跨部门合作流程标准化作业手册.docVIP

跨部门合作流程标准化作业手册

一、适用情境与背景

在企业运营中，跨部门合作是实现资源整合、目标协同的重要方式。本手册适用于以下典型场景：

项目型合作：如新产品研发、市场活动推广、数字化转型项目等，需多部门协同推进；

问题解决型合作：如客户投诉联合处理、流程优化攻坚、突发风险应对等，需跨部门协作定位并解决问题；

资源协调型合作：如共享人力、技术、预算等资源，或跨部门调配物资、设备等支持性工作。

当涉及两个及以上部门需明确职责、分工协作时，均需参照本手册执行，保证合作高效、规范、可控。

二、标准化操作流程

（一）合作需求发起与提报

责任主体：需求发起部门（如市场部、产品部、运营部等）

操作步骤：

明确需求内容：发起部门需清晰界定合作目标、范围、预期成果及时间要求，形成《跨部门合作需求说明书》（参考表1）。

填写申请表单：通过公司OA系统或指定流程，提交《跨部门合作需求申请表》（参考表2），附上《需求说明书》及相关支撑材料（如项目背景数据、客户需求文档等）。

提交至协调部门：根据公司职责划分，将申请表提交至项目管理办公室（PMO）或指定统筹部门（如总经办），由其统一接收与初审。

输出物：《跨部门合作需求说明书》《跨部门合作需求申请表》

（二）合作可行性评估与职责划分

责任主体：协调部门（PMO/总经办）、需求涉及部门

操作步骤：

初步审核：协调部门在收到申请后2个工作日内，对需求的完整性、合理性进行初审，重点核查目标是否清晰、范围是否明确，若材料不全则退回发起部门补充。

组织评估会议：初审通过后，协调部门组织涉及部门（如技术部、销售部、财务部等）召开可行性评估会，参会人员需为各部门指定对接人（一般为部门主管或资深专员）。

评估维度与结论：各部门从资源匹配度（人力、预算、设备）、技术可行性、时间合理性、潜在风险等维度进行评估，形成《跨部门合作可行性评估表》（参考表3），明确“可执行”“需调整后执行”或“暂不可行”的结论。

明确职责分工：若结论为“可执行”或“需调整后执行”，会议需共同制定《跨部门合作责任矩阵表》（参考表4），明确各部门在需求分析、方案设计、资源支持、执行落地、验收反馈等环节的具体职责、负责人及时间节点。

输出物：《跨部门合作可行性评估表》《跨部门合作责任矩阵表》

（三）合作方案制定与审批

责任主体：需求发起部门、涉及部门、协调部门

操作步骤：

方案起草：根据责任矩阵，由牵头部门（通常为需求发起部门或核心资源提供部门）组织各相关部门，共同制定《跨部门合作实施方案》，内容需包括：合作目标分解、详细步骤、资源需求清单（人力/预算/物资）、关键里程碑节点、风险应对预案等。

方案评审：方案完成后，提交至协调部门组织评审，可采取会议评审或线上会签方式，重点核查方案与目标的一致性、资源保障的可行性、风险预案的全面性。

最终审批：评审通过后，根据合作事项重要性及金额，提交至对应层级领导审批（如部门总监级合作需分管副总审批，公司级重点项目需总经理审批）。审批通过后，方案正式生效。

输出物：《跨部门合作实施方案》（含审批记录）

（四）合作执行与进度监控

责任主体：各部门（按责任矩阵分工）、协调部门

操作步骤：

启动执行：各部门根据实施方案及责任矩阵，分配具体任务至责任人，保证“事事有人管、件件有落实”。

进度跟踪：

牵头部门每周更新《跨部门合作进度跟踪表》（参考表5），明确各任务当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）、完成进度（%）、存在问题及解决措施；

协调部门每周收集进度跟踪表，组织10-15分钟短会（或线上同步），聚焦延期任务及跨部门协作障碍，推动问题解决。

变更管理：若执行过程中需调整目标、范围、时间或资源，需由需求部门提交《跨部门合作变更申请表》（参考表6），说明变更原因、影响及替代方案，经协调部门评估及原审批人审批后执行，严禁擅自变更。

输出物：《跨部门合作进度跟踪表》《跨部门合作变更申请表》（如需）

（五）成果验收与反馈归档

责任主体：需求发起部门、涉及部门、协调部门

操作步骤：

成果自检：牵头部门根据实施方案及目标，组织各相关部门对合作成果进行自检，确认是否达到预期标准（如项目是否交付、问题是否解决、目标是否达成），形成《成果自检报告》。

联合验收：自检通过后，由协调部门组织需求发起部门、涉及部门及相关部门负责人召开验收会，对照方案目标逐项核查成果，必要时可邀请外部专家或客户代表参与，形成《跨部门合作验收确认表》（参考表7），各方签字确认。

反馈与复盘：验收通过后，牵头部门收集各部门合作过程中的经验与建议，组织召开复盘会，总结成功经验、分析问题不足，形成《跨部门合作复盘报告》，为后续合作提供参考。

资料归档：协调部门负责将本次合作的全流程资料（需求申请、评估表、方案、进度表、验收表、复盘报告等）整理归档，保存期限不少于3