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采购流程合规性自查及改进工具

适用场景与触发时机

本工具适用于企业内部采购管理中的合规性审查与优化，具体场景包括：

常规合规审计：年度或半年度内部审计时，系统梳理采购流程是否存在合规风险；

新制度落地后：采购管理制度更新或新系统上线后，验证流程执行与制度要求的匹配度；

风险预警响应：接到供应商投诉、采购异常反馈或管理层提示潜在风险时，针对性开展自查；

流程优化前：为提升采购效率或降低成本，需先保证现有流程合规，避免优化后出现新漏洞；

新员工培训后：针对采购岗位新人，通过自查工具巩固合规意识，规范操作习惯。

操作流程与实施步骤

第一步：自查准备——明确范围与分工

成立自查小组：由采购部牵头，联合审计部、法务部、财务部及业务部门（如使用部门）组成专项小组，明确组长（建议由*组长担任，如采购总监或独立审计负责人），统筹自查工作。

确定自查范围：

时间范围：如“2024年Q1所有采购项目”或“某类采购（如服务类采购）近半年执行情况”；

流程范围：覆盖采购需求提报、供应商选择、合同签订、订单下达、履约验收、付款结算全流程；

重点项目：聚焦金额较大（如超过*万元）、风险较高（如独家采购、涉密采购）的项目。

收集制度依据：整理现行采购管理制度、公司内控手册、相关法律法规（如《采购法》若适用）、行业规范等，作为自查标准。

第二步：资料收集——整理采购全流程痕迹

按自查范围收集以下资料，保证资料完整、可追溯：

需求阶段：采购申请单、需求部门说明书、预算审批单；

供应商选择阶段：供应商入围名单、招标/比选/询价记录、供应商资质文件（营业执照、相关许可证等）、评审报告；

合同阶段：采购合同文本、合同评审记录、法务意见书；

执行阶段：采购订单、交付验收单（需需求部门签字确认）、质检报告（如涉及）；

付款阶段：发票、付款申请单、财务审批记录、银行转账凭证。

第三步：逐项检查——对照标准识别偏差

依据制度要求，对采购流程各环节进行合规性检查，重点核查以下内容：

流程环节

合规检查要点

需求提报与审批

1.采购需求是否基于实际业务需要，是否存在虚假需求？2.需求是否经需求部门负责人*经理签字确认？3.预算是否超支？是否履行预算调整流程？

供应商选择

1.供应商选择方式（招标/比选/询价/单一来源）是否符合制度规定？2.供应商资质是否在有效期内？是否经过资格审查？3.评审过程是否公平、公正？评审记录是否完整？

合同管理

1.合同条款是否完整（标的、数量、价格、质量、验收、违约责任等）？2.合同是否经法务部门审核？关键条款（如付款条件、违约金）是否符合公司规定？3.合同签订流程是否规范（如用印审批）？

履约与验收

1.交付物是否符合合同约定？验收是否由需求、采购、财务共同参与？2.验收单是否签字齐全？是否存在未验收即付款的情况？

付款结算

1.发票是否合规？抬头、税号等信息是否准确？2.付款申请是否附齐合同、验收单、发票等凭证？3.付款审批流程是否符合分级授权要求？

第四步：问题汇总——分析原因与影响

记录问题：对检查中发觉的不合规事项，详细记录问题描述（如“项目未进行供应商比选，直接签订合同”）、涉及项目/人员、发生时间。

分类统计：按问题类型（如“审批缺失”“资质不符”“流程违规”）、严重程度（一般/严重/重大）、发生环节统计问题数量，分析高频风险点。

原因分析：通过小组讨论或访谈（如与*经办人沟通），深挖问题根源，如“制度理解偏差”“流程设计不合理”“监督机制缺失”等。

第五步：整改落实——制定计划与跟踪

制定整改方案：针对每个问题，明确整改措施（如“补充供应商比选记录”“修订合同审批模板”）、整改责任人（如采购专员、法务经理）、整改时限（如“15个工作日内完成”）。

跟踪执行：自查小组定期（如每周）整改进展，对未按时完成整改的进行督办，保证问题“闭环管理”。

优化制度：若自查发觉普遍性问题（如某环节制度缺失），由牵头部门组织修订制度，更新流程模板，并组织相关培训。

配套工具与表格模板

表1：采购流程合规性自查表

自查周期：______年______月______日至______年______月______日

自查小组：组长：组长，成员：成员1、成员2、成员3

序号

采购项目名称

项目编号

涉及金额（元）

检查环节

合规标准

检查结果（合规/不合规）

不合规问题描述

整改责任人

整改时限

整改结果（完成/进行中/未完成）

1

办公设备采购

CG2024001

50,000

供应商选择

需进行3家以上询价

不合规

仅询价1家供应商，未比选

*采购专员

2024–

完成

2

服务项目采购

FW2024002

120,000

合同审批

需法务部审核

不合规

合同未经法务审核，直接签订

*法务经理

2024–

进行中

表2：采购合规问