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企业采购管理流程与工具指南

一、采购管理流程适用范围

本流程与工具适用于企业各类采购场景，包括但不限于：

日常运营物资采购：如办公用品、生产辅料、劳保用品等常规性、低价值物资的采购需求；

项目专项采购：如新建项目、技术改造、研发试验等所需设备、材料或服务的采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的需快速响应的采购；

固定资产采购：如办公设备、生产机械、运输车辆等价值较高、使用周期长的资产采购。

不同场景下，流程环节可适当简化或强化，但核心合规要求与风险控制原则需统一遵循。

二、采购全流程操作步骤

（一）采购需求发起与确认

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如生产计划、项目进度、物资消耗），填写《采购申请单》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间及预算金额；

部门负责人*对需求合理性进行审核，重点确认需求是否符合部门工作计划、预算是否在可控范围内；

对于项目类采购，需附项目立项批复文件；对于紧急采购，需标注“紧急”原因及特殊处理要求。

输出物：《采购申请单》（部门负责人签字版）。

（二）需求汇总与预算审批

责任主体：采购部、财务部、分管领导*

操作内容：

采购部每日收集各部门《采购申请单》，按物资类别、优先级进行分类汇总，形成《采购需求汇总表》；

财务部对汇总需求的预算金额进行复核，重点检查预算科目是否正确、总额是否超出年度/季度预算指标；

分管领导*根据采购金额大小及重要性分级审批：

日常小额采购（如金额≤5000元）：由采购部经理*审批；

中额采购（5000元＜金额≤5万元）：由分管领导*审批；

大额采购（金额＞5万元）：需提交总经理*审批。

输出物：《采购需求汇总表》（审批通过版）。

（三）供应商寻源与评估

责任主体：采购部、需求部门、质检部（如需）

操作内容：

采购部根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开市场调研、行业推荐等方式初步筛选潜在供应商；

对潜在供应商进行资质审核（营业执照、相关行业许可证、生产/经营资质等），排除无资质或资质过期的供应商；

需求部门与采购部共同对供应商的产品质量、价格、交期、售后服务等进行综合评估，填写《供应商评估表》，评分标准包括：产品质量（40%）、价格合理性（25%）、交付及时性（20%）、服务响应度（15%）；

评估合格的供应商纳入“候选供应商名单”，必要时可安排实地考察。

输出物：《供应商评估表》《候选供应商名单》。

（四）采购方式确定与执行

责任主体：采购部、审计部（如需）

操作内容：

根据采购金额、物资特性及企业制度，选择合适的采购方式：

询价采购（适用于小额标准化物资）：向不少于3家候选供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价，综合对比价格、质量、交期后确定供应商；

招标采购（适用于大额或复杂项目）：通过公开或邀请招标方式，由评标小组（含采购、需求、财务、审计人员）按评标标准确定中标供应商；

单一来源采购（适用于唯一供应商或紧急情况）：需经总经理*审批，说明理由并留存证明材料；

框架协议采购（适用于长期重复性需求）：与优质供应商签订年度框架协议，明确价格、服务条款，后续按协议分批执行。

输出物：询价记录/招标文件/审批文件、《采购合同》（草案）。

（五）合同签订与订单下达

责任主体：采购部、法务部（如需）、总经理*

操作内容：

采购部根据确定的供应商信息，拟定《采购合同》，明确物资名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款；

金额≥5万元的合同需经法务部审核条款合规性；

总经理*或其授权人审批合同后，加盖企业公章，合同正本交采购部、财务部、需求部门存档；

采购部向供应商下达《采购订单》，作为交货依据，订单内容需与合同一致。

输出物：《采购合同》（正本）、《采购订单》。

（六）订单跟踪与交付协调

责任主体：采购部、供应商

操作内容：

采购部建立《采购订单跟踪表》，定期与供应商沟通，确认生产/备货进度、预计交付时间；

若遇供应商延迟交货或生产异常，需及时协调解决方案（如调整交付时间、更换备选供应商），并通知需求部门；

物资送达前，采购部提前1-3个工作日通知需求部门准备验收场地与人员。

输出物：《采购订单跟踪表》。

（七）到货验收与差异处理

责任主体：需求部门、质检部（如需）、采购部

操作内容：

需求部门与质检部（涉及质量检验的物资）共同到货验收，对照《采购订单》《送货单》核对物资名称、规格、数量、外包装完整性；

对物资质量进行抽检或全检（如设备、原材料），需留存检验记录；

验收合格：填写《到货验收单》，需求部门、质检部、采购部签字确认；

验收不合格：记录差异情况（如数量短缺、质量不符），供应商需在3个工作日内提供退换货方案，采购部跟进处理结果，不合格物