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企业文档编写与编辑规范手册

一、手册目的与适用范围

（一）手册制定目的

为统一企业内部文档的编写标准与编辑流程，保证文档内容准确、逻辑清晰、格式规范，提升跨部门协作效率与文档管理质量，特制定本手册。本手册旨在为各部门文档编写人员提供标准化操作指引，保障企业文档的权威性与实用性。

（二）适用对象与场景

本手册适用于企业全体员工（包括正式员工、实习生及外部合作参与文档编写的人员）在工作场景中涉及的各类正式文档编写与编辑活动，具体包括但不限于：

管理制度类（如《公司考勤管理制度》《项目管理办法》）；

工作报告类（如《月度工作总结》《项目进展报告》）；

会议记录类（如部门例会纪要、专题研讨会纪要）；

方案策划类（如《市场推广方案》《年度培训计划》）；

流程说明类（如《新员工入职流程指南》《系统操作手册》）。

二、文档编写全流程操作步骤

（一）需求分析与目标明确

明确核心需求：与文档发起方（如部门负责人、项目负责人）充分沟通，确认文档的核心目标（如“规范员工行为”“汇报项目进度”）、受众（如高层领导、一线员工、外部客户）及核心内容要点。

收集背景资料：梳理与文档相关的政策文件、历史数据、过往案例等，保证内容有据可依；若涉及跨部门内容，需提前向相关部门（如人力资源部、财务部）获取准确信息。

输出需求确认单：填写《文档需求确认单》（见附件1），经发起方签字确认后，作为后续编写工作的依据，避免需求偏差。

（二）文档框架搭建

设计结构层级：根据文档类型，采用“总-分”逻辑搭建通常包括：

基础模块：封面（文档名称、编号、版本、编制部门/人、日期）、目录（自动，含页码）、附件（如数据图表、支撑文件）、修订记录（版本变更说明）。

模块：按“目的-范围-职责-内容-附则”等逻辑分层（制度类）；或“背景-目标-实施步骤-保障措施-预期效果”等逻辑分层（方案类）。

规范标题层级：统一使用“一、→（一）→1.→（1）→①”的层级格式，同一层级标题的表述风格需一致（如均为“动词+名词”结构）。

（三）内容撰写规范

内容准确性：

数据、事实需标注来源（如“根据2023年第三季度财务数据”“据市场部调研结果”），避免主观臆断；

涉及专业术语首次出现时需标注解释（如“KPI：关键绩效指标”）；

政策引用需注明文号及生效日期（如“依据《公司员工奖惩制度》（发〔2023〕5号）第3条规定”）。

语言表达规范：

使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“差不多”）；

句子简洁明了，单句长度不超过50字，复杂内容可分点说明（使用“1.2.3.”或“（1）（2）（3）”）；

逻辑连接词使用准确（如“首先→其次→最后”“原因→结果”“问题→对策”）。

（四）格式排版统一

基础格式：

字体：标题用宋体二号加粗，用宋体小四，英文/数字用TimesNewRoman；

行距：固定行距1.5倍，段前段后间距0.5行；

页边距：上下2.54cm，左右3.17cm（符合A4纸标准打印要求）。

特殊元素格式：

表格：表题在表格上方居中（“表1：统计表”），表内文字居中，表头加粗，表格外框用1.5磅实线，内框用1磅实线；

图表：图题在图表下方居中（“图1：流程图”），图片分辨率不低于300dpi，保证清晰可辨；

页眉页脚：页眉左侧为公司LOGO，右侧为文档名称，页脚居中为页码（“-X-”格式）。

（五）审核与修订流程

三级审核机制：

一级自查：编写人完成初稿后，对照需求确认单检查内容完整性、数据准确性、格式规范性，填写《文档自查表》；

二级审核：提交部门负责人*审核，重点审核内容与部门职责的匹配性、流程可行性，签署审核意见；

三级会签/终审：跨部门文档需由相关部门负责人会签（如财务类文档需财务部审核），最终由指定终审人（如行政总监、分管副总*）确认后定稿。

修订管理：

审核不通过的文档，由编写人根据反馈意见修改，保留修订痕迹（Word“修订”模式），并在《文档修订记录表》中注明修订内容、修订人、修订日期；

同一文档修订不超过3次，超过3次需召开专题会议确认修订方向。

（六）发布与归档管理

发布规范：终审通过后，由行政部*统一编号（格式：部门代码-年份-序号，如“XZ-2023-001”），通过企业内部OA系统、共享文件夹或文档管理系统发布，注明发布范围（如“公司全体”“相关部门”）及生效日期。

归档要求：发布后3个工作日内，将文档最终版（PDF格式，含电子签章）及《文档需求确认表》《审核记录表》提交至档案室*归档，归档时需填写《文档归档登记表》，记录文档编号、名称、版本、归档人、归档日期。

三、常用与填写说明

（一）《企业会议纪要模板》

字段

填写说明

会议名称

需完整表述会议主题，如“2023年第四季度销售目标研讨会”

会议时间

精确到分钟，格式“YYYY年MM月DD日HH:MM