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文档编写规范与格式模板

一、适用范围与场景说明

制度规范类：如《公司考勤管理制度》《部门绩效考核办法》等；

项目管理类：如《项目立项报告》《项目验收文档》等；

产品技术类：如《产品用户手册》《系统接口说明》等；

培训材料类：如《新员工入职培训指南》《岗位操作教程》等；

汇报总结类：如《部门季度工作总结》《活动执行复盘报告》等。

通过统一格式与规范，保证文档内容清晰、逻辑严谨，便于阅读、传递与归档。

二、模板使用操作流程

（一）前期准备：明确文档核心要素

确定文档类型与目的

明确文档是用于制度传达、项目推进、技术说明还是培训指导，核心目标（如“规范员工行为”“明确项目节点”等需清晰标注）。

示例：若为“考勤管理制度”，目的需包含“明确考勤规则、保障工作秩序”等。

梳理受众与关键信息

分析文档主要受众（如全体员工、项目组、技术人员等），调整内容详略与专业术语使用；

收集编写所需基础信息，如制度依据、项目数据、技术参数、案例素材等，保证内容准确且有支撑。

（二）中期编写：按框架填充内容

选择对应模板类型

根据文档类型（制度/项目/产品/培训/汇报），参考本模板“文档结构模板”搭建基础删除不适用模块，补充个性化内容。

逐模块填写内容

文档基本信息：按模板表格要求填写标题、版本号、编制人等（详见“三、文档结构模板”）；

目录：根据章节自动目录（建议使用Word“目录”功能），保证页码准确；

章节内容：按“总则-主体内容-附则”逻辑展开，主体部分分章节撰写，每章节设置小标题（如“1.1考勤范围”“1.2考勤时间”等），层级不超过3级（如“1.1.1具体规定”）；

图表与附录：复杂数据用表格/图表呈现（图表需编号并注明标题，如“表2-12024年项目进度计划”）；补充说明内容放入附录（如术语解释、参考资料列表）。

（三）后期审核：保证规范与质量

内部审核

内容审核：检查逻辑是否连贯、数据是否准确、条款是否无歧义（如“迟到”定义是否明确）；

格式审核：对照模板检查字体、字号、段落间距等是否符合要求（详见“四、关键注意事项”）；

交叉审核：由部门负责人或相关岗位人员审核，保证内容贴合实际需求。

修订与定稿

根据审核意见修改文档，记录修改内容（可在“修订记录”模块标注版本变更说明，如“V1.1修订：增加‘弹性考勤’条款”）；

最终定稿后，按公司流程发布并归档（电子版存指定服务器，纸质版按部门分类保存）。

三、文档结构模板及填写说明

（一）文档基本信息表

模块名称

包含内容

填写说明

示例

文档标题

完整文档名称

需明确主题+类型，如《公司员工考勤管理制度》

《项目需求规格说明书》

版本号

文档当前版本

格式“V主版本号.次版本号”（如V1.0初始版，V1.1小修订，V2.0大修订）

V1.2

编制人

文档编写人姓名

用“”代替真实姓名，注明所属部门（如“-人力资源部”）

*-人力资源部

审核人

文档审核人姓名

部门负责人或相关领域专家，同样用“*”代替

*-行政总监

批准人

文档最终批准人姓名

公司分管领导或最高负责人，用“*”代替

*-公司总经理

编制日期

文稿完成日期

格式“YYYY年MM月DD日”

2024年05月20日

生效日期

文档正式执行日期

需晚于编制日期，预留3-5天审核期

2024年05月25日

密级

文档保密等级

普通/内部/秘密/机密（根据内容敏感度选择，一般制度类为“内部”）

内部

文档编号

公司统一文档编号

按规则编制，如“-ZD-2024-001”（制度类）、“-XM-2024-015”（项目类）

-ZD-2024-001

（二）文档主体框架（通用型）

1.总则

1.1目的：说明文档编制的目标（如“为规范员工考勤管理，保障工作秩序，特制定本制度”）。

1.2适用范围：明确适用对象（如“本制度适用于公司全体正式员工，实习生参照执行”）。

1.3依据：列出制定文档的参考文件（如“根据《_________劳动合同法》及公司《员工手册》”）。

2.主体内容（按文档类型调整）

制度类：分章节规定具体条款（如“2.1考勤时间”“2.2请假流程”“2.3迟到早退处理”）；

项目类：包含项目背景、目标、范围、计划、分工、风险等（如“3.1项目目标”“3.2项目里程碑”“3.3团队职责”）；

产品类：包含功能介绍、操作步骤、参数说明、故障排除等（如“4.1核心功能”“4.2操作流程图”“4.3常见问题解答”）。

3.附则

3.1解释权：说明文档最终解释归属（如“本制度由人力资源部负责解释”）。

3.2生效与修订：明确生效日期及修订流程（如“本制度自2024年05月25日起生效，修订需经总经理批准”）。

4.附录

4.1术语解释：对文档中专业术语或缩写进行说明（如“‘弹性考勤