文档资料管理归档标准化模板.docVIP

文档资料管理归档标准化模板

一、适用范围与核心价值

二、标准化操作流程

（一）文档收集与初筛

明确收集范围：根据部门职能和业务需求，划定归档文档类型（如行政类：制度、通知；业务类：项目方案、客户资料；财务类：报销单、预算表等），保证涵盖核心业务环节。

初筛标准：收集时检查文档完整性（如合同需含双方签字、页码连续）、有效性（如非草稿版本、无模糊内容），剔除重复、无关或过期文档（如已失效的通知）。

责任分工：各部门指定文档管理员（如部门经理或专员），负责本部门文档的初步收集与整理，每月25日前完成当月文档汇总。

（二）分类与编码

多维度分类：采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级结构，例如：

一级分类：按部门（行政部、财务部、项目部）；

二级分类：按业务类型（行政部下分“人事”“办公”“后勤”）；

三级分类：按文档性质（“人事”下分“招聘”“培训”“考勤”）。

编码规则：统一采用“部门缩写-年份-流水号-版本号”格式，示例：

行政部2024年第3份招聘制度初版：XZ-RS-2024-003-V1；

项目部2024年第15份周报修订版：XM-ZB-2024-015-V2。

编码登记：建立《文章样式登记表》（见模板1），新编码需先查重，保证唯一性，避免重复归档。

（三）信息录入与建档

填写基本信息：根据《文档基本信息表》（见模板2），录入文档编号、名称、类型、责任人、创建日期、存储位置等核心信息，保证与文档实际内容一致。

同步存储：

电子档：按分类层级在服务器指定文件夹存储（如“D:/归档/行政部/人事/”），文件名与编码一致，重要文档需转换为PDF格式（防止格式篡改）；

纸质档：使用统一规格文件夹（A4竖版），封面标注文档编号、名称、归档日期，按编码顺序排序装订。

（四）归档存储与保管

存储位置管理：

电子档：设置读写权限（如普通员工仅可读，部门管理员可编辑），定期（每周）备份至云端服务器，防止数据丢失；

纸质档：存放于防潮防火档案柜，按分类区域张贴标签（如“行政部-人事”），档案柜钥匙由文档管理员专人保管。

期限设定：根据文档价值设定保管期限（如合同类5年、制度类永久、考勤类2年），到期前3个月启动评估流程。

（五）借阅与流转

借阅申请：借阅人填写《文档借阅登记表》（见模板3），注明文档编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批人签字后生效（涉密文档需额外经分管领导审批）。

借阅规范：

电子档借阅：通过内部系统在线申请，系统自动记录借阅人、时间、操作日志，禁止或外传；

纸质档借阅：现场登记领取，借阅期限不超过5个工作日，到期需归还或续借（续借需重新申请）。

归还检查：归还时检查文档完整性（如无缺页、涂改），电子档需确认无恶意复制，无误后登记归还时间。

（六）定期检查与销毁

定期检查：每季度由档案管理小组（由行政总监、各部门文档管理员组成）开展归档检查，核对文档数量与目录一致性，检查存储环境（如纸质柜湿度、电子档备份状态）。

销毁流程：

到期文档：由文档管理员提出销毁申请，附《文档销毁清单》（注明编号、名称、销毁原因），经部门负责人和档案管理小组审批后；

销毁执行：电子档彻底删除（需覆盖3次防止恢复），纸质档使用碎纸机销毁，销毁过程需全程记录并签字确认，销毁清单保存2年备查。

三、关键模板表格示例

模板1：文章样式登记表

部门缩写

文档类型

编号

文档名称

创建日期

负责人

是否已归档

备注

XZ

RS

XZ-RS-2024-003

招聘管理制度

2024-03-15

**

是

初版

XM

ZB

XM-ZB-2024-015

项目周报模板

2024-04-20

**

否

待修订

模板2：文档基本信息表

文档编号

文档名称

文档类型（行政/业务/财务）

所属部门

责任人

创建日期

归档日期

存储位置（电子路径/纸质柜号）

密级（公开/内部/秘密）

页数/文件大小

备注

XZ-RS-2024-003

招聘管理制度

行政

行政部

**

2024-03-15

2024-03-20

D:/归档/XZ/RS/招聘管理制度.pdf

内部

8页/1.2MB

含2024年修订版

CW-FW-2024-008

差旅费报销单

财务

财务部

**

2024-04-10

2024-04-12

档案柜-CW-03-05

公开

1页/0.3MB

4月报销批次

模板3：文档借阅登记表

借阅人

所属部门

借阅日期

文档编号

文档名称

借阅事由

审批人

预计归还日期

实际归还日期

备注（如损坏情况）

赵六

项目部

2024-05-10

XM-ZB-2024-015

项目周报模板

参考过往项目进度

**

2024-05-15

2024-05-14

无

钱七

市场部

2024-05-12

XZ–2023-006

市场推广方案

新方案制定参考

周八

2024-05-20