财务报销申请单填写规范及审核流程模板.docVIP

财务报销申请单填写规范及审核流程模板

一、适用范围与发起条件

支出与公司业务直接相关，具有明确的公务目的；

已取得合规的费用凭证（如消费明细、行程单等）；

支出行为符合公司财务管理制度及预算要求；

在费用发生后的30日内提交申请（特殊情况需提前向财务部门说明）。

二、操作流程详解

（一）申请单填写阶段

基础信息录入

申请人如实填写姓名、工号、所属部门、联系方式及报销日期；

填写费用所属项目名称（如无具体项目，可填写“日常运营”）；

注明费用发生期间（如“2024年X月X日至2024年X月X日”）。

费用明细填报

按费用类别逐项填写（如“交通费”“住宿费”“办公用品”等），每类费用需单独列示；

每笔明细需注明“发生日期”“金额”“消费事由”“支付方式”（如“现金”“转账”“公务卡”）；

金额需大小写一致，大写金额前加“人民币”字样，数字间不留空格（如“人民币壹仟贰佰元整”）。

附件材料整理

按费用明细顺序粘贴或附上相关证明材料（如消费清单、行程单、验收单等），并在申请单“附件清单”栏注明材料名称及数量；

附件需清晰、完整，关键信息（如金额、日期、商户名称）不得遮挡。

签字确认

申请人核对所有信息无误后，在“申请人签字”栏亲笔签名。

（二）部门审核阶段

部门负责人初审

部门负责人审核费用发生的真实性、必要性及是否符合部门预算；

核对申请单与附件材料是否一致，金额计算是否准确；

审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务部门审核阶段

合规性核查

财务专员审核申请单填写是否规范（如信息完整、大小写一致、签字齐全）；

核查附件材料的合规性（如消费清单是否加盖公章、行程单与出差审批单是否匹配）；

审核费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费用限额）。

金额与预算核对

复核费用金额计算是否正确，保证无多算、漏算；

核对费用是否超出部门预算，若超预算需确认是否有审批通过的预算调整说明。

审核结果反馈

审核通过后，财务专员在“财务审核意见”栏签字并流转至下一环节；

审核不通过时，注明具体问题（如“附件缺少验收单”“超标准费用未说明”），退回申请人补充材料。

（四）领导审批阶段

根据费用金额及类型，分级审批

5000元以下：由部门负责人审批（已在前环节完成）；

5000-20000元：需分管领导（如*总）在“分管领导审批”栏签字；

20000元以上：需总经理在“总经理审批”栏签字。

审批人需确认费用与业务的关联性及合理性，审批后申请单流转至财务部门。

（五）财务付款阶段

付款信息确认

财务部门根据审批通过的申请单，确认收款人信息（姓名、银行账号等），保证信息准确无误；

若涉及退费，需注明退款原因及方式。

款项支付

财务部门在5个工作日内完成付款（银行转账或现金支付）；

付款后，在“财务付款确认”栏注明付款日期及方式，并将申请单归档保存。

三、申请单模板样式

财务报销申请单

基础信息

内容

申请人姓名

工号

所属部门

联系方式

报销日期

年月日

费用所属项目

费用发生期间

年月日至月日

费用明细

发生日期

金额（元）

事由说明

支付方式

附件名称及数量

（例：交通费）

2024-05-01

150.00

市内客户接待

公务卡

出租车发票1张

（例：住宿费）

2024-05-02

800.00

出差住宿（上海）

转账

酒店发票1张

合计金额（大写）

人民币仟佰拾元角分

合计金额（小写）

￥

附件清单|（例：出租车发票1张、酒店发票1张、行程单1份）|

审批意见

签字

日期

申请人签字

年月日

部门负责人意见

年月日

财务审核意见

年月日

分管领导审批（若需）

年月日

总经理审批（若需）

年月日

财务付款确认

年月日

四、关键提示与风险规避

信息真实性要求

申请人须对提交材料的真实性负责，严禁虚构事由、伪造凭证或拆分费用规避审批；

若发觉信息不实，公司将追回已报销款项，并视情节追究相关人员责任。

附件完整性规范

每笔费用需对应至少1份附件材料，无法提供附件的需在“事由说明”栏详细解释并经部门负责人签字确认；

附件原件需清晰显示消费单位、金额、日期等关键要素，复印件需加盖“与原件一致”印章并由申请人签字。

金额准确性把控

小写金额需保留两位小数，大写金额不得涂改；若填写错误，需重新填写申请单，不得在原单上涂改；

多笔费用汇总报销时，需分类列示明细，不得合并填写“其他费用”等模糊类别。

时限与流程要求

报销申请需在费用发生30日内提交，逾期未提交的需说明原因，经财务部门负责人批准后方可办理；

审核环节中，若部门或财务部门在3个工作日内未反馈意见，视为默认通过。

特殊情况处理

紧急支出（如突发维修费用）可先通过电话向部门负责人及财务部门