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采购成本控制与供应商管理标准化工具集

一、供应商准入标准化管理工具

适用情境

适用于企业引入新供应商、战略合作供应商筛选及供应商库动态更新场景，保证供应商资质合规、能力匹配，从源头控制采购风险与成本。

操作流程详解

步骤1：需求明确与准入标准制定

操作内容：采购部协同使用部门（如生产部、研发部）根据采购物料/服务的特性（如技术难度、质量要求、用量规模），明确供应商准入的核心标准，包括：

资质要求（如营业执照、行业认证、ISO体系证书等）；

能力要求（如生产产能、研发实力、质量管控流程、交付周期等）；

财务要求（如注册资本、资产负债率、近3年盈利状况等）；

服务要求（如售后响应速度、技术支持能力等）。

责任主体：采购经理牵头，使用部门负责人、法务专员*共同参与制定。

步骤2：供应商寻源与信息收集

操作内容：通过多渠道收集潜在供应商信息，包括：

公开招标（如采购平台、行业招标网站）；

行业推荐（如行业协会、同行企业引荐）；

主动寻源（如展会、供应商自荐）。

收集信息需包含供应商基本资料、产品/服务报价、成功案例等，并填写《供应商信息登记表》。

责任主体：采购专员负责收集，采购主管审核信息完整性。

步骤3：资质初审与资料核实

操作内容：依据准入标准对供应商提交的资质文件进行初审，重点核实：

资质证书是否在有效期内，与经营范围是否一致；

财务报表是否真实（可通过第三方征信机构辅助验证）；

质量体系认证是否覆盖所供产品/服务。

初审通过后，通知供应商提交《供应商准入申请表》及相关附件。

责任主体：采购专员初审，质量部经理复核资质文件。

步骤4：现场考察与能力验证

操作内容：对初审通过的供应商进行现场考察，评估内容包括：

生产环境（如车间整洁度、设备先进性）；

质量管控流程（如检验标准、不合格品处理机制）；

交付能力（如库存管理、物流合作方）；

研发能力（如技术团队配置、专利数量）。

考察需形成《现场考察评估表》，由考察人员签字确认。

责任主体：采购经理组织，联合质量部工程师、生产部代表*共同参与。

步骤5：样品测试与小批量验证

操作内容：要求供应商提供样品，由质量部进行全项检测（如功能参数、材质、安全性等）；检测通过后，可进行小批量试采购，验证供应商的实际交付稳定性、产品一致性及配合度。

责任主体：质量部负责检测并出具《样品测试报告》，生产部反馈试使用情况。

步骤6：商务谈判与合同签订

操作内容：综合评估供应商资质、能力、报价及测试结果，与目标供应商进行商务谈判，明确价格、付款方式、交付周期、质量违约责任等条款，签订《采购合同》及《供应商合作协议》。

责任主体：采购经理谈判，法务专员审核合同条款，总经理*审批后签订。

配套工具表单

表1：供应商信息登记表

供应商名称

统一社会信用代码

注册资本

成立日期

主营产品/服务

联系人

联系方式

电子邮箱

寻源渠道

成功案例（可附附件）

提交资料清单（勾选）

□营业执照□资质证书□财务报表□产品说明

表2：现场考察评估表

考察维度

评估内容

评分（1-5分）

备注

生产环境

设备先进性、车间5S管理

质量管控

检测设备、质量体系执行情况

交付能力

库存周转率、物流合作稳定性

研发实力

技术团队人数、专利数量

综合评价

（优/良/中/差，需说明理由）

考察人：*

关键要点提示

准入标准需结合采购物料的重要性分级（如A类物料需增加“年营收≥5000万元”等硬性指标）；

资质审核需核对原件，留存复印件并加盖公章，避免虚假资质；

现场考察需提前制定提纲，避免流于形式，重点考察与采购需求直接相关的能力；

样品测试需明确验收标准，小批量验证需记录实际使用问题，作为最终准入依据。

二、供应商绩效动态评估工具

适用情境

适用于对现有供应商的定期考核（如月度/季度/年度）、合作异常预警（如交期延迟、质量投诉）及供应商等级调整场景，推动供应商持续改进，优化采购成本与质量。

操作流程详解

步骤1：评估周期与指标体系确定

操作内容：根据供应商提供的物料/服务重要性（如A/B/C类），设定不同评估周期（A类供应商季度评估，B类半年度，C类年度），并构建多维度指标体系，包括：

质量指标（权重40%）：来料批次合格率、质量问题响应及时率、客户投诉次数；

交期指标（权重30%）：订单准时交付率、交付数量准确率、紧急订单满足率；

成本指标（权重20%）：价格稳定性、降本贡献率、付款条件配合度；

服务指标（权重10%）：技术支持响应速度、问题解决率、沟通配合度。

责任主体：采购部牵头，联合质量部、生产部、财务部共同制定指标体系。

步骤2：数据收集与整理

操作内容：在评估周期内，从各业务系统收集供应商绩效数据，包括：

质量部：提供《来料检验报告》《质量问题处理记录》；

生产部：提供《到货确认单》《订单交付记录》；

财务部：提供