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会议功能室管理制度

第一章总则

为确保会议功能室使用的效率与效果，加强会议管理的规范性和严肃性，特

定本管理度。本度适用于公司内部所有使用会议功能室召开的各类会议。

一、目的

1.提高会议效率，缩短会议时间，确保会议质量。

2.优化会议资源分配，保障会议功能室的合理使用。

3.明确会议组织者、参与者和保障人员的职责与权利，确保会议的顺利进行。

二、适用范围

1.本度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部

门例会、项目协调会等。

2.本度适用于会议功能室的使用、预约、布置、保障及清理等工作。

三、原则

1.统一管理：会议功能室实行统一管理，由指定部门或人员负责日常维护、预

约协调等工作。

2.公平使用：会议功能室使用遵循公平、公正、公开原则，按照预约顺序安排

使用。

3.节约资源：合理配置会议资源，降低会议成本，提高资源利用率。

4.环保节能：注重会议功能室的环保与节能，减少不必要的能源消耗。

四、职责分工

1.会议组织者：负责会议的筹备、通知、议程安排等工作，确保会议的顺利进

行。

2.会议参与者：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律，履行会议决

议。

3.会议保障人员：负责会议功能室的预约、布置、设备检查、茶水服务等保障

工作。

五、度修订

本度根据公司业务发展及实际需要，适时进行调整和修订。修订后的度报

公司领导审批后予以公布。

六、执行与监督

1.各部门应认真贯彻执行本度，加强对会议功能室使用管理的监督与检查。

2.对于违反本度的行为，应及时予以止并按规定处理，必要时予以通报批

评。

本度的解释权归公司管理部门所有。自发布之日起实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，确保会议的针对性和实效

性。

2.拟定会议议程：根据会议主题，列出会议讨论的主要议题、议程安排及预计

时间。

3.确定参会人员：根据会议议题，邀请相关部门及人员参会，确保参会人员具

有决策权或相关信息。

4.选择会议时间：合理安排会议时间，避免与参会人员其他重要工作冲突。

二、会议通知

1.发布会议通知：通过邮件、电话、即时通讯工具等方式，提前向参会人员发

送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

2.确认参会人员：在会议通知中要求参会人员在规定时间内回复是否能参加，

以便于会议组织者做好会议准备工作。

三、会议召开

1.会前准备：会议保障人员提前布置会议室，检查设备设施，确保会议所需物

资齐全。

2.会议签到：参会人员按时到达会议室，进行签到，会议组织者应统计签到情

况。

3.会议主持：主持人按照议程主持会议，确会议有序进行，控制会议时间。

4.会议记录：指定专人记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、任务分配

等。

四、会议决策

1.讨论议题：针对会议议程，充分讨论各个议题，鼓励参会人员发表意见和建

议。

2.决策表决：对于需要决策的议题，采取投票、举手等方式进行表决，形成会

议决策。

3.决策记录：将会议决策结果记录在案，明确责任人、完成时限等。

五、会议总结

1.会议总结：主持人对本次会议的讨论成果、决策结果进行简要总结，强调任

务分配及完成时限。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人员整理会议纪要，包括会议主题、议

程、讨论内容、决策结果等，并在规定时间内发送给参会人员。

六、会议资料的