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采购成本控制标准化流程与预算执行指南

一、适用场景与对象

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门、财务部门及业务部门，用于规范采购全流程的成本控制行为，保证预算执行的规范性与有效性。具体场景包括：

年度/季度采购预算编制与分解：结合企业战略目标与历史采购数据，科学制定采购预算并分解至各业务单元；

日常采购活动成本管控：涵盖物料采购、服务外包、固定资产购置等常规采购场景的成本审核与控制；

新项目/紧急采购预算执行：针对新业务启动或突发需求采购，保证成本不超预算且流程合规；

供应商成本优化管理：通过长期合作与议价，降低采购单价，控制整体采购支出。

二、标准化操作流程

（一）需求提报与预算初审

目的：从源头明确采购需求合理性，避免盲目采购导致的预算浪费。

责任人：需求部门负责人、采购专员、财务专员

操作步骤：

需求部门提报：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》，详细说明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求时间及成本测算依据（如历史价格、市场行情等），经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

采购部初审：采购专员*核对需求的必要性（如是否可替代、是否重复采购）、规格参数的明确性（避免模糊描述导致后期价格争议），并参考历史采购数据评估预估单价的合理性。

财务部预算审核：财务专员根据年度/季度采购预算，审核需求是否在预算额度内，对超预算需求需需求部门补充说明成本控制措施（如选择低价替代品、调整采购数量等），并由财务总监审批。

（二）供应商选择与成本议定

目的：通过多渠道比价、供应商评估，保证采购价格公允且符合成本控制目标。

责任人：采购经理、需求部门代表、财务专员

操作步骤：

供应商寻源：采购专员*根据需求类型，从合格供应商库中筛选至少3家候选供应商，或通过公开招标、行业推荐等方式开发新供应商。

资质与能力评估：组织需求部门、财务部对供应商进行资质审核（营业执照、行业许可证、质量体系认证等）及履约能力评估（产能、交期、售后服务、历史合作评价等），形成《供应商评估表》。

价格议定与确认：

对于标准化物料/服务，采购专员*要求供应商提供详细报价单（含单价、总价、税费、运费等条款）；

组织议价会议，结合市场行情、采购量、长期合作潜力等因素与供应商谈判，争取最优价格；

议价完成后，填写《采购价格审批表》，附供应商报价单、评估报告，经采购经理、财务总监审批。

（三）采购订单与预算锁定

目的：将采购结果转化为正式订单，同步锁定预算额度，避免超预算执行。

责任人：采购专员、财务专员、法务专员*（如需）

操作步骤：

订单制作：采购专员*根据审批后的价格及需求明细，制作《采购订单》，明确物料/服务信息、数量、单价、总金额、交货期、付款方式、质量标准等条款，保证与采购合同一致。

预算锁定：财务专员*在ERP系统中根据订单金额锁定对应预算，《预算锁定记录》，保证该笔采购支出不超出剩余预算额度。

订单审批与下达：采购订单经采购经理、需求部门负责人签字确认后，正式下达给供应商，并抄送财务部备案。

（四）采购执行与成本监控

目的：跟踪采购订单执行进度，实时监控成本变动，及时发觉并纠正偏差。

责任人：采购专员、需求部门对接人、财务专员

操作步骤：

进度跟踪：采购专员*定期与供应商沟通，确认生产/备货进度、预计发货时间，并在《采购订单跟踪表》中记录执行情况（如“已发货”“运输中”“已到货”等）。

成本动态监控：财务专员*每月汇总采购支出数据，对比实际成本与预算、历史同期成本，分析差异原因（如价格上涨、数量增加、运费超支等），形成《采购成本差异分析表》。

偏差处理：若实际成本超出预算，采购专员需联合需求部门提出整改方案（如协商供应商降价、调整采购批次、取消非必要采购等），报采购经理、财务总监*审批后执行。

（五）验收与结算审核

目的：保证采购物料/服务符合约定标准，成本核算准确无误，避免虚假采购或超付风险。

责任人：需求部门验收人、采购专员、财务专员

操作步骤：

物料/服务验收：需求部门根据订单要求对到货物资进行数量清点、质量检测（如提供检测报告），或对服务成果进行验收，填写《验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、数量、质量问题描述（如有），并签字确认。

结算资料审核：采购专员*收集供应商发票、《验收单》、采购订单、合同等资料，核对“三单匹配”（订单、验收单、发票）信息的一致性，保证发票金额、数量、规格与实际验收结果及合同条款相符。

成本核算与付款：财务专员*审核结算资料的合规性与准确性，确认成本归属部门及预算科目，无误后提交付款审批，按合同约定安排付款，并在《采购预算执行台账》中记录实际支出金额。

（六）复盘优化与预算调整

目的：总结采购成本控制经验，持续优化流程，并根据实际需求调整预算。

责任人：采购经理、财务总监、需求部门