。人力资源部门负责对新入职员工信息进行核实与初始录入。各部门应指定专人（通常为部门行政或负责人）协助收集和核对本部门员工的信息。

2.3信息录入规范

信息录入应遵循统一的格式和标准，确保字段完整、内容无误。姓名使用本名全称，部门及职务名称应与企业组织架构及人事任命保持一致。联系方式应确保为当前有效且主要用于工作联系的途径。

三、日常维护与更新

3.1信息更新责任

员工个人信息发生变更（如办公电话、部门、职务调整等）时，应在变更事项发生后及时通知本部门信息负责人，并主动配合完成信息更新。各部门信息负责人需定期检查本部门员工信息的准确性，并在规定时间内将变更信息报送至通讯录管理部门。

3.2更新流程与时限

通讯录管理部门在收到信息变更申请或通知后，应在合理工作日内完成审核与系统更新操作。对于员工离职、调岗等重大人事变动，人力资源部门应及时通知通讯录管理部门进行相应的信息调整或注销。

3.3数据备份与安全

通讯录管理部门应建立定期的数据备份机制，并确保备份数据的安全存储。通讯录系统应具备必要的安全防护措施，防止数据丢失、损坏或被非法访问、篡改。

四、信息查阅与使用

4.1查阅权限

通讯录信息的查阅权限应根据工作需要进行分级管理。一般情况下，员工可查阅本部门及有工作交集部门同事的公开信息。涉及敏感岗位或高层管理人员的部分信息，查阅权限应有所限制，具体权限划分由企业根据实际情况制定。

4.2使用规范

内部通讯录信息仅限于企业内部工作沟通与业务联系使用，严禁用于任何与工作无关的目的，包括但不限于商业推广、个人牟利或骚扰他人。员工不得擅自将通讯录信息以任何形式（电子文档、纸质复印、口头传播等）泄露给企业外部人员或无关第三方。

4.3保密义务

所有接触和使用内部通讯录信息的员工均负有保密义务。对于在工作中获取的非公开信息，应严格遵守公司保密规定，不得向外部人员或无关人员泄露。严禁利用通讯录信息从事任何违法违规活动。

五、管理职责

5.1归口管理部门

企业应指定专门的部门（如行政部或信息技术部）作为通讯录管理的归口部门，负责通讯录系统的搭建、日常维护、权限分配、规则制定与解释，并监督本规范的执行情况。

5.2各部门职责

各部门负责人是本部门通讯录信息准确性与及时性的第一责任人，应确保本部门员工理解并遵守本规范，积极配合信息采集与更新工作。

5.3员工责任

每位员工均有义务提供真实、准确的个人信息，并对因个人原因导致的信息错误或延误更新所造成的不良后果承担相应责任。同时，严格遵守信息使用与保密规定，共同维护通讯录信息的安全与有效。

六、附则

6.1违规处理

对于违反本规范，造成通讯录信息混乱、泄露或其他不良后果的，企业将视情节严重程度，依据相关规章制度对责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；情节特别严重，给企业造成重大损失的，将追究其法律责任。

6.2规范修订

本规范将根据企业发展及实际运营情况适时进行修订和完善，修订程序由归口管理部门发起，报企业相关决策层审批后生效。

6.3生效日期

本规范自发布之日起正式施行。此前发布的相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。

本规范由企业通讯录归口管理部门负责解释。