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销售合同评审与签订流程标准化工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业销售业务中，与客户签订销售合同前的全流程管理场景，包括但不限于：

新客户首次合作前的合同拟定与评审；

老客户续签、订单增量或合同条款变更时的重新评审；

涉及大额交易、定制化产品或长期合作项目的合同规范管理；

跨部门协作（销售、法务、财务、业务部门）的合同审核与决策流程标准化。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与合同起草

需求发起

销售代表*根据客户需求（如产品/服务规格、数量、价格、交付时间等），填写《合同需求申请表》，明确客户基本信息、合作核心诉求、特殊条款要求（如验收标准、付款周期等），并附客户提供的《合作意向函》或相关需求文档。

输出文件：《合同需求申请表》（附件1）、《客户需求文档》

合同起草

销售代表*基于《合同需求申请表》，使用公司标准合同模板（或法务部提供的定制化模板）起草合同初稿。合同内容需包含以下核心要素：

合同主体信息（双方公司名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；

合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、技术参数、质量标准）；

数量与价格（产品数量、单价、总金额、币种、价格是否含税）；

履行条款（交付时间、地点、方式、运输费用承担；验收流程、标准、期限）；

付款方式（预付款比例、到账时间，尾款支付条件与期限；账户信息）；

双方权利义务（销售方交付与质保责任，客户方付款与配合义务）；

违约责任（逾期交货/付款的违约金计算方式、质量问题的处理措施）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖机构）；

合同生效条件（签字盖章之日起、附条件生效等）；

其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）。

输出文件：《销售合同（初稿）》（附件2）

（二）内部多部门评审

销售部门初审

销售经理*对合同初稿进行初审，重点核对：

客户信息与《合同需求申请表》是否一致；

产品/服务规格、数量、价格是否符合客户需求及公司报价政策；

交付时间、付款方式等商务条款是否在销售权限范围内（超出需标注并上报）；

合同条款是否与前期客户沟通记录一致，是否存在未明确的模糊表述。

输出文件：《销售合同评审表》（附件3）中“销售部门评审意见”栏

法务部门合规评审

销售代表将初审通过的合同初稿及《销售合同评审表》提交法务专员，法务部门重点审核：

合同主体资格（客户营业执照、经营范围、法定代表人身份真实性，必要时要求提供授权委托书）；

合同条款合法性（是否符合《民法典》《产品质量法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款）；

权利义务对等性（双方责任、违约金比例是否公平，是否存在单方面加重公司义务的条款）；

知识产权、保密条款、争议解决方式等法律风险点的合规性；

合同文本格式是否规范，是否存在歧义表述。

输出文件：《销售合同评审表》中“法务部门评审意见”栏（如需修改，需标注具体条款及修改建议）

财务部门审核

法务评审通过后，销售代表将合同提交财务经理，财务部门重点审核：

价格与金额准确性（单价、总价、含税/不含税价是否正确，与财务系统报价一致）；

付款方式与资金安全（预付款比例是否符合公司规定，尾款支付条件是否明确，账户信息是否准确）；

税务条款（发票类型、开票时间、税率是否符合税务要求）；

客户信用状况（是否超信用额度，历史回款记录是否存在逾期风险）。

输出文件：《销售合同评审表》中“财务部门评审意见”栏

（三）客户沟通与条款确认

内部评审意见整合

销售代表汇总销售、法务、财务部门的评审意见，与法务专员、财务经理*共同讨论，形成最终修改方案，对合同初稿进行调整（如客户条款需修改，需提前与客户沟通并获得确认）。

客户沟通与确认

销售代表*将修改后的合同草案（或评审通过版本）提交客户，通过邮件、会议等方式逐条说明合同条款，重点沟通：

双方权利义务、交付与付款时间等核心条款；

评审中发觉的需客户配合修改的内容（如付款方式、验收标准等）；

客户提出的补充或修改意见，记录在《客户沟通记录表》（附件4）中。

输出文件：《客户沟通记录表》（需客户方确认签字或邮件回复）

（四）最终审批与签订

审批权限审批

根据合同金额及类型，提交对应权限人审批：

金额≤10万元：销售总监*审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；

金额＞50万元：总经理*审批。

输出文件：《销售合同评审表》中“最终审批意见”栏

合同签订与盖章

审批通过后，销售代表*按公司《合同用印管理规定》办理用印手续：

合同文本需为最终版本，骑缝章、公章/合同章清晰完整；

如客户为自然人，需签字并按手印；如为客户公司，需加盖公章及法定代表人签字/盖章；

签订完成后，销售代表*将原件至少留存2份（公司存档1份，客户1份），电子版同步至公司合同管理系统。

输出文件：《销售合同（正本）》（附件5）、《合同签订登记表》（附件6