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会议嘉宾预计到达时间协议书

甲方（会议主办方）：[甲方全称]

地址：[甲方地址]

联系人：[甲方联系人姓名]

联系方式：[甲方联系人电话/邮箱]

乙方（会议嘉宾）：[乙方姓名/全称]

地址：[乙方地址/单位]

联系人：[乙方联系人姓名]

联系方式：[乙方联系人电话/邮箱]

鉴于甲乙双方计划参加于[具体日期]举办的[会议全称]，甲方作为会议组织方，乙方作为受邀嘉宾，为明确乙方预计抵达会议地点时间及相关安排，经友好协商，达成协议如下：

第一条会议基本信息

1.1会议名称：[会议全称]

1.2会议时间：[具体日期][具体时间，例如：下午2:00]开始

1.3会议地点：[具体地址或会场名称]

第二条预计到达时间确认

2.1乙方确认，基于其目前掌握的行程信息，预计于[具体日期][具体时间，例如：下午1:00]抵达会议地点[具体地址或会场名称]。

2.2甲方已了解乙方上述预计到达时间，并将据此为乙方安排签到、入场及其他必要的会前准备事宜。

第三条时间变动的处理

3.1若乙方预计到达时间发生变动，乙方有义务在预计到达时间变动前[例如：24小时]以书面形式（包括但不限于电子邮件）通知甲方，并明确新的预计到达时间及简要原因说明。

3.2甲方收到乙方关于时间变动的通知后，将根据实际情况评估并可能调整相应的接待流程或内部安排。甲方亦将尽力协助，但最终安排以甲方确认后的通知为准。

3.3若因不可抗力或其他不可归责于双方的事由导致乙方无法按原预计时间到达，乙方仍需在可能的情况下及时通知甲方，双方互不追究违约责任。

第四条通知

4.1双方就本协议项下的任何通知或通讯，均应发送至本协议首部列明的地址、电话或电子邮件地址。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以邮寄方式发送的，寄出后[例如：3日]视为送达。

第五条协议的生效与变更

5.1本协议自甲乙双方确认本协议关键信息（包括但不限于会议基本信息和预计到达时间）后即行生效。

5.2本协议任何内容的变更，均需经甲乙双方书面同意。

第六条其他

6.1本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

6.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。