企业行政管理标准化流程手册.docVIP

企业行政管理标准化流程手册

前言

本手册旨在规范企业日常行政管理行为，统一工作标准，提升行政服务效率，保障企业各项运营活动有序开展。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公设备管理、会议室使用、印章管理、差旅管理、档案管理等核心行政流程，供各部门在开展行政工作时参考执行。

一、办公设备采购与管理流程

适用情境

新员工入职需配置办公设备（电脑、办公桌椅等）；

现有办公设备损坏无法修复需更换；

部门因业务发展新增办公设备需求。

操作步骤

步骤1：需求提出

申请人（部门员工或部门负责人）填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价，并附部门负责人签字确认。

步骤2：部门审核

部门负责人*对申请需求的合理性（如是否为必需配置、是否符合部门预算）进行审核，确认无误后签字转交行政部。

步骤3：行政部审核

行政部收到申请后，2个工作日内完成审核：

核对设备配置是否符合企业办公设备标准（如新员工电脑配置标准为i5处理器、8G内存）；

审查设备预算是否在部门年度预算范围内，超预算需提交总经理*审批。

步骤4：采购执行

审核通过后，行政部根据设备类型选择采购方式：

单价5000元以下：从企业合格供应商名录中比价采购，优先选择性价比高的供应商；

单价5000元以上：需进行3家供应商比价，形成《采购比价报告》经行政部负责人及总经理审批后执行。

步骤5：到货验收

设备到货后，行政部与申请人共同验收：

核对设备名称、规格型号、数量是否与申请一致；

检查设备外观是否完好、功能是否正常，验收合格后双方签字确认。

步骤6：资产登记

行政部在3个工作日内将设备信息录入《企业固定资产台账》，粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、使用人、领用日期），并更新电子资产管理系统。

步骤7：领用发放

申请人凭签字确认的《办公设备采购申请表》及验收单到行政部领用设备，签署《办公设备领用责任书》，明保证管责任。

表单模板

办公设备采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

设备名称

规格型号

数量

预估单价（元）

总价（元）

用途说明

需求日期

部门负责人*签字

行政部审核意见

审核人：

采购执行情况

经办人：

验收结果

验收人：

申请人：

执行要点

需求描述需具体明确，避免“一台电脑”“办公文具”等模糊表述；

采购需优先从合格供应商名录中选择，保证设备质量及售后保障；

验收时需测试设备核心功能（如电脑开机速度、接口可用性），避免问题设备流入使用；

资产登记信息需完整准确，电子台账与纸质台账保持一致；

员工离职时，需将办公设备交还行政部，确认无损坏后办理注销手续。

二、会议室使用与管理流程

适用情境

部门内部会议、跨部门协作会议；

客户接待、外部单位洽谈；

培训、讲座、小型活动等。

操作步骤

步骤1：申请预约

申请人通过企业会议室预约系统或填写《会议室使用申请表》，选择会议室、使用时间（精确到30分钟）、会议主题、人数及所需设备（如投影仪、麦克风、白板笔等），提前1-3个工作日提交申请。

步骤2：审核确认

行政部收到申请后1个工作日内审核：

核查会议室是否已被占用，避免时间冲突；

确认人数与会议室容量匹配（如10人以下优先选用小型会议室，10-30人选用中型会议室）。

审核通过后，系统发送确认通知或申请人收到签字确认的申请表；如遇冲突，行政部需协调调整时间或推荐其他会议室。

步骤3：会前准备

行政部根据申请要求提前30分钟准备会议室：

开通设备电源，调试投影仪、麦克风、空调等设备；

摆放座椅、矿泉水、会议记录本及白板笔等物资；

重要会议（如客户接待、外部洽谈）需提前摆放企业宣传资料。

步骤4：使用管理

申请人提前10分钟进入会议室，检查设备是否正常运行；

会议期间，需保持会议室安静，禁止吸烟、乱扔垃圾；

如需延长使用时间，需提前2小时通过系统或联系行政部申请，避免影响后续会议安排。

步骤5：后续整理

会议结束后，申请人需关闭设备电源、整理座椅、带走个人物品及会议资料；

行政部工作人员在1小时内检查会议室，确认设备完好、环境整洁后，恢复会议室初始状态。

表单模板

会议室使用申请表

申请人部门

申请人

会议主题

使用日期

开始时间

结束时间

参会人数

所需会议室

小型/中型/大型

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他：

特殊需求

（如茶水、横幅等）

行政部审核意见

审核人：

使用确认

申请人签字：

日期：

执行要点

会议室预约遵循“先到先得”原则，紧急会议可优先协调；

设备使用前需检查功能，如遇故障及时联系行政部维修，不得擅自拆卸；

禁止在会议室举办与工作无关的活动，不得占用会议室存放个人物品；

如需取消预约，需提前2个工作日在系统撤销或通知行政部，避免资源浪费；

会议室设备损坏需照价赔偿，由行政部出具《设备损坏赔偿通知单》。

三、印章使用与管