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酒店物资管理工作规范

一、总则

酒店物资管理是保障酒店正常运营、提升服务质量、控制成本消耗的关键环节。为确保物资采购合理、存储规范、使用高效、盘点准确，特制定本规范。本规范适用于酒店各部门涉及物资的计划、采购、验收、入库、存储、领用、盘点、报损等各项管理工作。全体员工须严格遵守，确保物资管理工作有序、高效进行。

二、组织与职责

（一）管理部门

酒店物资管理工作由指定的后勤保障部门（或行政部，根据酒店实际架构调整）作为归口管理部门，统一协调和监督全酒店的物资管理工作。各业务部门为物资使用和需求提报部门。

（二）部门职责

1.后勤保障部门（或行政部）：

*制定和完善酒店物资管理相关制度与流程。

*负责酒店常用物资、大宗物资的统一采购（或招标组织）。

*负责供应商的评估、选择与管理。

*负责物资仓库的统筹管理，包括入库、存储、发放、盘点等。

*监督各部门物资使用情况，控制成本，防止浪费。

2.各业务部门：

*根据本部门运营需求，提出合理的物资采购申请。

*负责本部门领用物资的日常管理、合理使用和妥善保管。

*配合进行物资盘点及废旧物资的申报处理。

*反馈物资使用过程中的质量问题及改进建议。

三、物资分类与编码

（一）物资分类

根据物资的性质、用途及管理要求，将酒店物资划分为以下几大类（可根据酒店实际情况调整）：

1.客用消耗品：如牙具、梳子、香皂、洗发水、沐浴露、纸巾等。

2.客用布草：如床单、被套、枕套、毛巾、浴巾等。

3.清洁用品：如清洁剂、消毒剂、清洁工具等。

4.餐饮物料：食材、酒水饮料（非客用消耗品部分）、餐具、厨具等。

5.办公用品：文具、纸张、办公设备耗材等。

6.工程维修物料：维修工具、零配件、建材等。

7.棉织品与制服：员工制服、布草等。

8.固定资产：达到一定价值标准的设备、家具、电器等（按固定资产管理规定执行，本规范可侧重低值易耗品）。

9.其他物资：根据酒店特殊需求设立的类别。

（二）物资编码

为便于物资的识别、追踪和信息化管理，应对所有纳入管理的物资进行统一编码。编码规则应具有唯一性、逻辑性和可扩展性，可包含类别、规格、供应商等信息要素。新物资入库前必须完成编码编制。

四、采购管理

（一）需求提报与计划编制

1.各部门根据年度预算、月度经营计划及实际消耗情况，定期（如每月）提报物资采购需求，填写《物资采购申请单》，注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等。

2.后勤保障部门（或行政部）汇总各部门需求，结合库存状况、市场行情及资金预算，编制《月度物资采购计划》，报相关负责人审批。对于紧急需求，可按紧急采购流程处理。

（二）采购实施

1.供应商选择：应建立合格供应商名录，优先选择信誉良好、质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。重要或大额物资采购可采用询价、比价、招标等方式。

2.采购执行：根据审批后的采购计划，与供应商签订采购合同或下达采购订单，明确品名、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款条件及违约责任等。

3.合同管理：采购合同应规范存档，重要合同需经法务审核。

五、验收与入库

（一）物资验收

1.物资到货后，仓库管理员会同使用部门相关人员（必要时）根据采购订单、合同及相关质量标准进行验收。

2.验收内容包括：数量是否相符、规格型号是否正确、外观是否完好、质量是否达标、相关证件（如合格证、检验报告）是否齐全。

3.对于餐饮生鲜等易腐物资，应优先、快速验收。对有异议的物资，应立即通知采购人员与供应商沟通处理。

4.验收合格的物资，由仓库管理员在送货单上签字确认；不合格物资，应拒收并做好记录，及时退回供应商。

（二）入库管理

1.验收合格的物资，应及时办理入库手续，填写《物资入库单》，详细记录物资编码、名称、规格、数量、单价、金额、供应商、入库日期、批次号等信息。

2.物资入库后，应按照“先进先出”（FIFO）原则及物资特性（如怕潮、怕压、避光等）进行分类、分区、分架存放，做到摆放整齐、标识清晰（品名、规格、数量、效期等）。

3.及时将入库信息录入物资管理系统，确保账实同步。

六、存储与保管

（一）仓库管理要求

1.仓库应保持清洁、干燥、通风、避光，具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施。

2.物资堆放应符合安全规范，做到“上轻下重、左整右齐、前低后高”，通道畅通。

3.对有保质期的物资，应特别关注，分区存放，并明确标注生产日期和有效期，防止过期变质。

4.危险品、易燃易爆品等应按国家相关规定单独存放和管理。

（二）日常保管

1.仓库管理员应每日巡查仓库，检查物资存储状况，及时发现和处理异常情况（如霉变、破损、泄漏等）。