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通用型产品说明书编写规范

一、适用范围

本规范适用于各类企业内部产品研发文档、对外客户交付手册、跨部门协作指引及第三方合作技术资料等场景。无论是硬件设备、软件系统、服务流程还是组合型产品，均可参照本规范进行标准化编写，保证说明书内容准确、结构清晰、用户友好，有效降低沟通成本，提升产品使用体验与问题解决效率。

二、编写步骤详解

（一）需求分析与目标定位

明确说明书类型：根据产品特性确定说明书类型，如用户操作手册、安装调试指南、故障排查手册、功能介绍手册等。例如面向终端消费者的家电产品需侧重“用户操作手册”，面向企业客户的工业设备需补充“安装调试指南”。

锁定目标用户：分析用户群体特征（如技术背景、使用经验、操作环境），调整内容深度与表达方式。例如普通用户需避免专业术语堆砌，技术人员则需提供参数配置、接口协议等详细信息。

界定核心目标：清晰说明说明书需解决的核心问题，如“指导用户完成基础操作”“帮助用户快速排查常见故障”“说明产品安全使用规范”等。

（二）资料收集与信息整理

内部资料整合：收集产品研发文档（如BOM表、电路图、软件架构图）、测试报告（如功能测试、功能测试、安全测试）、用户反馈（如投诉记录、使用建议）、法规要求（如行业标准、安全认证）等。

外部需求对接：与研发团队、测试团队、客服团队、销售团队沟通，确认产品功能边界、操作逻辑、常见问题及解决方案。例如客服团队需提供高频咨询问题列表，纳入故障排查章节。

信息分类与筛选：将收集的信息按“产品概述、安装准备、操作步骤、功能说明、故障处理、参数规格、附录索引”等模块分类，剔除冗余或过时信息，保证内容时效性。

（三）结构框架设计

采用“总-分-总”逻辑构建保证层次清晰，用户可快速定位信息。建议框架

层级

内容模块

说明

一级

产品概述

包含产品简介、核心功能、适用范围、版本历史、安全警示等。

二级

安装与准备

硬件连接、环境配置、账号注册、初始化设置等（如适用）。

二级

操作指南

分场景说明基础操作、进阶功能、组合应用等，按逻辑顺序排列。

二级

故障与维护

常见故障现象、原因分析、解决步骤、保养建议、联系方式等。

二级

参数与附录

技术参数、兼容列表、术语解释、更新日志、法规认证等补充信息。

（四）内容撰写与优化

语言规范：

使用简洁、客观的陈述句，避免口语化、模糊化表达（如“大概”“可能”）；

术语统一：同一功能或组件名称需全文一致，首次出现时标注英文缩写（如“（人工智能）”）；

用户导向：以“您”作为主语，强调操作动作（如“请按下电源键”而非“电源键被按下”）。

内容逻辑：

操作步骤按“先后顺序”或“功能关联性”排列，例如“开机→登录→选择功能→执行操作”；

故障排查按“现象→原因→解决”逻辑展开，优先列出高频问题；

关键操作需添加“提示”或“警告”，例如“警告：非专业人员请勿拆机，避免触电风险”。

图文配合：

图示需清晰、标注完整（如图1-1产品结构示意图），图中部件需对应文字说明；

流程图需使用标准符号（如矩形表示步骤，菱形表示判断），箭头指向明确；

表格需包含表头（如“参数项”“数值单位”“说明”），数据准确对齐。

（五）图文排版与校对

排版规范：

字体：用宋体/微软雅黑五号，标题加粗（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号）；

间距：行间距1.2倍，段前段后间距0.5行，页边距上下2.5cm、左右2cm；

分页：按模块分页，避免跨页断句，图表需在对应章节附近，避免跨章节。

校对流程：

初校：检查文字错漏、术语一致性、图表编号连续性；

二校：验证操作步骤的准确性和可执行性（如“步骤3：’设置’按钮”需确认按钮实际存在）；

三校：模拟用户使用场景，检查逻辑连贯性（如“安装步骤”是否覆盖所有前置条件）；

终审：由产品负责人、技术专家、客服代表联合审核，保证内容无遗漏、无歧义。

（六）审核发布与版本管理

审核责任：

技术审核：研发工程师确认操作步骤、参数规格的准确性；

用户体验审核：测试团队或真实用户检查内容易用性；

法规审核：法务或合规部门确认安全警示、认证信息的合规性。

版本控制：

文件命名规则：“产品名称-说明书类型-版本号-日期”（例如：“智能音箱-用户手册-V2.1）；

版本变更记录：在附录中记录每次修改的内容、修改人、修改日期，例如：“V2.1→V2.2：新增‘语音控制’功能操作步骤，修改人：*工号5”；

发布归档：最终版本需至企业文档管理系统，设定查阅权限，保证版本可追溯。

三、产品说明书编写模板表格

章节编号

章节名称

核心内容要求

撰写要点

示例说明

1.1

产品概述

产品定位、核心功能、适用场景、版本信息

简明扼要，突出用户价值，避免技术细节

“智能手环是一款面向运动爱好者的健康监测设备，支持心率监测、运动记录