供应链物流信息管理系统工具及其使用说明.docVIP

供应链物流信息管理系统工具使用指南

一、工具概述

供应链物流信息管理系统工具是整合供应商、仓库、运输方及客户多方信息的数字化管理平台，旨在实现物流全流程可视化、数据实时共享及异常高效处理，提升供应链响应速度与协同效率，降低信息不对称带来的管理成本。本工具覆盖订单、货物跟踪、库存同步、异常处理等核心环节，适用于多品类、多节点、跨区域的物流管理场景。

二、典型应用情境

（一）多仓库协同配送管理

当企业在全国设有多个仓库（如华东仓、华南仓），需根据客户订单自动分配最近仓库发货，并实时监控各仓库库存余量、车辆调度状态时，可通过系统实现智能分仓与路径优化，避免库存积压或配送延迟。

（二）跨境物流全程跟踪

涉及国际运输的货物（如跨境电商出口），系统需对接海关、货代、国际物流商数据，自动同步报关状态、航班信息、清关进度，直至客户签收，解决跨境物流环节多、信息不透明的痛点。

（三）供应商到货预警管理

对于制造业企业的原材料采购，系统可设置供应商到货周期阈值，当供应商发货后自动触发倒计时，到货前3天、1天分别向仓库管理员及采购员（*明）发送预警提醒，保证生产线物料连续供应。

（四）客户订单实时查询

零售企业客户可通过系统输入订单号，实时查看订单处理状态（待拣货、已发货、运输中、派送中）、预计送达时间及物流轨迹，提升客户服务体验，减少客服咨询压力。

三、操作流程详解

（一）系统初始化与基础配置

角色权限设置

系统管理员（*华）登录后台，进入“权限管理”模块，根据岗位创建角色（如仓库管理员、运输调度员、客服专员、客户），并为各角色分配操作权限（如仓库管理员可操作“入库登记”“库存查询”，客服专员仅可操作“订单查询”“异常登记”）。

示例：运输调度员需具备“车辆调度”“路线规划”“在途跟踪”权限，禁止修改库存数据。

基础信息维护

在“基础数据”模块录入供应商信息（名称、联系人、地址、合作品类）、仓库信息（编码、地址、库容、联系人）、运输方信息（公司名称、车牌号、司机联系方式、合作线路）等，保证后续流程数据关联准确。

（二）物流信息录入与维护

订单创建与关联

操作入口：订单管理→新建订单

步骤：

①选择订单类型（采购入库/销售出库/调拨）；

②填写订单基础信息：订单编号（系统自动，支持手动修改前缀）、下单日期、客户/供应商名称（支持模糊搜索选择）、收货/发货地址；

③添加货物明细：货物名称、规格型号、单位（件/箱/托盘）、数量、批次号（如需）、存储要求（冷藏/常温/易碎）；

④选择物流方式：自有车辆/第三方物流（勾选后自动关联合作运输方信息）；

⑤提交并物流单号（系统自动分配，可打印标签粘贴货物）。

库存动态同步

货物入库时，仓库管理员（芳）扫描货物条码或手动输入物流单号，系统自动关联订单信息，核对数量无误后“确认入库”，库存数量实时更新，同时向采购员（明）发送入库完成通知。

（三）订单状态跟踪与更新

在途状态监控

运输调度员（*强）每日登录系统，进入“运输跟踪”模块，查看所有在途订单列表。

系统对接GPS/运输方API，自动刷新车辆位置（如“当前位置：高速，距离目的地120公里”），若出现偏离预设路线（如绕路超过10公里），系统自动触发“路线异常”提醒。

节点状态手动更新

当货物到达中转站、派送网点或签收时，运输方需在系统APP或网页端节点照片（如仓库卸货照、客户签收回单），并填写实际到达时间、签收人信息，系统自动更新订单状态（如“运输中→已到达→已签收”）。

（四）异常事件处理

异常登记与分级

发觉异常（如延迟到货、货物破损、信息错误）时，操作人员进入“异常管理”模块，选择异常类型（延迟/破损/信息错误）、关联订单号、填写异常描述（如“因暴雨导致高速封闭，预计延迟12小时”）、佐证材料（照片/视频），提交后系统根据严重程度分级（一般/严重/紧急）。

异常处理与闭环

系统自动将异常工单推送给对应责任人（如延迟推送给运输调度员强，破损推送给仓库管理员芳），责任人需在2小时内（紧急异常30分钟内）制定处理措施（如“协调备用车辆绕行”“联系保险公司理赔”），并在系统中填写处理进度。

异常解决后，责任人“关闭工单”，系统同步更新订单状态，并将处理结果通知相关方（如客户、供应商）。

（五）数据报表与导出

自定义报表配置

管理员进入“报表中心”，选择报表类型（库存报表/运输时效报表/异常分析报表），设置筛选条件（时间范围、仓库、货物类别），勾选统计维度（如按运输方统计准点率、按货物类别统计库存周转率）。

报表导出与分享

“报表”，系统自动计算数据并展示图表（柱状图/折线图），支持导出为Excel/PDF格式，可通过“分享”功能发送给指定人员（如发送库存报表给财务经理*刚）。

四、核心模板表格

（一）物流信息登记表

字段名

填写说明

示例

物流单号

系统