总助秘书工作 SOP.xlsxVIP

总助秘书工作SOP

流程步骤 操作说明 时间节点 风险控制措施 依据文件

1.日程管理与行程安排 1.日程统筹：每日更新总经理日程表，协调内部会议、外部拜访、出差等安排，避免时间冲突

2.行程规划：出差前完成机票/酒店预订、行程单制作、差旅物资准备，同步给相关随行人员

3.提醒预警：重要会议/活动提前1小时提醒，突发变动时第一时间同步调整 每日：早9点更新当日日程

出差前3天：完成行程规划

实时：突发变动即时同步 1.日程冲突提前排查，预留缓冲时间

2.行程信息需经总经理二次确认

3.重要事项设置双重提醒 《总经理日程管理规范》

《差旅出行管理办法》

2.邮件与信息处理 1.邮件查收：每日分3次（早9点、午1点、晚5点）查收总经理邮箱，分类整理邮件（紧急、普通、垃圾）

2.邮件处理：紧急邮件即时呈送总经理批阅，普通邮件整理后汇总上报，垃圾邮件及时清理

3.邮件归档：重要邮件（商务对接、决策通知等）及时归档，建立邮件索引，便于后续检索 每日固定3次：查收整理邮件

紧急邮件：1小时内响应呈送

每月末：完成当月重要邮件归档 1.敏感邮件（涉密信息、核心商务）需加密处理，严禁转发无关人员

2.起草对外邮件需经总经理审核后发送，避免表述偏差

3.定期备份邮箱数据，防止邮件丢失 《邮件管理规范》

3.访客预约与登记管理 1.预约对接：接收访客预约，确认来访事由、时间与随行人员，同步更新总经理日程表

2.登记接待：访客到岗后核验身份、填写登记信息、发放临时访客证，引导至指定接待区域

3.台账更新：来访结束后回收访客证，详细记录来访时长与对接结果，更新访客管理台账 预约当日：同步至总经理日程

访客到岗即时：完成登记引导

每日下班前：更新访客台账 1.陌生访客需经内部对接人确认后放行，杜绝无关人员进入办公区域

2.访客证标注有效时长，专人管控，避免丢失或冒用

3.访客台账定期归档，便于后续追溯核查 《访客管理办法》

4.会议管理与纪要跟进 1.会议筹备：会议前发布通知、准备会议室/物料、整理议题资料，参会人员名单同步确认

2.纪要撰写：会议中同步记录决议、待办事项与责任人，会后24小时内输出正式纪要并分发

3.事项跟进：待办事项按周跟踪进度，逾期事项及时预警并上报 会议前1天：完成筹备

会后24小时：输出纪要

每周：待办事项进度复盘 1.会议通知需确认全员签收

2.纪要需经参会核心人员审核后发布

3.待办事项逾期需书面预警 《会议管理办法》

《纪要撰写规范》

5.对外接待与关系维护 1.来访接待：提前确认访客信息，安排接待流程、会议室与茶水，全程陪同并做好记录

2.商务对接：配合总经理进行商务洽谈，做好信息传递与需求对接

3.客情维护：重要节日/节点发送问候，定期回访核心合作伙伴 来访前1天：完成接待准备

洽谈后24小时：输出对接纪要

节日前3天：完成客情问候 1.接待标准需匹配公司层级，避免超规格

2.洽谈信息需如实记录，严禁擅自承诺

3.客情维护需统一口径，避免信息偏差 《对外接待规范》

《客户关系维护指引》

6.内部沟通与跨部门协调 1.指令传递：准确传递总经理的工作指令至各部门，明确指令要求与完成时限，做好传递记录

2.协作协调：针对跨部门协作事项，牵头对接相关部门，协调解决协作中的分歧，推动事项落地

3.反馈汇总：定期收集各部门对指令执行的反馈意见，整理后汇总上报总经理 指令下达当日：完成传递并确认接收

协作事项期间：实时跟进协调

每周五：汇总本周反馈意见并上报 1.指令传递优先采用书面形式，避免口头传达出现偏差

2.跨部门协作分歧无法协调时，及时上报总经理决策，不擅自表态

3.反馈意见如实记录，不添加主观判断，确保信息真实 《内部沟通管理规范》

7.信息收集与汇报支撑 1.信息汇总：定期收集各部门经营数据、行业动态，整理成简报

2.汇报辅助：为总经理各类汇报准备PPT、数据图表，确保逻辑清晰、数据准确

3.决策支持：根据需求进行专项调研，输出分析报告供决策参考 每周一：提交上周经营简报

汇报前2天：完成材料准备

调研后5个工作日：输出报告 1.数据需交叉验证，确保真实有效

2.汇报材料需经总经理审核后定稿

3.调研需覆盖多维度，避免片面结论 《经营数据报送规范》

《汇报材料制作指引》

8.文件处理与信息流转 1.文件收发：外部文件登记、初审后呈送总经理，内部文件按审批流程流转，确保闭环

2.文稿撰写：协助起草各类公文、发言稿、汇报材料，经审核后定稿印发

3.档案管理：重要文件电子+纸质双存档，