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行业通用商务合同范本及审批流程手册

引言

本手册旨在规范企业商务合同的管理流程，统一合同范本标准，防范合同履约风险，保障企业合法权益。手册适用于各类商务合作场景，包括但不限于产品采购、服务外包、技术开发、场地租赁等，为企业合同起草、审核、审批、签署及归档提供全流程指引。

第一章适用范围与业务场景

1.1手册编制目的

统一合同文本格式，保证条款合规、表述清晰；

规范审批流程，明确各部门职责，提高合同管理效率；

防范合同法律风险，减少履约纠纷，保障企业经济利益。

1.2适用业务场景

本手册适用于企业与外部主体发生的各类商务合作，常见场景包括：

采购类：原材料、设备、办公用品等采购；

服务类：咨询服务、技术服务、运维服务、广告服务等；

合作类：项目联合开发、市场推广合作、代理销售等；

其他类：场地租赁、车辆租赁、知识产权许可等。

1.3关键术语说明

甲方：通常指合同中提出需求、支付价款的一方；

乙方：通常指合同中提供商品/服务、收取价款的一方；

标的物：合同中约定的权利义务指向的对象（如产品、服务、技术等）；

不可抗力：指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况（如自然灾害、战争等）。

第二章合同全流程操作指引

2.1合同发起阶段

操作目标：明确合作需求，启动合同管理流程。

操作步骤：

需求确认：业务部门与合作方达成初步合作意向，明确合作内容、范围、价款等核心要素，填写《合同立项申请表》（附件1）。

材料准备：收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），保证合作方合法存续。

系统发起：通过企业合同管理系统发起合同流程，《合同立项申请表》及合作方资质材料。

责任部门：业务部门（发起）、行政部（资质初审）。

2.2合同起草阶段

操作目标：基于合作需求，使用标准范本拟定合同条款。

操作步骤：

选择模板：根据业务类型从合同模板库中选择对应范本（如《产品采购合同模板》《技术服务合同模板》），不得使用未经审核的自制模板。

填写条款：

填写合同基本信息（合同编号、甲乙双方名称、签订日期等）；

明确标的物名称、规格、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方约定标准）；

约定价款及支付方式（如分阶段支付，需明确各阶段支付比例、时间节点及条件）；

约定履行期限、地点、方式及验收标准；

约定违约责任（如逾期付款、逾期交货的违约金计算方式）；

约定争议解决方式（推荐仲裁或诉讼，且明确管辖机构）。

内部审核：业务部门负责人审核合同内容与业务需求的一致性，签字确认后提交法务部。

责任部门：业务部门（起草）、业务负责人（审核）。

2.3合同审核阶段

操作目标：保证合同条款合法合规，防范法律及财务风险。

操作步骤：

法务审核（必审）：

审核合同主体是否适格（如乙方是否具备相应资质）；

审核条款是否违反法律、行政法规强制性规定；

审核权利义务是否对等，是否存在显失公平条款；

审核违约责任是否明确、可执行。

法务部在2个工作日内完成审核，出具《合同审核意见表》。

财务审核（必审）：

审核价款计算是否准确，支付方式是否符合企业财务制度；

审核涉税条款是否清晰（如是否含税、发票类型等，需避免“发票”一词，可表述为“乙方需提供符合税务规定的收款凭证”）；

审核履约保证金、质保金等约定是否合理。

财务部在2个工作日内完成审核，出具《合同审核意见表》。

业务关联部门审核（如需）：

涉及技术合作的，由技术部审核技术标准、验收方案；

涉及市场推广的，由市场部审核推广范围、宣传内容合规性。

责任部门：法务部、财务部、相关业务部门。

2.4合同审批阶段

操作目标：根据合同金额及重要性，履行相应审批权限。

操作步骤：

权限划分（示例）：

合同金额≤10万元：业务部门负责人→法务部→财务部；

10万元＜合同金额≤50万元：业务部门负责人→法务部→财务部→分管副总经理；

合同金额＞50万元：业务部门负责人→法务部→财务部→分管副总经理→总经理。

审批流程：

审批人需在《合同审批表》中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见；

如“修改后同意”，需注明修改意见，业务部门完成修改后重新提交审核；

审批时限：各级审批人原则上在1个工作日内完成审批。

责任部门：各审批层级负责人、行政部（流程跟踪）。

2.5合同签署阶段

操作目标：完成合同正式签署，保证合同生效。

操作步骤：

文本定稿：审批通过后，业务部门将合同文本最终版打印一式三份（甲乙双方各执一份，企业存档一份）。

主体确认：

甲方由法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章；

乙方需核对签字人身份是否为法定代表人或授权代表（需提供授权委托书），并加盖企业公章及合同专用章。

生效条件：合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效（另有约定的除外）。

责任部门：业务部门（对接签署）、行政