采购申请与审批流程标准化模板简化采购流程.docVIP

采购申请与审批流程标准化模板

一、适用场景与背景

二、标准化操作流程详解

（一）采购申请发起

操作主体：需求部门申请人（如明、华等）

具体内容：

申请人根据部门实际需求，填写《采购申请单》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间等关键信息；

对于大额采购（如单笔超过5万元）或特殊品类采购（如特种设备、进口物资），需附《采购需求说明》，详细阐述采购必要性、市场调研情况（至少2家供应商比价说明）及替代方案；

申请人在OA系统或纸质单据上提交申请，同步相关附件（如需求说明、比价记录等）。

注意事项：信息需真实完整，用途需与部门工作计划匹配，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化至“A4纸100包、签字笔50支”）。

（二）部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如强、丽等）

具体内容：

部门负责人审核采购需求的合理性，确认采购内容是否属于部门职责范围内，数量是否满足实际工作需要；

核对采购预算：若采购项目在部门年度预算内，直接签字确认；若超预算，需在《采购申请单》上注明“超预算申请”并说明理由，提交至财务部门预审；

审核通过后，流转至下一环节（如财务部门或采购部门）；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

注意事项：部门负责人需对需求真实性负直接责任，不得为规避审核而拆分大额采购为小额采购。

（三）财务部门审核

操作主体：财务专员/主管（如芳、磊等）

具体内容：

审核采购预算符合性：对照企业年度预算及季度分解计划，确认采购金额是否超标，超预算部分是否履行了预算调整审批流程；

审核价格合理性：对于常规物资，参考历史采购价格及市场行情判断预估单价是否合理；对于大额或特殊采购，要求补充供应商报价单或第三方评估报告；

审核资金支付方式：是否符合企业财务制度（如是否需要预付款、分期付款等），确认相关付款流程合规。

注意事项：财务部门需在2个工作日内完成审核，超预算未履行调整流程的申请一律退回。

（四）分管领导/总经理审批

操作主体：分管采购/行政的领导（如总、经理等）或总经理

具体内容：

根据采购金额及重要性分级审批：

单笔金额≤1万元：由分管领导审批；

1万元＜单笔金额≤10万元：由分管领导审核后，总经理审批；

单笔金额＞10万元：需提交总经理办公会集体审议，会议通过后由总经理签字；

审批重点：采购的必要性、预算合规性、流程完整性，对重大采购项目需关注供应商资质及风险控制措施。

注意事项：审批人需在1个工作日内完成审批，紧急采购（如生产经营急需物资）可启动“加急流程”，但需在事后补签审批手续。

（五）采购部门执行

操作主体：采购专员（如阳、婷等）

具体内容：

接收审批通过的《采购申请单》，与申请人确认采购细节（如交付地址、特殊要求等）；

实施采购：

常规物资：从合格供应商名录中选择供应商，下达采购订单；

新供应商/特殊品类：组织询价（至少3家供应商比价）、资质审核（营业执照、相关行业许可证等），确定供应商后签订采购合同；

跟踪采购进度：保证供应商按时交付，验收合格后签字确认，将采购结果反馈给申请部门及财务部门。

注意事项：采购需坚持“货比三家、质优价廉”原则，禁止指定供应商或违规采购，所有采购合同需经法务部门审核（如涉及）。

（六）结果反馈与资料归档

操作主体：申请人、采购专员、行政档案管理员

具体内容：

采购完成后，采购专员将交付结果（如送货单、验收单）反馈给申请人，申请人确认无误后在《验收确认单》上签字；

财务部门凭审批通过的《采购申请单》《采购合同》《验收确认单》等单据办理付款；

行政档案管理员将采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、验收单、发票复印件等）整理归档，保存期限不少于3年。

注意事项：验收不合格的物资，需在24小时内反馈至采购部门，由采购部门协调供应商退换货，保证不影响工作使用。

三、采购申请单模板设计

采购申请单

基本信息

内容

申请单编号

（由系统自动或按规则填写，如CG-2024-001）

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购类别

□办公物资□生产原料□设备□服务□其他

紧急程度

□普通□紧急（请注明原因：_____________）

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

合计金额（大写）

合计金额（小写）

￥_____________元

审批流程

审批意见

签字

日期

部门负责人审核

财务审核

分管领导审批

总经理审批（如需）

采购部门确认

备注

（可填写特殊要求、供应商信息等）

四、使用要点与风险提示

信息真实性要求：申请人需对采购需求的真实性、准确性负责，禁止虚报、瞒报采购信息，一经发觉将按企业制度追责。

审批时限规范：各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由拖延导致采购延误的，将纳入绩效考核。

预算控制原则：严格执行