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企业行政管理高效审批流程手册

为规范企业内部管理，提升审批效率，明确各环节职责，保证行政事务处理有序、透明，特制定本手册。本手册适用于企业全体员工及涉及行政审批的管理部门，涵盖日常高频审批场景，旨在通过标准化流程减少沟通成本，保障企业运营合规高效。

一、费用报销：规范日常支出管理

适用情形

员工因公开展业务活动产生的必要支出，包括但不限于：市内交通费、差旅费（交通、住宿、餐饮）、办公耗材采购费、业务招待费等。需注意的是，个人消费、非工作相关支出及超出预算标准的费用不在本流程范围内。

操作流程

步骤1：提交申请（责任人：申请人）

登录企业OA系统，进入“费用报销”模块，填写《费用报销申请单》；

逐项录入费用发生时间、地点、事由、金额，并清晰的费用凭证（如行程单、采购小票、消费记录等，保证凭证与报销事项一致）；

提交前自查费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等），确认无误后提交至部门负责人审批。

步骤2：部门审核（责任人：部门负责人*）

部门负责人*登录OA系统，核对报销事由的真实性、费用标准的合规性及预算余额；

重点核查费用是否与部门业务需求匹配，是否存在超预算、重复报销等情况；

审核通过后，提交至财务部；若驳回，需注明具体原因（如“事由不清晰”“凭证缺失”），退回申请人修改。

步骤3：财务复核（责任人：财务审核人*）

财务审核人*检查凭证完整性（如是否为合规票据、抬头是否为公司全称）、金额计算准确性（如报销合计、税费分摊）；

核对费用是否符合会计准则及公司财务制度，对不符合要求的报销单标注问题并退回；

复核通过后，提交至分管领导审批（单笔金额超5000元需分管领导*审批，5000元以下由财务部直接办理支付）。

步骤4：款项支付（责任人：财务部）

财务部根据审批通过的报销单，在3个工作日内完成款项支付（优先选择企业对公账户转账，特殊情况可发放至员工工资卡）；

支付完成后，OA系统自动更新报销状态为“已完成”，并将电子凭证同步至申请人个人账户。

表单模板：费用报销申请单

项目

填写说明

申请人信息

姓名、所属部门、员工编号、联系方式

报销周期

费用所属起始日期-截止日期（如2024-05-01至2024-05-31）

费用明细

按类别分行填写（如“交通费”“办公费”），每类需注明日期、事由、金额、凭证数量

报销总额

小写金额合计，大写金额（如人民币伍仟元整）

附件清单

的凭证名称及数量（如“出租车发票3张，合计150元”）

申请人签字

手写签名或电子签名

审批意见

部门负责人、财务审核人、分管领导*依次填写审批意见及签字日期

关键提示

报销需在费用发生后的15个工作日内提交，逾期未提交需说明原因，经部门负责人*审批后方可受理；

凭证需原件扫描或清晰拍照，保证金额、日期、事由可辨认，涂改、模糊的凭证不予认可；

业务招待费需注明招待对象、事由及参与人数，且每月报销总额不得超过部门年度预算的10%；

对公支付需提供准确的收款账户信息，错误导致的支付延迟由申请人承担责任。

二、请假管理：保障工作有序衔接

适用情形

员工因个人原因需暂时离岗，包括：病假、事假、年假、婚假、产假/陪产假、丧假等。法定节假日及公司统一安排的假期无需单独申请本流程。

操作流程

步骤1：发起申请（责任人：申请人）

登录OA系统，进入“请假申请”模块，选择请假类型（如“病假”“事假”）；

填写请假起止时间、时长（精确到小时）、请假事由，并注明请假期间的工作交接人；

根据请假类型证明材料（如病假需提供医院病历/诊断证明，婚假需提供结婚证复印件等）。

步骤2：部门审批（责任人：部门负责人*）

部门负责人*核对请假事由的真实性及请假时长是否符合公司规定（如事假每年不超过10天，年假根据司龄计算）；

评估请假期间工作安排是否合理，保证核心岗位无人空缺；

审批通过后，系统自动同步至人力资源部备案；若驳回，需说明理由（如“请假时间冲突未交接工作”）。

步骤3：特殊情况审批（责任人：分管领导*）

连续请假3天以上（含）或年假超过5天的，需提交分管领导*审批，重点评估对部门工作的影响；

产假、丧假等法定假期，由人力资源部直接审核备案，无需分管领导额外审批。

步骤4：考勤同步（责任人：人力资源部）

人力资源部在OA系统中更新员工考勤状态，将请假记录计入员工考勤档案；

请假结束后，员工需在1个工作日内通过OA系统提交“销假申请”，确认返岗时间。

表单模板：请假申请单

项目

填写说明

申请人信息

姓名、部门、岗位、联系方式

请假类型

单选（病假/事假/年假/婚假/产假等）

请假时间

起始日期-截止日期，具体上/下午（如2024-05-10上午至2024-05-12下午）

请假事由

简要说明（如“突发感冒需就医”“参加家人婚礼”）

工作交接人

姓名、岗位、联系方式（需