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合同审批及管理全流程标准手册

一、手册概述

编制目的

为规范企业合同全生命周期管理，明确各环节职责分工，防范合同风险，提高合同管理效率，保障企业合法权益，特制定本手册。本手册旨在为合同发起、审批、签署、履行、变更及归档等各阶段提供标准化操作指引，保证合同管理流程合规、高效、可控。

适用范围与业务场景

本手册适用于企业所有对外合同的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。涵盖合同从需求提出至归档完毕的全流程管理，适用于企业各部门、各分支机构的合同经办人员、审批人员及管理人员。具体业务场景包括：

业务部门因业务开展需对外签订合同时；

法务部门需对合同条款进行合规性审查时；

财务部门需对合同金额、付款方式等进行财务审核时；

管理层需对重大合同进行决策审批时；

合同履行过程中需变更、解除或终止合同时；

合同履行完毕需归档保存时。

二、合同全流程管理阶段划分与操作指引

（一）合同发起与起草阶段

操作步骤

需求提报与资料收集

业务部门根据业务需求，明确合同签订目的、合作方基本信息（如名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、核心条款（如金额、履行期限、付款方式等），填写《合同立项申请表》（见模板1），经部门负责人*审批后，发起合同流程。

收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明书、授权委托书等），保证合作方合法存续且具备履约能力。

合同文本起草

业务部门根据合作需求，参考企业标准合同模板（如无模板，可参考行业示范文本）起草合同文本。合同内容应包括但不限于：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心条款。

涉及专业技术条款的，需附技术附件（如技术规格、服务标准等），由技术部门*审核确认。

内部会签（如需）

合同内容涉及跨部门协作的（如采购合同需仓储部门确认收货标准，服务合同需使用部门确认服务需求），应组织相关部门进行内部会签，保证条款无遗漏或冲突。

注意事项

合作方主体资格审查：需核实合作方营业执照、资质证书（如行业许可证）等文件的真实性及有效性，避免与无资质或存续异常的主体签订合同。

合同条款完整性：核心条款不得缺失，尤其是违约责任、争议解决方式等条款，需明确具体，避免模糊表述（如“违约方承担相应责任”应明确违约金计算方式或损失赔偿范围）。

法律风险规避：禁止在合同中约定“霸王条款”，避免违反法律强制性规定（如“争议解决方式”不得约定与合同无关的法院或仲裁机构）。

（二）合同审批阶段

操作步骤

发起审批流程

合同起草完成后，通过企业OA系统或合同管理平台发起审批流程，依次提交至部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导及总经理（根据合同金额或重要性确定审批层级）。

部门审核

部门负责人：审核合同的业务必要性、合作方匹配度、条款是否符合部门预算及业务目标，签署审核意见。

法务部门：重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性，排查法律风险（如格式条款效力、知识产权归属、保密义务等），提出修改建议并跟踪落实。

财务部门：审核合同金额准确性、付款方式合理性、资金安排是否符合企业财务制度，涉及大额资金支付的，需评估企业现金流状况。

领导审批

分管领导：审核合同是否符合企业战略规划及部门年度目标，审批权限内的合同签署；超出权限的，提交总经理审批。

总经理：对重大合同（如金额超过[具体金额]或涉及核心业务的合同）进行最终决策，签署审批意见。

审批意见处理

审批过程中如提出修改意见，起草部门需根据意见调整合同文本，重新发起审批直至所有审批节点通过。审批通过后，系统《合同审批流程表》（见模板2），作为合同签署依据。

注意事项

审批权限：严格按照企业《合同管理办法》规定的审批权限执行，不得越级审批或简化审批流程。

审批时限：各部门应在收到审批任务后[具体时限，如2个工作日]内完成审核，紧急合同可加急处理，但需保证审核质量。

意见反馈：审批人需明确、具体地提出修改意见，避免使用“同意”“再看”等模糊表述；起草部门需对未采纳的修改意见进行说明，保证审批留痕。

（三）合同签署与用印阶段

操作步骤

用印申请

审批通过后，起草部门填写《合同用印申请表》（见模板3），附《合同审批流程表》、合同文本正本（一式[具体份数，如四份]，双方各执[份数]，企业存档[份数]）及合作方主体资格证明材料，提交至行政部（或用印管理部门）。

用印审核与登记

行政部核对用印申请材料是否齐全、审批流程是否完整、合同文本与审批版本是否一致，确认无误后安排用印。用印时需在合同指定位置（如法定代表人签字处、骑缝章处）加盖企业公章或合同专用章，保证清晰、完整。

用印完成后，行政部在《合同用印登记簿》中记录合同名称、编号、用印日期、份数、经办人等信息。

合同分发与送达

合同签署完毕后，起草部