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关于协助收集资料的工作函范本

在日常工作中，我们时常需要向其他部门、同事或外部机构请求协助收集特定资料，以支持项目推进、决策制定或报告撰写等工作。一份规范、清晰的工作函，不仅能高效传递需求，也能体现专业素养，确保资料收集工作顺利进行。以下提供一份协助收集资料的工作函范本，供参考。

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关于协助收集[相关项目/事项]资料的函

[接收部门/单位/个人称谓，例如：XX部门、XX公司、XX同志]：

为顺利推进[简述项目/工作名称或事由，例如：“XX项目前期调研工作”、“年度工作总结报告撰写”或“XX政策落实情况评估”]，确保[说明目的，例如：“项目分析的准确性”、“报告内容的充实性”或“评估工作的全面性”]，现需贵部门/单位/您协助提供以下相关资料。

具体资料清单及要求如下：

1.[资料名称一]：

*主要内容：[简要说明该资料应包含的核心信息或具体条目，例如：“XX年度至XX年度的相关业务数据统计表，需包含XX指标、XX指标”]。

*用途：[简述此资料的用途，例如：“用于分析XX趋势”、“作为报告XX部分的支撑材料”]。

*格式要求：[如无特殊要求可写“无特殊格式要求”或具体说明，例如：“Excel表格形式，数据需核对无误”、“扫描件或加盖公章的复印件”]。

*数量/范围：[例如：“近三年数据”、“涉及XX区域的相关文件”]。

2.[资料名称二]：

*主要内容：[同上，明确具体内容]。

*用途：[同上]。

*格式要求：[同上]。

*数量/范围：[同上]。

3.[资料名称三，如有更多，请按此格式顺延]：

*主要内容：[同上]。

*用途：[同上]。

*格式要求：[同上]。

*数量/范围：[同上]。

期望反馈：

*如部分资料因特殊原因无法按时提供或存在获取困难，请于[XXXX年XX月XX日]前与我们联系，以便共同商议解决方案或调整资料需求。

联系方式：

若对上述资料需求有任何疑问或需进一步沟通，请随时与[联系人姓名]联系。

电话：[联系电话]

邮箱：[联系邮箱]

感谢贵部门/单位/您在百忙之中给予的大力支持与协助！我们将对收集到的资料严格保密，并仅用于[重申资料用途]。

顺祝商祺！

[发函部门/单位全称]（盖章）

[联系人姓名及职务，可选]

[XXXX年XX月XX日]

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范本使用说明与注意事项：

1.[]中的内容：请根据实际情况替换为具体信息。

2.标题明确：标题应直接点明“协助收集资料”的核心目的，并可加上具体项目或事项名称，使接收方一目了然。

3.称谓得体：根据接收方的身份选择合适的称谓。

4.事由清晰：在函件开头简要说明发函的背景、目的和依据，让接收方理解为何需要这些资料。

5.资料清单详尽：

*“主要内容”：描述应尽可能具体、明确，避免模糊不清导致收集到的资料不符合要求。例如，与其写“相关数据”，不如写“XX产品在XX地区过去半年的月销售额、利润率及客户反馈数据”。

*“用途”：简要说明资料用途有助于接收方更好地理解需求重点，甚至可能提供超出预期的有用信息。

*“格式要求”：明确格式（如Word、Excel、PDF、扫描件、原件复印件等）、是否需要盖章、数据单位等，能减少后续返工。

*“数量/范围”：明确时间范围、地域范围、数量等，确保资料的针对性。

6.时间节点合理：提出明确的资料提交截止日期，并预留一定缓冲时间。同时，对于可能存在的困难，也应设定一个反馈疑问或困难的时间点。

7.联系方式畅通：提供清晰的联系人及联系方式，方便接收方在有疑问时及时沟通。

8.语气谦逊有礼：使用“请”、“麻烦”、“感谢”等词语，体现尊重与合作的态度。

9.保密承诺：如涉及敏感信息，可酌情加入保密承诺，以打消对方顾虑。

10.落款规范：写明发函部门/单位全称，并加盖公章（如需正式性），注明发函日期。

11.发送前校对：务必仔细检查函件内容，确保信息准确无误，特别是资料清单、时间、联系方式等关键信息。

通过以上范本和说明，希望能帮助您更高效、专业地完成资料收集的沟通工作。在实际应用中，可根据具体情境灵活调整函件内容和侧重点。