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办公室文档归档管理规范

一、适用情境与范围

本规范适用于各类企事业单位、机关团体及中小型组织的日常办公场景，涵盖行政、人事、财务、项目、合同等类型文档的归档管理。具体包括：

日常行政文档：如会议纪要、通知公告、工作计划与总结等；

专项工作文档：如项目立项报告、进度表、验收材料等；

人事管理文档：如员工入职材料、合同、考核记录等；

制度流程文档：如公司章程、管理制度、操作手册等；

其他需长期保存的具有参考价值的文档。

二、规范操作流程

1.文档分类：明确层级，科学划分

一级分类：按部门或业务模块划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“项目部”等；

二级分类：按文档类型或功能划分，如“行政部”下可设“会议管理”“公文收发”“印章管理”等；

三级分类：按具体事项或时间周期划分，如“会议管理”下可设“2024年度部门会议”“2024年度公司级会议”等。

示例：行政部→会议管理→2024年度部门会议→2024年第一季度会议纪要。

2.文档整理：核对规范，统一格式

内容核对：检查文档是否完整（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项）、数据是否准确、签字盖章是否齐全；

格式统一：文字类文档采用A4纸标准字体（如宋体小四号）、行距1.5倍，电子文档命名格式为“【一级分类】-【二级分类】-【文档名称】-【日期/版本号】”（如“行政部-会议管理-2024年Q1部门会议纪要）；

装订要求：纸质文档需去除金属夹，采用胶装或打孔装订，厚度超过50页的需分册装订并标注分册号。

3.文档编号：唯一标识，便于检索

编号规则为“【一级分类代码】-【年份】-【二级分类代码】-【流水号】”，具体说明

一级分类代码：用部门名称首字母缩写（如行政部“XZB”、人力资源部“RLB”）；

年份：用4位数字（如2024）；

二级分类代码：用文档类型首字缩写（如会议纪要“HYJY”、合同“HT”）；

流水号：按归档顺序用3位数字（如001、002）。

示例：XZB-2024-HYJY-001（行政部2024年会议纪要第1号）。

4.归档存储：集中管理，安全存放

纸质文档：存入专用档案盒，盒面标注“【一级分类】-【二级分类】-【年份】-【流水号范围】”（如“XZB-会议管理-2024-001-020”），按编号顺序存放于档案柜，档案柜张贴分类索引标签；

电子文档：存储于公司指定服务器或云盘，按分类层级创建文件夹，定期备份（每月至少1次），备份文件需标注“备份日期+版本”；

特殊文档：涉密或重要文档（如合同、财务凭证）需单独存放，纸质文档锁入密码柜，电子文档加密并设置访问权限。

5.借阅管理：流程清晰，责任到人

借阅申请：员工需填写《文档借阅申请表》（见配套表格），注明借阅人、部门、文档名称及编号、借阅事由、归还日期，经部门负责人审批后提交至档案管理员；

借阅登记：档案管理员核对申请表无误后，借阅人签字确认，纸质文档借阅期限不超过3个工作日，电子文档需通过系统申请并记录访问日志；

归还检查：归还时档案管理员需检查文档是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录，若文档损坏或丢失，需按公司规定追究借阅人责任。

6.定期清理：动态更新，合规销毁

年度清点：每年12月底组织档案清点，核对文档数量与登记表是否一致，对缺失文档及时追补；

到期销毁：对超过保存期限（如一般文档保存5年、重要文档保存10年、涉密文档按保密规定执行）且无继续保存价值的文档，由档案管理员编制《销毁清单》，经部门负责人及分管领导审批后，双人监销并签字确认，销毁过程需留存记录。

三、配套工具表格

表1：文档分类目录表

一级分类

二级分类

三级分类

文档类型

示例文档

保存期限

行政部

会议管理

2024年度部门会议

会议纪要

2024年Q1部门会议纪要

5年

行政部

公文收发

2024年度发文

通知公告

关于2024年节假日安排的通知

3年

项目部

XX项目

立阶段

项目报告

XX项目可行性研究报告

10年

表2：归档登记表

文档编号

文档名称

分类（一级/二级/三级）

责任人

归档日期

存放位置（档案盒/路径）

备注

XZB-2024-HYJY-001

2024年Q1部门会议纪要

行政部/会议管理/2024年度部门会议

*明

2024-03-18

档案柜-01-盒001

含会议签到表

RLB-2024-HR-015

2024年员工入职登记表

人力资源部/人事管理/2024年度员工信息

*华

2024-02-05

服务器-人力资源部-员工档案

电子版

表3：借阅登记表

借阅人

部门

借阅日期

文档名称及编号

借阅事由

归还日期

经办人

备注

*刚

市场部

2024-03-20

XZB-2024-FW-003（2024年度服务合同）

项目合作参考

2024-03-25

*丽

无损坏