合同条款审核标准模板商业法务一体化管理.docVIP

合同条款审核标准模板商业法务一体化管理工具

一、适用业务场景

新签合同的条款合规性审查；

合同续签或变更时的条款更新审核；

跨部门协作（如业务、财务、法务）的标准化条款评审；

重大或复杂合同的多轮风险排查与条款优化；

合同模板库的标准化建设与维护。

二、标准化操作流程

（一）前置准备阶段

合同接收与登记

业务部门提交合同文本时，需同步附《合同审批表》（含合同背景、交易对方基本信息、金额、履行期限等核心要素），由法务部门统一编号登记。

检查合同文本完整性：需包含主体信息、交易标的、权利义务、违约责任、争议解决等核心条款，避免仅提供草案或关键页缺失。

基础资料收集

收集交易对方的主体资格证明（如营业执照、授权委托书等），确认签约人是否具有合法代表权或代理权；

涉及特殊行业的（如医疗、金融），需收集对方行业资质或许可证明；

对于历史合作合同，调取previous审核记录及履约情况，作为条款修订参考。

（二）条款逐项审核阶段

法务部门对照“合同条款审核核心要素表”（见下文模板表格），对合同条款进行分模块审查，重点关注以下维度：

主体条款审核

审核合同双方名称、统一社会信用代码、住所地等信息与证明文件是否一致，避免名称简称或错误表述导致主体不明；

涉及分/子公司的，需确认母公司对合同义务的承担方式（如连带责任保证需明确约定）。

标的与数量质量条款审核

明确标的物名称、规格、型号、数量等具体信息，避免模糊表述（如“一批”“适量”）；

质量标准需符合国家、行业标准或双方约定，约定质量检验期限、方法及异议处理流程。

权利义务条款审核

梳理双方核心权利与义务，保证条款对等（如付款义务与交付义务的履行期限匹配）；

明确履行方式、地点、期限（如“交付以物流签收为准”“付款截止日期为发票开具后30日内”），避免歧义。

价款与支付条款审核

确认价款金额、计价单位、计价方式（如固定单价、按实结算）及是否含税；

支付方式需明确银行账户信息（避免现金交易）、支付节点（如预付款、进度款、尾款比例及触发条件）；

涉及外币支付的，需明确汇率确定方式及风险承担方。

违约责任条款审核

违约责任需具体、可量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等模糊表述；

约定违约金上限（通常不超过实际损失的30%），保证司法实践中可能被支持；

明确违约责任的触发条件、通知方式及免责情形（如不可抗力）。

保密与知识产权条款审核

保密信息范围需明确（如“技术资料、客户信息、本合同内容”），保密期限一般不短于合同履行期及终止后2-3年；

知识产权归属需清晰，若涉及对方知识产权，需确认授权范围（如独占/排他许可）及侵权责任承担。

争议解决条款审核

优先约定企业所在地有管辖权的人民法院或仲裁机构，避免选择异地或偏远地区争议解决方式；

明确仲裁机构全称（如“北京仲裁委员会”），避免“当地仲裁机构”等模糊表述。

合同生效与终止条款审核

生效条件需明确（如“双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效”）；

终止情形需涵盖法定终止（如不可抗力、一方违约）与约定终止（如双方协商一致），明确终止后的清算条款（如保密义务、资料返还）。

（三）跨部门协作审核阶段

业务部门确认

法务将审核意见反馈至业务部门，重点说明条款修改对业务实际操作的影响（如付款周期调整、违约金提高对客户接受度的影响）；

业务部门确认是否接受修改意见，若存在分歧，组织法务与业务部门沟通协商，达成一致。

财务部门审核

财务部门重点审核价款、支付方式、税务处理（如发票类型、税率）及财务合规性，保证符合企业财务制度及税务法规；

涉及大额资金支付的，需评估对方履约能力，必要时要求提供担保。

风控部门（如有）审核

风控部门结合企业风险偏好，评估合同整体风险等级（如低风险、中风险、高风险），提出风险缓释措施（如增加保证金、第三方监管）。

（四）意见反馈与修订阶段

法务部门汇总各部门意见，形成最终审核意见表，明确“修改条款”“保留条款”“补充条款”三类处理结果；

业务部门根据审核意见修订合同文本，修订后需再次提交法务复核，保证所有意见闭环落实。

（五）最终审批与归档阶段

审批签署

修订后的合同经法务、业务、财务负责人会签后，按企业权限报请总经理/分管领导审批；

审批通过后，由授权代表签署，并加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章）。

归档管理

合同签署后3个工作日内，法务部门将合同正本、审批表、审核意见表、对方主体资格证明等资料整理归档；

建立电子档案库，录入合同编号、签署日期、金额、履行期限、对方主体等信息，便于后续查询与履约跟踪。

三、合同条款审核记录表

条款类别

条款编号/位置

原条款内容

审核要点

审核意见（修改/保留/补充）

风险等级（高/中/低）

责任部门

修订后内容

主体条款

第一条

甲方：科技有限公司；乙方