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团队会议记录及行动计划表格：高效协作与成果落地的实用工具

一、何时需要这份工具

无论是日常团队例会、项目阶段性推进会，还是跨部门协调会、问题复盘会，这份工具都能帮助团队规范会议流程、明确责任分工、保证行动落地。尤其适用于需要多人协作、跟进任务进度、避免决策遗漏的场景，比如：

周例会同步工作进展，对齐短期目标；

项目启动会明确分工，拆解关键任务；

问题复盘会总结经验，制定改进措施；

跨部门对接会协调资源，解决协作障碍。

二、从会前到会后的全流程操作指南

1.会前准备：让会议更有方向

明确会议目标：提前1-2天确定本次会议的核心议题（如“推进项目进度”“解决流程卡点”），避免讨论发散。

梳理参会人员：根据议题邀请相关决策人、执行人（如项目负责人、技术负责人、业务接口人等），并提前告知会议议程。

准备基础材料：整理与议题相关的背景资料、数据报表、待讨论问题清单，提前发给参会人员，让大家有备而来。

分配记录人职责：指定专人负责记录（可轮流担任），明确记录重点：讨论要点、决议结果、行动项（负责人、截止时间、目标）。

2.会中记录：抓住关键信息

记录基本信息：在表格中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因），保证会议可追溯。

同步议程与讨论：按议程顺序记录每个议题的讨论要点，重点关注“分歧点”“共识点”，避免冗余描述（用关键词或短句概括）。

明确决议与行动项：对每个议题的结论进行清晰记录，并将待执行任务拆解为“行动项”——必须包含具体任务描述、负责人、截止时间、所需资源（可选），避免模糊表述（如“尽快完成”“后续跟进”）。

实时核对信息：讨论复杂议题时，可暂停会议与参会人员确认记录内容（如“刚才确认的行动项是*负责完成报告，截止时间是周五17点，对吗？”），保证信息准确。

3.会后整理：形成可执行文档

24小时内完善记录：会议结束后，记录人需立即整理会议记录，补充遗漏信息，检查行动项是否完整（负责人、时间、目标三要素缺一不可），避免“会后遗忘”。

格式化输出分发：将整理好的记录保存为PDF或Word文档，标题命名为“【会议记录】会议-日期”，通过团队协作工具（如企业钉钉、飞书）同步给所有参会人员及相关方，并负责人确认行动项。

同步跟踪工具：将行动项录入团队任务管理系统（如Trello、Jira、飞书项目），设置截止时间提醒，保证任务进度可视化。

4.行动跟踪：闭环管理

定期跟进进度：任务负责人需按约定时间更新进度（如“已完成50%”“遇到问题需支持”），记录人在下次会议前汇总未完成任务情况。

闭环处理：对已完成的行动项，负责人需在会议记录中补充“完成结果”（如“报告已提交，通过评审”）；对未按时完成的，需说明原因并调整计划，避免“拖延无反馈”。

三、模板示例

【团队会议记录及行动计划表】

会议基本信息

会议名称

项目周进度推进会

会议时间

2023年10月26日14:00-15:30

会议地点

3楼会议室A/线上会议（企业）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（产品助理）

参会人员

（开发组长）、（设计组长）、（测试组长）、（业务方代表）

缺席人员及原因

*（后端开发）——临时出差

会议议程与讨论内容

决议结果

行动计划

1.上周任务进度回顾

-开发：登录模块接口已完成，但支付模块因第三方API问题延迟-设计：首页UI初稿通过，待优化细节-测试：发觉3个兼容性问题，已修复2个

确认支付模块延迟为客观原因，不扣绩效

-行动1：（后端开发）10月27日17点前提交支付模块接口文档，抄送（测试组长）-负责人：*-截止时间：10月27日17:00

2.本周核心任务对齐

-业务方提出需增加“用户行为分析”功能，开发评估需3天-测试需配合新功能编写测试用例

优先完成现有模块上线，新功能排期至下周一启动

-行动2：（开发组长）10月27日12点前输出新功能开发排期，同步（项目经理）-负责人：*-截止时间：10月27日12:00

3.跨部门协作问题

设计稿需业务方确认，但业务方反馈反馈周期不明确

明确业务方反馈截止时间为48小时

-行动3：（业务方代表）10月27日18点前完成首页优化稿确认-负责人：-截止时间：10月27日18:00

其他事项|-下次会议时间：2023年11月2日14:00（同步新功能排期）-遗留问题：支付模块第三方API问题，*（项目经理）负责对接外部供应商|||

四、使用时需重点关注

及时性是基础：会议记录务必在会后24小时内整理完成，趁记忆清晰时补充细节，避免信息失真。

行动项必须“可落地”：每个行动项需明确“谁来做、做什么、何时完成”，避免使用“尽快”“配合”等模糊词汇，例如“负责优化页面加载速度（目标：从3秒降至1.5秒），11月1日