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员工离职管理流程与手续指南

一、适用情境说明

本指南适用于企业内部各类员工离职场景，包括员工主动辞职、劳动合同到期终止（双方协商一致或一方提出）、因客观情况变化（如部门撤销、业务调整等）导致的岗位取消等非争议性离职情形。旨在规范离职流程，保障企业与员工的合法权益，保证工作平稳交接，降低离职风险。

二、离职办理全流程步骤

第一步：离职意向提出与申请提交

责任主体：离职员工

操作说明：

主动辞职：员工需提前30日（试用期内提前3日）以书面形式向直接部门负责人提交《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期及个人诉求。

合同到期/岗位取消：人力资源部或部门负责人应提前15日书面通知员工离职事宜，员工需在收到通知后3个工作日内确认离职意向并提交《离职申请表》。

关键要求：书面申请需包含员工姓名、工号、部门、职位、入职日期、申请离职日期等基本信息，并由员工本人签字确认。

第二步：部门审批与工作评估

责任主体：部门负责人、人力资源部

操作说明：

部门负责人审批：部门负责人收到《离职申请表》后，5个工作日内完成审批，重点评估离职对部门工作的影响，确认是否同意员工按期离职或需调整离职日期。

工作交接安排：若同意离职，部门负责人需指定工作交接人（通常为同岗位资深员工或直属上级），与员工共同制定《工作交接清单》，明确交接内容、完成时限及责任分工。

人力资源部备案：部门审批通过后，将《离职申请表》及《工作交接清单》提交人力资源部备案。

第三步：离职面谈与信息核实

责任主体：人力资源部专员

操作说明：

面谈沟通：人力资源部收到备案材料后，3个工作日内与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因、对公司管理或工作环境的意见建议，并记录《离职面谈记录表》。

信息核实：人力资源部核对员工劳动合同签订情况、试用期考核结果、是否存在未结清的薪酬或培训服务期约定等，确认是否符合离职条件。

关键要求：面谈需保持客观中立，尊重员工隐私，避免引导性提问；面谈记录需经员工与HR双方签字确认。

第四步：工作交接与物品归还

责任主体：离职员工、交接人、部门负责人

操作说明：

执行工作交接：员工按照《工作交接清单》逐项完成工作内容交接，包括但不限于：业务资料、客户信息、系统账号密码、项目进度说明、待办事项跟进计划等。交接过程中，交接人需核对交接内容的完整性与准确性，双方签字确认。

公司财物归还：员工需在离职前3个工作日内归还所有公司财物，包括但不限于：电脑、工牌、门禁卡、办公用品、文件资料、保密协议涉及的材料等。填写《物品归还清单》，由行政部或资产管理部门核对并签字确认。

关键要求：涉及核心业务或保密信息的交接，需部门负责人全程监督；未完成交接或物品未归还的，人力资源部暂缓办理后续离职手续。

第五步：薪资结算与社保公积金处理

责任主体：人力资源部、财务部

操作说明：

薪资核算：人力资源部根据员工考勤、工作交接完成情况、绩效结果等，核算员工最后一个月的工资、未休年假折算工资、奖金（若有）等，填写《离职薪资结算表》。

社保公积金停缴：人力资源部在员工离职次月为其办理社保、公积金停缴手续，保证停缴时间准确无误（需符合当地政策要求）。

薪资发放：财务部在员工离职当日或双方约定的发薪日（需在离职手续办结后15日内），将最后薪资发放至员工原绑定的银行账户，并提供《薪资明细单》。

第六步：离职证明开具与档案转递

责任主体：人力资源部

操作说明：

开具离职证明：员工完成所有离职手续后，人力资源部在1个工作日内为其开具《离职证明》，注明员工姓名、证件号码号、入职日期、离职日期、职位名称及劳动合同期限等信息（无需包含离职原因或评价内容）。

档案转递：若员工要求，人力资源部根据员工提供的合法档案接收单位证明，在离职后30日内将其人事档案（如劳动合同、离职证明等）通过机要方式转递至新单位或户籍地人才市场。

第七步：后续手续与关系解除

责任主体：人力资源部、IT部、行政部

操作说明：

系统权限关闭：IT部在员工离职当日关闭其公司邮箱、内部系统、通讯软件等权限，保证信息安全。

员工信息归档：人力资源部将离职申请、交接清单、离职证明等材料整理归档，保存期限不少于2年（符合档案管理要求）。

关系解除确认：双方确认所有离职手续办结后，劳动合同正式解除，劳动关系终止。

三、常用工具表格清单

表1：《离职申请表》

序号

项目

内容

1

员工基本信息

姓名*、工号、部门、职位

2

入职与离职信息

入职日期、申请离职日期

3

离职原因

（勾选/填写：个人原因/合同到期/岗位调整等）

4

申请人签字

5

部门负责人审批

意见及签字

6

人力资源部备案

意见及签字

表2：《工作交接清单》

序号

交接事项

详细说明

交接状态（已完成/待完成）

交接人

接收人

日期

1

业务资料

项目文件、客户合同等

2

系统账号

OA系统、CRM系