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办公设备维保实施方案

一、总则

（一）方案目的

为确保公司办公设备的良好运行，最大限度减少设备故障downtime，提高办公效率，规范设备维护保养及维修流程，降低运营成本，特制定本实施方案。本方案旨在建立一套系统、高效、经济的办公设备维保管理体系，明确各相关方职责，保障办公业务的连续性与稳定性。

（二）适用范围

本方案适用于公司内部所有办公设备，包括但不限于台式计算机、笔记本电脑、打印机、复印机、多功能一体机、投影仪、视频会议系统、电话机、传真机等。覆盖设备的全生命周期管理，从设备采购入库、日常使用、维护保养、故障维修直至报废处置的各个环节。

（三）基本原则

1.预防为主，防治结合：强调预防性维护保养的重要性，定期对设备进行检查、清洁、调试，及时发现并排除潜在故障，减少突发故障的发生。

2.统一管理，分级负责：建立明确的设备管理责任制，由指定部门（如行政部或IT部）进行统一协调与监督，各使用部门及个人配合执行日常管理与报修。

3.规范高效，经济合理：制定标准化的操作流程，确保维保工作的规范性和高效性。在保证设备性能的前提下，综合考虑维修成本与设备使用价值，选择最经济合理的解决方案。

4.安全第一，保障信息：在设备维护和维修过程中，严格遵守安全操作规程，确保人员安全，并采取有效措施保护公司信息数据安全，防止信息泄露。

二、组织架构与职责

（一）组织架构

成立办公设备维保管理小组，由公司分管行政或IT工作的领导担任组长，行政部（或IT部）负责人任副组长，成员包括行政部（或IT部）相关专员、各部门指定的设备管理员（或联络员）。

（二）主要职责

1.维保管理小组组长/副组长：

*审批维保方案及年度维保预算；

*协调解决维保工作中出现的重大问题和资源调配；

*监督检查本方案的执行情况。

2.行政部（或IT部）：

*作为办公设备维保的归口管理部门，负责本方案的具体组织实施与日常管理；

*建立和维护设备台账，记录设备信息、维保历史等；

*制定和执行预防性维护保养计划；

*受理设备故障报修，组织内部维修或联系外部服务商进行维修；

*负责与外部维保服务商的沟通、合同签订及服务质量评估；

*组织设备使用培训和维保知识宣传；

*负责设备的报废鉴定与处置。

3.各部门设备管理员/联络员：

*协助本部门办公设备的日常管理，及时上报设备故障；

*监督本部门人员正确使用设备，反馈使用中存在的问题；

*配合行政部（或IT部）进行设备盘点、维护保养等工作。

4.设备使用人：

*严格按照操作规程正确使用办公设备；

*负责设备的日常清洁和简单检查；

*发现设备异常或故障时，及时向本部门设备管理员/联络员或直接向行政部（或IT部）报修；

*妥善保管个人使用的设备及相关配件。

三、设备管理

（一）设备清单与分类

1.设备普查与登记：行政部（或IT部）牵头，各部门配合，对现有所有办公设备进行一次全面普查，详细记录设备名称、型号、规格、序列号、购置日期、供应商、配置参数、所在部门、使用人、当前状态等信息。

2.设备分类：根据设备的功能、价值及重要性进行分类管理。例如，可分为核心办公设备（如服务器、网络设备、关键业务用计算机）、常用办公设备（如普通计算机、打印机、复印机）、辅助办公设备（如投影仪、电话机）等。不同类别设备可采取不同的维保策略和优先级。

（二）设备采购与入库管理

1.采购选型：在设备采购阶段，应充分考虑设备的性能、稳定性、售后服务、易维护性及总拥有成本（TCO）。优先选择质量可靠、口碑良好、在本地有完善服务体系的品牌和型号。

2.入库验收：新设备到货后，行政部（或IT部）会同采购部门及相关技术人员进行开箱验收，检查设备外观、配件、说明书、保修卡等是否齐全，通电测试设备基本功能是否正常。验收合格后方可办理入库手续，录入设备台账。

（三）设备台账管理

1.台账建立：利用信息化工具（如Excel表格、专业资产管理软件）建立详细的设备电子台账，确保一物一码（或唯一标识），动态更新设备信息。

2.信息更新：设备的调配、借用、维修、升级、报废等变动情况，均需及时在台账中记录，确保台账信息的准确性和时效性。

3.定期盘点：每半年或一年对所有办公设备进行一次实物盘点，核对台账，做到账实相符，对盘盈盘亏情况及时查明原因并处理。

四、预防性维护与保养

（一）制定维护保养计划

行政部（或IT部）根据设备类型、使用频率、制造商建议及历史故障记录，为不同类别设备制定详细的预防性维护保养计划，明确保养项目、周期（如每日、每周、每月、每季度、每半年、每年）、负责人及保养方法。

（二）日常维护保养内容（示例）

1.计算机类（台