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企业采购管理流程标准手册

一、手册适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业各类采购活动，涵盖生产物料、办公用品、设备采购、服务外包等场景。具体包括：

日常运营采购：如办公耗材、劳保用品等常规物资补充；

项目专项采购：如新项目建设所需设备、材料等；

紧急采购：如生产突发故障急需的备品备件、应急物资等；

供应商合作采购：如长期合作供应商的框架协议内订单执行。

二、采购管理全流程操作指引

（一）采购需求发起与提报

需求部门发起

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公需要、项目要求），填写《采购申请单》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、需求日期及紧急程度。

附带必要支撑材料（如技术参数图纸、项目立项批文、市场询价单等），经部门负责人某审核签字后，提交至采购部。

采购部初步审核

采购部接收申请单后，重点审核：需求描述是否清晰、规格参数是否明确、预算是否符合公司财务制度、紧急程度标注是否合理。

对信息不完整的申请单，退回需求部门补充材料；对超预算或非必要采购，提出调整建议并反馈需求部门。

（二）采购审批与预算确认

分级审批流程

根据采购金额及物品类型，按以下权限审批（示例）：

小额采购（≤5000元）：需求部门负责人某→采购部经理某；

中额采购（5000元-5万元）：需求部门负责人某→采购部经理某→财务部负责人某；

大额采购（＞5万元）：需求部门负责人某→采购部经理某→财务部负责人某→总经理某。

紧急采购需在申请单中注明“紧急”，经采购部经理某同意后可先执行采购，事后2个工作日内补办审批手续。

预算锁定

审批通过后，采购部在财务系统中锁定对应预算，保证采购金额不超支。若需调整预算，需按预算管理流程另行报批。

（三）供应商选择与确定

供应商寻源

采购部根据采购需求，通过以下方式筛选供应商：

公开招标：大额或复杂采购，通过公司指定招标平台发布招标公告，邀请3家及以上合格供应商参与；

询价比价：中额采购，向至少3家潜在供应商发出询价单，要求提供报价单、产品资质、供货周期等；

单一来源：独家代理产品或紧急采购，经总经理某批准后，可直接与指定供应商合作。

供应商评估

采购部组织技术、质量、财务等部门成立评估小组，对供应商的资质（营业执照、相关认证）、报价合理性、供货能力、质量保证、合作历史等进行综合评分，填写《供应商评估表》。

优先选择评分高、资质齐全、服务稳定的供应商，评估结果报采购部经理某审批。

（四）采购订单下达

订单编制

供应商确定后，采购部根据采购需求及谈判结果，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务名称规格、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准等条款，经采购部经理某审核后盖章生效。

订单传递与确认

采购部将盖章后的采购订单扫描件发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认回传；同时将纸质订单存档，并将订单信息同步至仓库、财务及需求部门。

（五）订单跟踪与交付

交付进度跟踪

采购部指定专人（采购员某）跟踪订单执行情况，定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按期交付。

若供应商可能延期，需提前3个工作日通知采购部，协商新的交付日期并书面确认。

到货接收

供应商按订单交付时，需求部门或仓库人员核对实物与订单信息（名称、规格、数量、外包装完好度），确认无误后在《送货单》上签字接收；若数量不符或外观损坏，当场注明异常情况并反馈采购部。

（六）验收与入库

质量与数量验收

需求部门（或质检部）根据采购订单及技术参数，对物品/服务的质量、功能、功能进行全面验收，填写《验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、验收日期、验收人员某签字。

仓库人员凭验收合格的《验收单》办理入库手续，核对数量无误后登记库存台账，更新库存信息。

异常处理

验收不合格时，需求部门需在24小时内书面反馈采购部，采购部联系供应商协商处理方案（如退换货、折扣补偿等），处理结果经需求部门确认后执行，相关记录存档。

（七）付款结算

单据审核

供应商根据采购订单开具合规发票（发票抬头、税号需与公司一致），连同《采购订单》《验收单》《送货单》一并提交至财务部。

财务部审核发票真伪、金额与合同/订单一致性、验收合格手续是否完备，审核无误后提交付款申请。

付款审批与执行

付款申请按审批权限逐级审批（参照“采购审批与预算确认”环节），审批通过后，财务部在约定付款期内通过银行转账支付款项，付款凭证同步至采购部存档。

三、关键流程配套表单模板

（一）采购申请单

申请部门

申请日期

采购编号

物品/服务名称

规格型号

需求数量

预估单价

预算金额

需求日期

用途说明

□日常□项目□紧急□其他

紧急程度

附件清单（技术参数、图纸等）

需求部门负责人签字

日期

采购部审核意见

审核人：某日期

审批意见（分级填写