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员工假勤管理系统设计需求

一、引言

在现代企业管理中，员工的假期与考勤管理是人力资源管理体系的重要组成部分，直接关系到企业的运营效率、成本控制以及员工的工作满意度。随着企业规模的扩大和业务的复杂化，传统的人工记录、Excel表格管理等方式已逐渐显露出效率低下、易出错、数据统计困难、审批流程不规范等问题。为解决上述痛点，提升假勤管理的自动化、规范化和智能化水平，特提出本员工假勤管理系统（以下简称“系统”）的设计需求。本需求旨在明确系统的建设目标、功能边界、性能要求及其他约束条件，为后续的系统设计、开发与实施提供依据。

二、系统目标与用户

（一）系统目标

1.规范管理流程：建立标准化的假期申请、审批流程，确保假勤管理的公平、公正、公开。

2.提升工作效率：减少人工操作，实现假勤数据的自动采集、统计与分析，减轻HR部门及各级管理者的工作负担。

3.保障数据准确：通过系统化管理，避免人工记录失误，确保假勤数据的准确性和完整性。

4.支持决策分析：提供多维度的假勤数据报表，为企业人力资源规划、薪酬核算及管理决策提供数据支持。

5.改善员工体验：提供便捷的自助服务，员工可随时查询个人假勤信息、提交申请，增强员工的参与感和满意度。

（二）用户角色

1.普通员工：提交假期申请、查看个人假勤记录、查看假期余额。

2.部门管理者：审批本部门员工的假期申请、查看本部门员工假勤统计信息。

3.人力资源部（HR）：系统配置（假期类型、审批流程等）、假勤数据维护、全公司假勤数据统计分析、异常处理。

4.系统管理员：用户管理、权限分配、系统参数配置、日志管理等。

三、核心功能需求

（一）假期管理

1.假期类型定义：

*系统应支持自定义多种假期类型，如年假、病假、事假、婚假、产假、陪产假、丧假、工伤假、公休假等。

*每种假期类型可配置相应的规则，包括但不限于：最小请假单位（如小时、天）、是否扣减薪资、是否计入全勤、申请所需证明材料、最长/最短申请时长限制等。

2.假期额度管理：

*支持年假等周期性假期的自动生成与累计，可根据员工入职年限、司龄、职级等因素设定不同的年假天数。

*支持病假、事假等无固定额度假期的申请与记录。

*员工可随时查询个人各类假期的剩余额度、已用额度及有效期。

3.假期申请：

*员工可在线提交假期申请，选择假期类型、填写申请起止时间、请假事由、是否需要代理人等信息。

*系统根据假期类型自动校验申请时长是否符合规则（如年假是否有剩余额度、最小请假单位等）。

*支持附件上传功能，如病假证明、事假说明等。

（二）考勤管理

1.打卡管理：

*支持多种打卡方式的数据接入（如门禁打卡、移动端APP打卡、web打卡等），具体打卡方式可根据企业实际情况选择集成。

*记录员工的上下班打卡时间，生成打卡记录。

2.排班管理：

*支持标准工时制、综合计算工时制、不定时工作制等多种排班模式。

*HR或部门管理员可预先设置员工的排班计划，或由员工根据规则自主排班（需审批）。

*支持班制定义，如早班、中班、晚班、弹性班等，并可设置相应的上下班时间、午休时间。

3.加班管理：

*员工可提交加班申请，注明加班日期、预计开始/结束时间、加班事由。

*系统根据排班信息和打卡记录，结合加班申请，自动计算实际加班时长。

*支持加班调休或加班费结算两种处理方式，并记录加班调休的剩余时长。

4.异常处理：

*系统自动识别迟到、早退、旷工、漏打卡等异常考勤情况，并进行标记。

*支持员工对异常考勤记录进行申诉，提交申诉理由及证明材料，由相关负责人审批。

（三）审批流程管理

1.审批流程配置：

*支持自定义审批流程，可根据假期类型、请假时长、员工职级、部门等条件设置不同的审批链。

*审批节点可设置为固定人员、角色（如部门经理、HR负责人）或上级主管等。

*支持并行审批和串行审批模式。

2.审批处理：

*审批人收到待审批任务提醒（系统内消息、邮件或移动端推送等）。

*审批人可查看申请详情、申请人假期余额、历史记录等信息，进行同意、拒绝或退回修改操作，并可填写审批意见。

*支持审批任务的转交功能。

3.审批状态追踪：

*申请人可实时查看假期或加班申请的当前审批状态、已审批节点和待审批节点。

（四）查询与报表管理

1.个人假勤查询：员工可查询个人的假期申请记录、审批状态、假期余额、打卡记录、月度考勤汇总等。

2.部门/公司假勤查询：部门管理者可查询本部门员工的假勤情况，HR可查询全公司或指定部门的假勤数据。

3.统计报表：

*提供员工假勤统计报表（如个人