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新员工入职手续全流程工作导图

手续阶段 关键手续任务 责任方 完成时限 核心产出/手续目标

一、入职前手续准备 1.发放《入职手续材料清单》：明确需提交的原件（身份证/学历证/离职证明/体检报告）、复印件份数及格式要求（如A4复印、正反面） HR专员 入职前3个工作日 新员工清晰知晓材料要求，无遗漏准备

2.材料预审核：针对新员工提前发送的电子版材料，核查完整性（如离职证明是否有公章、体检报告是否在有效期内） HR专员 入职前1-2个工作日 提前识别材料缺失/不合规问题，通知补正

3.预配置基础手续资源：IT部预创建办公账号（OA/邮箱/业务系统），行政部预制备工牌（印姓名/部门/工号） IT部+行政部 入职前1个工作日 账号/工牌待激活，减少入职当天手续耗时

4.法律文件准备：HR打印劳动合同、保密协议（按岗位定制版本），标注需签署页及填写规范 HR专员 入职前1个工作日 法律文件齐全、无错漏，待签署

二、入职当天核心手续 1.材料核验与归档手续：HR逐一核对原件与复印件，在《材料核验确认单》标注“核验通过”并签字；复印件按“身份类/学历类/离职类”分类归档 HR专员 入职当天上午（2h内） 《材料核验确认单》签字确认，复印件归档整齐

2.法律文件签署手续：HR讲解合同条款（薪资/试用期/竞业限制等），指导新员工填写个人信息、签字按手印；HR加盖公司公章后，双方各执1份，留存联归档 HR专员+新员工 入职当天上午（1h内） 签署完整的劳动合同/保密协议（含骑缝章），留存联入档

3.办公资源开通手续：IT部协助新员工激活办公账号（设置初始密码、测试登录），行政部发放工牌/办公用品，在《资源发放登记表》签字确认 IT部+行政部+新员工 入职当天下午（1.5h内） 《资源发放登记表》签字，账号/工牌/用品可正常使用

4.社保公积金增员手续：HR收集新员工社保/公积金账号信息，填写《社保增员申报表》《公积金汇缴变更清册》，提交至财务或社保代缴机构 HR专员 入职当天内（最晚次月5日前，按当地政策） 增员材料提交成功，确保次月正常参保

三、试用期手续跟进 1.员工档案建档手续：HR整理入职材料（核验单、合同、登记表）、试用期培训记录，按公司档案规范建立电子/纸质档案，标注档案编号 HR专员 入职后1周内 电子/纸质档案完整建档，可快速检索

2.社保公积金缴纳确认手续：次月缴费后，HR核对社保/公积金缴费明细（基数/金额/到账状态），将缴费凭证截图发新员工确认 HR专员 缴费当月10日内 新员工确认缴费无误，缴费凭证归档

3.中期手续核查：HR检查试用期内手续完整性（如培训签到表是否归档、社保是否连续缴纳），发现遗漏（如未提交体检报告）及时通知补件 HR专员 试用期过半（如入职后1.5个月） 《中期手续核查表》记录，无手续遗漏

四、转正手续办理 1.转正审批手续：HR收集《转正申请单》《评估表》，按“新员工→导师→部门负责人→HR经理”流程走线上/线下审批，留存审批记录 HR专员 转正前5个工作日 审批流程完成，审批记录归档

2.薪资社保调整手续：HR根据转正审批结果，填写《薪资调整通知单》《社保基数变更表》，提交财务调整薪资计算，提交社保机构变更基数 HR专员+财务部 转正当月5日前 《薪资调整通知单》签字确认，社保基数变更成功

3.劳动合同续签/更新手续：若试用期合同与正式合同分开签署，HR准备正式劳动合同，与新员工签署；若为统一合同，更新合同“转正后薪资”条款并双方签字 HR专员+新员工 转正当月内 正式合同签署完成，条款更新无误

4.转正手续闭环：HR整理转正材料（审批表、薪资单、新合同），归入员工档案，向新员工发放《转正手续完成告知书》 HR专员 转正当月10日内 转正材料归档，新员工确认手续完成