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合同变更管理流程实施手册

第一章总则

1.1目的与意义

为规范公司合同变更行为，确保合同变更过程的合法性、合规性、审慎性与可追溯性，保障公司合法权益，控制合同变更风险，提高合同管理效率，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门及员工提供一套清晰、规范、可操作的合同变更管理指引，确保合同变更工作有序进行。

1.2适用范围

本手册适用于公司及所属各单位对外签订的各类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）在履行过程中发生的变更管理活动。公司内部管理类文件的变更不适用本手册。

1.3基本原则

合同变更管理应遵循以下基本原则：

1.必要性原则：合同变更应以客观实际需求为前提，确属履行过程中出现不可预见的情况或原有约定已不适应实际需要，且通过变更能够更好地保障合同目的实现或避免/减少损失。

2.合法性原则：合同变更内容及程序必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度的要求，不得损害国家利益、社会公共利益及公司合法权益。

3.审慎性原则：对合同变更的原因、影响及潜在风险进行充分评估和论证，确保变更方案的可行性与合理性。

4.协商一致原则：合同变更应在合同各方当事人之间进行充分沟通与协商，达成一致意见后方可实施，任何单方面变更行为均可能导致法律风险。

5.书面形式原则：合同的任何变更均应采用书面形式，并由合同各方当事人签字盖章确认，严禁口头变更或随意变更。

6.可追溯性原则：合同变更过程中的申请、评估、审批、协议、通知等所有相关文件和记录均应妥善保存，确保变更行为的全过程可查、可追溯。

第二章组织与职责

2.1组织架构

公司合同变更管理工作在公司统一领导下，实行分级负责、归口管理的体制。各相关部门依据本手册规定履行相应职责。

2.2职责分工

2.2.1业务经办部门

1.变更发起：负责识别合同履行过程中出现的变更需求，填写《合同变更申请表》，并提供相关证明材料。

2.初步评估：对变更的必要性、可行性、预期影响（包括对合同标的、数量、价格、履行期限、履行方式等方面的影响）进行初步评估。

3.方案拟定：根据评估结果，拟定初步的合同变更方案，包括变更的具体内容、理由、对各方权利义务的调整等。

4.外部沟通：负责与合同对方就变更事项进行初步沟通与协商。

5.文件提交：将完整的合同变更申请材料提交至合同管理部门（或法务部门）进行审核。

6.变更执行：在变更获得批准并签署后，负责变更内容的具体执行与落实，并将执行情况及时反馈。

2.2.2合同管理部门（或法务部门）

1.合规性审核：对合同变更申请的合规性、变更内容的合法性、完整性及条款的严谨性进行审核。

2.风险评估：评估合同变更可能带来的法律风险、商业风险，并提出风险防范建议。

3.方案优化：对业务部门提交的变更方案进行法律层面的审查与优化，确保变更协议条款的公平与合理。

4.审批支持：为合同变更的审批决策提供专业的法律意见。

5.变更协议管理：指导或负责规范的合同变更协议（或补充协议）的拟定、审核。

6.流程监督：监督合同变更管理流程的执行情况，确保流程得到有效遵守。

7.档案管理：负责合同变更相关文件的归档管理。

2.2.3财务部门

1.财务影响评估：对合同变更涉及的价款调整、支付方式、结算期限等财务条款进行审核，评估其对公司财务状况、成本、收入及税务等方面的影响。

2.资金安排：如变更涉及新增付款义务，财务部门需评估公司资金状况并提出资金安排建议。

3.审批意见：根据财务评估结果，对合同变更申请出具明确的财务审批意见。

2.2.4其他相关部门（如采购、技术、质量等）

根据合同变更的具体内容，相关职能部门应就变更对其职责范围内事项的影响进行评估并出具意见。例如，技术部门对变更涉及的技术标准、方案可行性进行评估；采购部门对变更涉及的采购周期、供应保障进行评估等。

2.2.5审批决策层

根据公司授权体系及合同变更的重要性、影响程度，由相应级别的管理层（如部门负责人、分管领导、总经理办公会、董事会等）对合同变更申请进行最终审批决策。

第三章合同变更管理流程

3.1变更申请与发起

1.需求识别：业务经办部门在合同履行过程中，当出现以下情况时，应考虑是否需要发起合同变更：

*市场环境发生重大变化，导致原合同约定难以继续履行或履行成本过高；

*客户需求或公司经营策略调整；

*不可抗力或情势变更导致合同目的不能实现或需要调整；

*发现原合同条款存在疏漏、错误或不完善之处；

*其他确需变更合同的合理情形。

2.申请材料准备：业务经办部门填写《合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容、变更前后对比、对合同履行的影响、预计的变更金额（如有）、