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会议组织与记录信息整合模板

一、适用场景

二、操作流程指引

（一）会前筹备：明确目标与准备

明确会议目标与范围

根据工作需求确定会议核心目标（如信息同步、问题决策、方案评审等），清晰界定会议讨论范围，避免议题发散。

示例：项目例会目标为“同步项目进度，解决当前阻塞问题，明确下一阶段任务”。

确定参会人员与分工

列出必要参会人员（主持人、记录人、议题负责人、相关决策人等），提前确认其时间availability；

明确分工：主持人负责把控会议节奏，记录人负责实时记录关键信息，议题负责人提前准备材料。

制定会议议程

按逻辑顺序梳理议题（如先同步进展，再讨论问题，最后决策事项），每个议题分配合理时间，标注重点讨论内容；

示例议程：

09:00-09:10项目进度汇报（负责人：*主管）

09:10-09:30当前问题讨论（阻塞点：A模块开发延期）

09:30-09:50方案评审与决策（解决方案：调整资源分配）

09:50-10:00行动项确认与总结

准备会议材料与场地

提前收集议题相关材料（如数据报表、方案文档、问题清单），发送至参会人员；

预订会议场地（线上会议需测试软件稳定性，线下会议需确认设备、座位、茶歇等）。

（二）会中执行：聚焦讨论与记录

开场与议程确认

主持人开场，重申会议目标、议程及时长，确认参会人员是否到位，如有调整需说明原因。

议题讨论与引导

按议程逐项推进，议题负责人简要汇报内容，参会人员围绕核心问题展开讨论；

主持人需控制讨论节奏，避免偏离主题，鼓励发言但及时打断冗余或重复内容。

实时记录关键信息

记录人需重点记录：

讨论要点：各方观点、关键数据、分歧点；

决议事项：最终结论、共识内容；

行动项：具体任务、负责人、计划完成时间（需明确可量化，如“完成时间：2024年X月X日”）。

示例记录格式：

议题：A模块开发延期

讨论要点：工程师反馈“人力不足导致进度滞后”，主管建议“调配B模块2名开发人员支援”

决议：从B模块调配工程师、工程师支援A模块，即日起执行

行动项：*工程师负责制定资源调配计划，完成时间：今日17:00前

会议收尾与总结

主持人总结各议题结论、决议及行动项，确认无遗漏后宣布会议结束；

记录人复述关键行动项，保证负责人与时间节点准确无误。

（三）会后整理：归档与跟进

整理会议记录

会后24小时内，记录人根据会议笔记整理正式会议纪要，内容包括：会议基本信息、议程讨论要点、决议事项、行动项清单（需标注负责人与完成时限）。

分发与确认

将会议纪要通过邮件或即时通讯工具发送至所有参会人员，抄送相关领导，要求负责人确认行动项内容无误。

行动项跟踪与归档

建立“行动项跟踪表”，定期（如每周）更新任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人；

会议材料（纪要、PPT、讨论文档等）统一归档至指定文件夹，按“会议日期-会议主题”命名，便于后续查阅。

三、模板表格示例

表1：会议基本信息表

会议名称

2024年Q3项目例会（第3期）

会议时间

2024年X月X日09:00-10:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管、工程师、专员、主管（共6人）

缺席人员

*主管（因出差，已同步会议材料）

会议主题

同步Q3项目进度，解决A模块开发延期问题

会议目标

明确A模块延期解决方案，分配下一阶段任务

表2：会议议程表

序号

议题

时间分配

负责人

备注（准备材料）

1

项目整体进度汇报

10分钟

*主管

项目进度甘特图、里程碑完成情况

2

A模块开发问题讨论

20分钟

*工程师

A模块当前进度表、阻塞点清单

3

资源调配方案评审

20分钟

*经理

资源调配计划草案

4

下一阶段任务确认

10分钟

*专员

任务分解表

表3：会议记录表

序号

议题

讨论要点

决议事项

行动项

负责人

完成时限

1

项目整体进度汇报

A模块完成60%（计划80%），B模块完成90%；C模块提前2天启动

暂无

暂无

-

-

2

A模块开发问题讨论

延期原因：前端开发人力不足（原定3人，实际1人）；需增加2名前端开发人员

立即从B模块调配工程师、工程师支援A模块，优先完成核心功能开发

*工程师制定资源调配计划，明确2人到位时间及任务分工

*工程师

当日17:00前

3

资源调配方案评审

B模块调配人员后，其剩余工作由*主管协调加班完成；A模块加班费按公司标准执行

通过资源调配方案，主管负责协调B模块加班事宜，助理跟进加班费审批流程

主管提交B模块加班计划，助理同步提交加班费申请

主管、助理

次日12:00前

4

下一阶段任务确认

A模块需在X月X日前完成核心功能开发，B模块按原计划推进

A模块核心功能开发任务分解至工程师、工程师，每日17:00前同步进度

工程师、工程师提交任务分解表，明