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人力资源管理系统流程化操作手册

前言

本手册旨在规范企业人力资源管理系统中各核心流程的操作标准，保证人事工作高效、合规开展，适用于HR部门专员、部门负责人及全体员工。手册结合系统功能与实际业务场景，通过分步骤操作指引、模板表格及关键提示，帮助使用者快速掌握系统操作要点，规避常见问题，提升人力资源管理效率。

第一章员工入职管理流程

一、操作步骤详解

1.入职需求发起

操作主体：用人部门负责人

操作内容：

因部门业务扩展或岗位空缺，需新增员工时，登录人力资源管理系统“组织架构”模块，选择对应部门，“新增岗位”，填写岗位名称、编制人数、岗位职责、任职要求（学历、经验、技能等）及到岗时间，提交至HR部门审核。

系统自动触发审批流，HR专员在2个工作日内审核岗位需求的合理性与编制匹配度，审核通过后流转至分管领导审批，审批通过后岗位需求生效。

2.入职前准备

操作主体：HR专员

操作内容：

收到岗位需求审批通过通知后，在“招聘管理”模块创建招聘计划，关联对应岗位，发布招聘信息（内部推荐/外部渠道）。

筛选简历：通过系统“简历库”模块查看候选人简历，按岗位要求进行初步筛选，标记“通过/不通过”，对通过筛选的候选人安排面试（线上/线下）。

面试评估：面试官通过系统“面试管理”模块录入面试评价（专业能力、综合素质、匹配度等），HR专员汇总评价结果，确定拟录用人员，发送录用offer（系统模板化发送，包含岗位、薪资、报到时间、需携带资料清单）。

入职准备：确认候选人接受offer后，在“员工信息”模块预创建员工档案，录入基本信息（姓名、身份证号、联系方式、学历等），同步开通系统账号（OA、考勤、邮箱等），通知用人部门安排工位、电脑等办公设备。

3.入职办理

操作主体：HR专员、新员工

操作内容：

新员工报到当日，HR专员核对身份证、学历证书、离职证明（如有）等原件，与系统预存信息一致后，在“员工信息”模块完善档案（合同信息、社保公积金缴纳地、银行卡号、紧急联系人等），签订《劳动合同》（一式两份，员工与公司各执一份）。

引导新员工完成系统操作培训：登录账号修改初始密码，学习考勤打卡、请假申请、流程审批等功能模块操作。

用人部门负责人在系统“员工管理”模块为新员工分配导师，填写《导师带教计划》（带教周期、带教内容、考核标准），同步至新员工系统账号。

4.入职后跟进

操作主体：HR专员、用人部门负责人

操作内容：

入职1周内，HR专员通过系统发送《新员工入职满意度调查》（包含入职引导、工作环境、岗位职责清晰度等维度），收集反馈并跟进问题解决。

入职1个月内，用人部门负责人在系统填写《新员工试用期考核表》（工作成果、团队协作、能力提升等），HR专员定期提醒考核进度，试用期结束前5天完成考核结果审批，转正员工更新系统“员工状态”为“正式”，未转正员工按流程办理离职或延长试用期。

二、相关模板表格

表1-1员工入职登记表

基本信息

内容

姓名

*小明

性别

男

身份证号

110（系统加密存储）

学历

本科

所学专业

人力资源管理

联系电话

1385678（仅HR可见）

紧急联系人

（父亲）

紧急联系人电话

1399876

岗位名称

招聘专员

所属部门

人力资源部

入职日期

2024-03-01

合同期限

2024-03-01至2027-02-28

社保公积金缴纳地

北京市朝阳区

银行卡号系统脱敏显示）

三、操作关键提示

资料真实性：入职时需核对身份证、学历证书等原件，保证系统录入信息与实际一致，避免因信息错误导致社保、个税缴纳异常。

合同签订时效：新员工入职1个月内必须签订书面劳动合同，系统自动记录合同签订时间，逾期未签将触发HR专员提醒。

系统权限控制：根据岗位需求分配系统操作权限，如普通员工无权查看他人薪资信息，HR专员仅可查看本部门员工基础信息，避免数据泄露风险。

第二章员工离职管理流程

一、操作步骤详解

1.离职申请发起

操作主体：员工、用人部门负责人

操作内容：

员工因个人原因离职，需提前30天（试用期提前3天）登录系统“流程审批”模块，发起“离职申请”流程，填写离职原因、预计离职日期、工作交接清单（含项目进度、资料文件、对接人员等），提交至直接上级审批。

用人部门负责人在2个工作日内审核离职申请，重点关注工作交接可行性及离职原因合理性，如需挽留，可通过系统“沟通记录”模块与员工面谈，确认离职意向后提交至HR部门。

2.离职交接确认

操作主体：员工、交接人、用人部门负责人

操作内容：

员工提交离职申请审批通过后，系统自动《工作交接清单》，员工需与指定交接人（部门同事/上级）逐项确认交接内容，双方在系统“交接确认”模块签字确认，保证无遗漏。

用人部门负责人审核交接清单完整性，重点关注核心业务、客户资源、资产设备（