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企业文件存档与信息管理制度模板

一、制度概述与适用范围

（一）制度目标

为规范企业文件从产生到归档、利用、销毁的全流程管理，保证文件信息的完整性、安全性和可追溯性，提高信息资源利用效率，防范信息泄露风险，保障企业运营合规性，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有部门（含分支机构）的文件管理工作，涵盖纸质文件、电子文件（含邮件、办公系统文档、影像资料等）的存档与信息管理。文件类型包括但不限于：行政管理制度类、人事合同类、财务凭证类、业务合同类、项目资料类、会议纪要类、审计报告类等。

二、文件分类与编码规则

（一）文件分类标准

按部门属性分类：行政部、人力资源部、财务部、业务部、项目组等；

按文件性质分类：制度类（如《考勤管理制度》）、合同类（如《采购合同》）、报告类（如《年度财务报告》）、档案类（如员工人事档案）、凭证类（如发票、报销单）等；

按保密级别分类：公开文件（可在企业内部自由流转）、内部文件（限相关部门人员查阅）、秘密文件（需经分管领导审批查阅）、机密文件（仅限总经理及指定人员查阅）。

（二）文件编码规则

文件采用“部门缩写+年份+分类流水号”的编码方式，保证唯一性。具体规则

部门缩写：行政部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、业务部（YW）、项目组（XM）；

年份：文件形成年份（如2024）；

流水号：按文件形成顺序从001开始编号，如“XZ-2024-001”表示行政部2024年第1号文件。

电子文件需在编码后添加“.docx”“.pdf”等后缀，并与纸质文件编码保持一致。

三、文件存档管理全流程操作规范

（一）文件收集与移交

责任主体：各部门为文件收集的第一责任部门，部门负责人对本部门文件收集完整性负责；档案管理员负责接收各部门移交的文件。

收集要求：

文件办理完毕后（如合同签署完成、报告审批通过），各部门需在3个工作日内完成文件整理，并填写《文件移交清单》（见表1），随文件一并移交至行政部档案组；

纸质文件需保证内容清晰、无缺页、无涂改（修改处需加盖部门负责人*印章）；电子文件需为最终版本，避免使用临时命名或未保存的文档。

（二）文件分类与编码

档案管理员*收到文件后，根据本制度“文件分类标准”对文件进行归类，并在文件首页右上角标注编码（纸质文件用钢笔书写，电子文件在文件名中体现）；

对跨部门形成的文件（如联合项目文件），由主办部门负责编码，协办部门配合提供材料；

若文件分类存在争议，由行政部*经理协调确定。

（三）文件整理与装订

纸质文件整理：

按编码顺序排序，去除金属夹、订书针等易锈蚀物品，采用牛皮纸袋或文件夹装订，每份文件附《文件封面》（见表2），注明文件名称、编码、形成部门、日期、页数；

同一档案盒内的文件厚度不超过5cm，超厚文件需分盒存放，并在档案盒侧面标注“共X盒第X盒”。

电子文件整理：

按部门分类建立文件夹（如“行政部-2024年”），子文件夹按文件性质分类（如“制度类”“合同类”）；

电子文件名统一为“编码+文件名称”（如“XZ-2024-001考勤管理制度”），禁止使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；

重要电子文件需同步打印纸质版本归档，保证电子与纸质文件一致。

（四）文件归档与存储

归档时间：

年度常规文件（如制度、报告）需在次年1月31日前完成归档；

专项文件（如项目资料、合同）需在项目结束后或合同履行完毕1个月内归档。

存储要求：

纸质文件存入专用档案柜，档案室需配备防火、防潮、防盗、防虫设备，温度控制在18-22℃，湿度控制在45-60%；

电子文件存储至企业指定档案管理系统（如OA系统档案模块），并每月进行异地备份（备份介质为移动硬盘或云存储），备份数据需标注备份日期和负责人。

（五）文件借阅与利用

借阅流程：

员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》（见表3），说明借阅理由、文件名称、借阅期限（一般不超过7个工作日）；

公开文件：经部门负责人*审批后，可至档案组借阅；

内部文件：经部门负责人及档案管理员审批；

秘密/机密文件：需经分管领导及总经理审批，借阅时需在档案室现场查阅，不得带出。

借阅注意事项：

?阅人需妥善保管文件，不得涂改、勾画、抽取、撕毁；

借阅期限届满需及时归还，如需续借，需提前1天重新申请；

涉密文件严禁复印、拍照，确因工作需要复印的，需经总经理审批并由档案管理员监督执行。

（六）文件鉴定与销毁

鉴定周期：行政部每3年组织一次文件鉴定，对超保管期限的文件进行梳理。

保管期限标准：

永久保存：企业章程、年度经营报告、重大合同、审计报告等；

长期保存（10-30年）：人事档案、财务凭证、项目资料等；

短期保存（3-10年）：日常行政文件、会议纪要、普通通知等。

销毁流程：

对超保管期限且无保存价值的文件，由档案管理员*填