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企业文件归档管理制度文档保存与检索管理规范

一、制度背景与适用范围

（一）制度背景

为规范企业内部文件全生命周期管理，保证各类文件在形成、流转、归档、保存及检索过程中的完整性、安全性和可追溯性，避免文件丢失、损坏或信息泄露，特制定本制度。通过标准化文件归档与检索流程，提升企业知识管理效率，支持日常运营决策及合规审计需求。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门（含分支机构）、全体员工及外部合作方在履职过程中产生或需保存的各类文件，包括但不限于：

行政管理类：通知、会议纪要、规章制度、工作计划与总结；

人力资源管理类：劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核文件；

财务管理类：预算报表、财务分析报告、审计报告、费用报销凭证（合规票据）；

项目管理类：项目立项书、可行性研究报告、合同协议、验收报告；

其他需长期保存的重要文件。

二、标准化操作流程

（一）文件分类与范围界定

分类标准

一级分类：按业务属性分为“行政类”“人事类”“财务类”“项目类”“综合类”五大类。

二级分类：在一级分类基础上，按文件具体用途细分（示例）：

行政类：制度文件（制度）、会议文件（会议纪要）、公文（通知）；

人事类：入职文件（劳动合同）、异动文件（晋升审批表）、离职文件（离职交接单）；

财务类：报表类（年度财务报表）、凭证类（费用报销单）、报告类（审计报告）；

项目类：立项类（项目立项书）、执行类（项目进度表）、结项类（项目验收报告）。

归档范围

凡对企业运营、决策、合规具有保存价值的文件，均需纳入归档范围；

临时性、参考性文件（如普通草稿、非正式通知）经部门负责人*确认后可不归档；

外部来文（如公文、合作方函件）需与内部文件一并归档，注明来源及处理情况。

（二）文件整理与编号

整理要求

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按时间顺序或逻辑关系排序，左侧装订成册（厚度超2cm需分册），加装封面（注明文件名称、分类、日期、页数）。

电子文件：命名格式统一为“[一级分类]-[二级分类]-[文件名称]-[形成日期]”（示例：“行政-制度-考勤管理制度），保证文件名无特殊字符，内容为最终版（草稿需标注“草稿”字样）。

编号规则

文件编号唯一标识，格式为：“[一级分类代码]-[年份]-[二级分类代码]-[流水号]”，示例

行政类制度文件：“XZ-2024-ZD-001”（XZ=行政，2024=年份，ZD=制度，001=流水号）；

人事类劳动合同：“RS-2024-HT-015”（RS=人事，2024=年份，HT=合同，015=流水号）；

项目类立项书：“XM-2024-LX-003”（XM=项目，2024=年份，LX=立项，003=流水号）。

流水号按年度从001开始编制，跨年不延续。

（三）文件存储管理

电子文件存储

存储路径：企业指定服务器/云盘（如“企业文件管理系统-归档文件-[一级分类]”），禁止存储在个人电脑或非企业授权设备；

备份要求：电子文件需实现“本地+异地”双重备份，本地备份每周增量更新，异地备份每月全量更新，备份文件加密存储（密码由档案管理员*专人管理）；

权限设置：按部门分级访问，如财务类文件仅财务部及授权人员可查看，项目类文件仅项目组及相关部门可访问，敏感文件需额外设置“二次审批”权限。

纸质文件存储

存放环境：专用档案室，配备防潮柜、防火柜、温湿度计（温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%），定期通风（每季度1次），远离水源、火源及强磁场；

排列规则：按“一级分类-二级分类-编号顺序”存放，档案柜张贴分类标签（如“行政类-制度文件”），每柜悬挂《档案存放目录》（含文件编号、名称、页数、存放位置）；

防护措施：纸质文件使用无酸档案盒封装，定期检查（每半年1次），发觉霉变、虫蛀及时处理并上报。

（四）文件检索与借阅

检索方式

电子检索：通过企业文件管理系统，支持按“文件编号”“文件名称”“形成日期”“关键词”“形成部门”等字段检索，检索结果显示文件存储路径及借阅状态；

纸质检索：查阅《档案总目录》（按一级分类编制）或《分类目录》（按二级分类编制），档案管理员*协助定位文件存放位置。

借阅流程

申请：员工填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明文件编号、借阅原因、借阅期限（原则上不超过5个工作日），部门负责人*审批；

登记：档案管理员*核对审批意见后，登记借阅信息（借阅人、借阅日期、预计归还日期），电子文件需在系统中更新借阅状态，纸质文件由借阅人签字确认领取；

归还：借阅期满后，借阅人需归还文件（纸质文件检查完整性，电子文件确认无拷贝或传播），档案管理员*核对无误后注销借阅记录；

续借：需续借的，应提前1个工作日提交续借申请，经部门负责人*审批后，借阅期限可延长3个工作日，累计借阅期限不超过15个工作日。

（五）