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仓储公司办公用品管理制度

一、总则

为了加强仓储公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、发放、使用及报废等流程，合理控制办公费用支出，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。本制度适用于仓储公司内所有部门及员工。

二、办公用品分类

1.消耗类办公用品

书写工具，如中性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔、记号笔等。

纸张类，包括复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。

办公耗材，如墨盒、硒鼓、色带、复印纸粉等。

其他易耗品，如胶水、胶带、回形针、大头针、订书钉等。

2.耐用类办公用品

办公家具，如办公桌、办公椅、文件柜、书架等。

办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、碎纸机等。

电器用品，如饮水机、电风扇、空调等。

其他耐用物品，如计算器、打孔机、装订机等。

三、办公用品管理职责

1.行政部门

负责办公用品管理制度的制定、修订和监督执行。

汇总各部门办公用品需求，编制采购计划。

负责办公用品的采购、验收、入库、保管和发放工作。

定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。

处理办公用品的报废和回收工作。

2.各使用部门

负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。

合理使用和保管本部门的办公用品，避免浪费和损坏。

配合行政部门做好办公用品的盘点和回收工作。

3.财务部门

审核办公用品采购预算和费用报销。

对办公用品的采购、使用和库存情况进行财务监督。

四、办公用品采购管理

1.采购计划的制定

各部门应在每月[具体日期]前，根据本部门的实际工作需求，填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。

行政部门对各部门提交的《办公用品需求申请表》进行汇总和分析，结合库存情况，编制下月的《办公用品采购计划》。《办公用品采购计划》应包括办公用品的名称、规格、数量、预算金额等内容。

《办公用品采购计划》经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，行政部门按照采购计划进行采购。

2.采购方式

对于常用的、金额较小的办公用品，行政部门可以选择与供应商签订长期供货合同，以保证供应的及时性和价格的稳定性。

对于金额较大的办公用品或设备，应采用招标、询价等方式进行采购，确保采购的质量和价格合理。在招标或询价过程中，应至少选择[具体数量]家以上的供应商进行比较，并填写《办公用品采购询价表》，经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。

对于紧急需要的办公用品，行政部门可以采取直接采购的方式，但事后应及时补办相关手续。

3.采购实施

行政部门根据审批通过的采购计划，与供应商签订采购合同或下达采购订单。采购合同或订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等条款。

采购人员应及时跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。

办公用品到货后，采购人员应会同仓库管理人员进行验收。验收内容包括办公用品的品种、规格、数量、质量等是否与采购合同或订单一致。对于不符合要求的办公用品，应及时与供应商联系退换货。

五、办公用品入库管理

1.入库手续办理

验收合格的办公用品，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》。《办公用品入库单》应包括办公用品的名称、规格、数量、单价、金额、供应商等信息。

《办公用品入库单》一式三联，一联由仓库留存，一联交采购人员作为报销凭证，一联交财务部门进行账务处理。

2.库存管理

仓库管理人员应按照办公用品的类别、规格、型号等进行分类存放，确保库存物品摆放整齐、有序。

建立健全办公用品库存台账，及时记录办公用品的入库、出库和结存情况。定期对库存进行盘点，做到账物相符。

对于库存数量低于安全库存的办公用品，仓库管理人员应及时通知行政部门进行采购补充。

六、办公用品发放管理

1.发放原则

办公用品的发放应遵循“按需发放、节约使用”的原则，根据各部门的工作需求和实际使用情况进行发放。

对于消耗类办公用品，实行定额管理，根据各部门的人员数量和工作性质，确定每月的发放标准。对于超出定额的部分，需经部门负责人审批后，方可发放。

对于耐用类办公用品，实行以旧换新制度，员工在领取新的办公用品时，必须交回旧的办公用品（因损坏无法使用的除外）。

2.发放流程

各部门员工需要领取办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审核签字后，到行政部门办理领用手续。

行政部门根据《办公用品领用申请表》和库存情况进行发放，并在《办公用品领用登记表》上进行登记。《办公用品领用登记表》应包括领用日期、领用部门、领用人、办公用品名称、规格、数量等信息。

对于贵重办公用品或设备的领用，还需经公司分管领导审批。

七、办公用品使用管理

1.员工使用要求

员工应合理使用办公用品，爱护办公设备和设施，避免浪费和损坏。

不得将办公用品用于私人用途，严禁私自将办公用品带出公司。

对于办公设备和设施，员工