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企业微信使用规范及操作指南

前言

随着数字化办公的深入推进，企业微信已成为我们日常工作中不可或缺的沟通协作平台。为确保信息传递的准确高效、保障企业数据安全、维护良好的工作秩序与专业形象，特制定本使用规范及操作指南。本指南旨在帮助全体员工更好地理解和运用企业微信的各项功能，提升团队协作效率，降低沟通成本。请各位同事认真阅读并严格遵照执行。

一、企业微信使用规范

1.1账号管理规范

*专人专用：企业微信账号实行实名制管理，仅限本人使用，严禁转借、共用或泄露给外部人员。

*密码安全：应设置复杂度适中的登录密码，并定期更换。避免使用与其他平台相同的密码，防止发生连锁安全风险。

*信息保密：妥善保管个人账号信息及企业内部通讯录，不得私自向无关人员提供。

*账号注销与交接：员工离职或岗位变动时，须按公司规定完成企业微信相关工作的交接，并配合管理员完成账号的注销或权限调整。

1.2信息沟通规范

*专业态度：在所有沟通中，应保持专业、礼貌、友善的态度。避免使用不文明用语、网络俚语（特定工作群组内有共识的除外）或发表与工作无关的不当言论。

*主题明确：发起沟通或创建群聊时，应明确沟通主题。一对一沟通时，尽量直奔主题；群聊讨论应围绕群设定的工作目标展开。

*及时响应：工作时间内，应保持企业微信在线，并及时查看和回复工作消息。对于紧急重要事项，建议结合电话等方式确保信息及时触达。

*群聊管理：

*精准建群：根据工作需要创建群聊，群成员应仅限于相关人员，避免无关人员加入造成信息干扰。

*规范命名：群聊名称应清晰反映群的用途、部门或项目，便于识别和管理。

*敏感信息管控：严禁通过企业微信发送、传播任何涉及国家秘密、商业机密、个人隐私及其他公司规定的敏感信息。未经授权，不得擅自发布公司未公开的重大决策、财务数据、客户资料等。

1.3对外联系规范（如涉及客户联系功能）

*身份真实：对外展示的头像、昵称、职位等信息应真实、规范，符合公司对外形象要求。

*沟通得体：与外部联系人（客户、合作伙伴等）沟通时，应严格遵守公司相关业务规范和话术要求，展现专业的企业形象。

*记录留存：重要的对外沟通内容建议及时整理或标注，以便后续查阅和追溯。

1.4工作台及应用使用规范

*合规操作：严格按照各应用模块的既定流程和权限进行操作，不得越权访问或进行未经授权的配置修改。

*数据准确：在使用表单、汇报、审批等功能时，应确保填写的数据和信息真实、准确、完整。

*资源合理：合理使用企业微信提供的云存储空间、会议时长等资源，避免浪费。

二、企业微信操作指南

2.1基础设置与个人信息完善

*个人信息维护：登录后，及时完善个人资料，包括真实姓名、职位、联系电话（内部）等，上传清晰、职业的头像，便于同事识别。

*通知设置：根据个人工作习惯和需求，在“我-设置-新消息通知”中调整消息提醒方式（如声音、震动、免打扰时段等），确保既能及时接收重要信息，又能避免不必要的干扰。

2.2高效沟通技巧

*@提及功能：在群聊或多人会话中，需要特定人员关注时，使用“@+姓名”功能，被@的人员会收到特别提醒。

*表情与快捷短语：适度使用系统提供的表情符号可以增强沟通的友好度和表达力。对于高频使用的回复内容，可设置快捷短语，提高回复效率。

*文件传输：支持多种格式文件的发送与接收。对于较大文件，建议优先使用企业微信传输，确保文件安全和完整性。接收文件后，注意及时保存到指定位置。

*聊天记录管理：善用搜索功能查找历史聊天记录。重要的聊天内容或文件，可以进行收藏或标记。

2.3群聊管理与协作

*创建群聊：点击右上角“+”号，选择“创建群聊”，勾选参与人员，设置群名称和群公告（可选）后即可创建。

*群公告：群创建者或管理员可发布群公告，重要信息建议通过群公告发布，并提醒群成员查看。

*群成员管理：群管理员可根据需要添加或移除群成员，设置群聊权限（如是否允许群成员发起群通话、修改群名称等）。

2.4日程与会议

*日程共享与预约：使用“日程”功能可以创建个人日程或共享日程，方便团队成员了解彼此时间安排。发起会议前，可通过查看他人日程，选择合适的会议时间。

*会议发起：通过“会议”功能可快速发起语音或视频会议，支持屏幕共享、会议纪要（部分版本支持）等功能。发起会议时，需明确会议主题、时间、参会人员及会议议程（建议提前准备）。

2.5工作台核心应用使用示例（具体应用因企业配置而异）

*汇报：按照公司规定的周期和模板，通过“汇报”功能提交工作日志、周报、月报或专项汇报。确保汇报内容真实、客观、简洁。

*审批：熟悉并使用“审批”功