合同管理模板与流程.docVIP

通用合同管理模板与流程

一、适用业务场景与对象

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、保洁、IT运维等）；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制化开发交付等；

合作类合同：项目联合开发、渠道代理、技术合作、品牌授权等；

资产类合同：固定资产租赁、知识产权转让、不动产买卖等；

其他类合同：保密协议、劳动合同（补充）、借款合同等。

适用对象为企业内部法务部门、业务部门、行政部门及相关管理人员，保证合同从谈判到归档的规范管理。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同起草：需求确认与条款拟定

责任主体：业务部门（发起人）、法务部门（审核）

操作说明：

需求收集：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限、双方权利义务等核心要素，填写《合同需求审批单》（见附件1），经部门负责人审批后启动起草。

模板选择：优先使用企业标准化合同模板库（如采购合同模板、销售合同模板），无对应模板时，参照《民法典》及相关法律法规拟定框架条款。

条款拟定：

基础信息：合同编号（规则：年份-部门代码-合同序号，如“2024-CG-001”）、合同名称（明确合同性质，如“设备采购合同”）、签订日期、签订地点；

主体信息：甲方（采购方/需求方）、乙方（供应方/服务方）全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及联系方式（示例：联系人张*，电话）；

核心条款：标的描述（具体、可量化，如“型号为的服务器10台，配置参数如下…”）、质量标准（国家标准/行业标准/双方约定标准）、价款及支付方式（含金额、币种、账户信息、支付节点，如“合同签订后7个工作日内支付30%预付款…”）、履行期限（起止时间、地点、方式）、验收标准（“按本合同附件一《技术规格书》执行”）、违约责任（明确违约情形及赔偿计算方式，如“逾期交付每日按合同总额的0.05%支付违约金”）、争议解决方式（“协商不成，提交甲方所在地有管辖权的人民诉讼解决”）；

附件：列明所有附件名称（如技术附件、报价单、验收单等），保证附件与条款一致。

（二）内部审批：合规性与风险评估

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导

操作说明：

部门初审：业务部门负责人审核合同内容的真实性、合理性及与业务需求的匹配性，重点核对数量、价款、履行期限等关键信息。

法务审核：法务部门重点审核条款合法性（如是否违反法律强制性规定）、逻辑严谨性（如权利义务是否对等、违约责任是否明确）、法律风险点（如知识产权归属、保密条款、不可抗力约定等），出具《合同法务审核意见表》（见附件2）。

财务审核：财务部门审核价款构成是否合理、支付方式是否符合财务制度、发票类型及税务处理（如“乙方提供13%增值税专用发票”）、履约保证金条款（如“需缴纳合同总额5%的履约保证金”）。

领导审批：根据合同金额及重要性，分级报批（示例：金额≤10万元，由业务部门负责人及分管副总审批；10万元＜金额≤50万元，需总经理审批；金额＞50万元，提交董事会审批）。审批通过后，形成《合同审批流转表》（见附件3），作为签订依据。

（三）对方洽谈：条款协商与确认

责任主体：业务部门（主谈）、法务部门（支持）

操作说明：

谈判准备：业务部门内部明确谈判底线（如最低价格、最晚交付时间），法务部门提供谈判中的法律风险提示（如“违约金不得超过实际损失的30%”）。

条款协商：与对方就合同核心条款（价款、履行期限、验收标准、违约责任等）逐项沟通，重点分歧点需形成书面记录，如“关于逾期交付违约金，乙方要求从0.03%调整为0.05%，经协商暂定为0.04%”。

确认定稿：双方达成一致后，修改合同文本并最终确认，保证所有修改痕迹清晰（如使用修订模式标注），由双方授权代表签字盖章页扫描件留存。

（四）合同签订：用印与生效管理

责任主体：行政部门（用印管理）、法务部门（归档）

操作说明：

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》（见附件4），附《合同审批流转表》《对方资质证明》（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）等材料，交行政部门审核。

用印规范：

合同需加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章或个人章代替）；

加印位置为合同尾页双方签字处及“骑缝章”（多页合同需在每页侧面加盖骑缝章，防止拆换）；

合同一式多份（如正本2份，副本4份），正本由双方各执1份，副本由业务部门、财务部门、法务部门、行政部门各执1份。

生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定生效条件的，如“收到首付款后生效”，需满足条件后生效），生效日期需在合同中明确标注。

（五）履行跟踪：进度监控与风险预警

责任主体：业务部门（执行）、财务部门（付款）、法务部门（风险）

操作说明：

履约台账：业务部门建立《合同履行台账》（见附件5），记录合同履行关键节点（如预付款支付时间、交付时间、验收