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企业文档管理系统用户操作手册

一、手册说明

本手册旨在指导企业员工熟练使用文档管理系统，规范文档全生命周期管理流程，提升团队协作效率与信息安全性。手册内容覆盖系统核心功能、操作步骤及注意事项，适用于企业各部门员工日常办公场景。

二、适用工作场景

（一）新员工入职文档归档

新员工入职时，需通过系统提交劳动合同、证件号码复印件、学历证明等入职材料，人力资源部专员在系统中完成审核与归档，形成员工个人档案库。

（二）项目文档协同管理

跨部门项目组在推进项目过程中，可使用系统创建项目空间，项目方案、会议纪要、进度报告等文档，设置成员编辑/查看权限，实现文档版本统一与实时更新。

（三）企业制度文件发布

行政部门发布企业内部制度（如考勤管理、财务报销规范等）时，通过系统正式文件并设置全员查看权限，同时记录发布时间与员工查阅确认情况，保证制度信息有效触达。

（四）审计资料调取与存档

财务部在配合外部审计时，可通过系统快速检索历史财务凭证、审计报告等文档，按审计要求批量导出并加密归档，避免传统纸质文档查找困难或丢失风险。

三、核心功能操作指南

（一）文档与分类

登录系统

打开企业内部办公系统首页，输入工号与密码，“登录”进入系统主界面。

若首次登录，需根据提示修改初始密码（密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）。

选择路径

在左侧导航栏“文档管理”，进入文档库界面；

若需至个人空间，选择“我的文档”；若需至部门共享空间，选择对应部门名称（如“市场部-共享文档”）。

文档

“文件”按钮，弹出文件选择窗口；

按住Ctrl键可多选文档，支持Word、Excel、PDF、图片等格式（单个文件不超过50MB，批量不超过500MB）；

成功后，系统自动显示文件列表，需补充文档信息：

文档名称：填写规范名称（如“2024年度市场推广方案_V1.0”）；

文档类型：从下拉菜单选择（如“项目方案”“制度文件”“会议纪要”）；

关键词：输入3-5个核心关键词（如“市场推广”“2024”“预算”），便于后续检索；

保密级别：根据文档内容选择“内部公开”“部门保密”“企业机密”（默认为“内部公开”）。

创建分类目录

若文档库无对应分类，“新建分类”，输入分类名称（如“2024年项目文档”“行政制度”），选择上级目录（无上级目录则选“根目录”），“确定”完成创建。

（二）文档审批流程发起

选择审批文档

在“我的文档”中勾选需提交审批的文档（可多选），“发起审批”按钮。

填写审批信息

审批主题：输入简明主题（如“关于《2024年Q2产品研发计划》的审批”）；

审批流程：根据文档类型选择预设流程（如“项目方案审批”需经历“部门负责人-分管领导-总经理”三级审批；“制度文件”需经历“行政部门-法务部-总经理”审批）；

审批人：“添加审批人”，从企业通讯录中选择对应角色或人员（如选择“研发部负责人”则自动关联当前部门负责人）；

备注说明：填写审批背景及需重点关注的内容（如“本计划已通过部门初步讨论，现提请领导审批预算分配”）。

提交审批

确认信息无误后，“提交”，系统自动将审批任务推送至第一位审批人待办事项；

可在“审批进度”中实时查看审批状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”）。

（三）文档权限管理

查看文档权限

鼠标悬停在需查看的文档上，“权限”按钮，查看当前文档的查看者、编辑者列表及保密级别。

修改文档权限

若为文档所有者或管理员，“编辑权限”，可进行以下操作：

添加查看者/编辑者：输入员工工号或姓名，选择“查看”（仅可、阅读）或“编辑”（可修改、版本）权限；

调整权限范围：对已有成员，可权限后的“修改”调整操作权限，或“删除”移除权限；

设置权限时效：勾选“权限有效期”，选择起止时间（如“2024-01-01至2024-12-31”），到期后权限自动失效。

申请临时权限

若需查看非权限范围内的文档，文档“申请权限”按钮，填写申请理由（如“需调取2023年Q4销售数据用于季度复盘”），提交至文档所有者审批，审批通过后获得临时查看权限（有效期默认7天，可申请延长）。

（四）文档检索与导出

关键词检索

在系统首页顶部搜索框输入关键词（如“报销制度”“2024年”），“搜索”；

系统默认展示“全部文档”，可切换标签筛选“我的文档”“部门文档”“已归档文档”；

在检索结果页，可按“文档类型”“时间”“保密级别”进一步筛选，快速定位目标文档。

高级检索

搜索框右侧“高级检索”，可设置组合条件：

文档名称：支持模糊匹配（如输入“预算”可查找含“预算”的文档）；

人：选择或输入工号/姓名；

时间范围：选择或修改的起止日期；

审批状态：筛选“审批中”“已通过”“已驳回”文档。

文档导出

勾选需导出的文档，“导出”按钮；

选择导出格式（原格式或PDF），勾选“包含版本历史”（若需