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固定资产管理工具集使用指南

一、适用业务场景

本工具集适用于各类企业、事业单位及社会组织对固定资产的全生命周期管理，具体场景包括：

新设单位资产初始化：单位成立时，对购置的办公设备、生产工具等固定资产进行登记建档，建立初始资产台账。

日常资产动态管理：处理资产领用、调拨、变更使用人/部门等变动，实时更新资产状态信息。

定期资产盘点：按季度/年度对现有资产进行全面清查，核对账实一致性，排查盘盈、盘亏资产。

资产报废处置：对达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的固定资产，按规定流程进行报废审批与处置。

资产数据统计与分析：基于台账数据资产分类统计、折旧计提、价值变动等报表，辅助管理决策。

二、详细操作流程

（一）资产入库管理

资产采购到货确认

资产采购完成后，由采购部门（或指定人员*采购专员）与使用部门共同核对到货资产，保证资产名称、规格型号、数量、供应商等信息与采购订单一致，检查外观及功能是否完好。

核对无误后，填写《资产到货验收单》，验收人签字确认（验收人：使用部门负责人、采购专员）。

资产信息登记

根据《资产到货验收单》，由资产管理部门（或指定人员*资产管理员）在《固定资产台账》中录入资产信息，字段包括：资产编号（唯一编码规则，如“ZC-部门代码-年份-序号”）、资产名称、规格型号、资产类别（如电子设备、办公家具、机器设备等）、使用部门、责任人、购置日期、启用日期、原值、预计净残值、折旧年限、月折旧额、存放地点、资产状态（在库、在用、闲置、报废）等。

为资产粘贴标签（标签包含资产编号、名称、购置日期），标签位置应醒目且不易磨损。

入库归档

《资产到货验收单》《采购合同》等原始凭证由资产管理部门统一归档保存，电子版同步至资产管理信息系统（如有）。

（二）资产领用与调拨管理

领用申请

使用部门需领用资产时，由申请人（部门员工）填写《固定资产领用/调拨申请表》，注明申请领用资产名称、规格型号、数量、用途、领用部门及申请人，经部门负责人（部门经理）审批后提交至资产管理部门。

审批与发放

资产管理部门审核申请信息与台账库存是否匹配，确认无误后，由资产管理员（*资产管理员）发放资产，并更新《固定资产台账》中“使用部门”“责任人”“资产状态”为“在用”。

领用人与资产管理员办理资产交接，签字确认《资产交接单》（一式两份，资产管理部门、使用部门各存一份）。

内部调拨

因工作需要，资产需在不同部门间调拨时，由调入部门填写《固定资产领用/调拨申请表》，注明调拨原因、调入/调出部门、资产信息，经调出部门负责人、调入部门负责人及资产管理部门负责人（*资产管理部经理）三方审批后，由资产管理员更新台账中的“使用部门”“存放地点”，并记录调拨日期。

（三）资产盘点管理

盘点准备

资产管理部门制定盘点计划，明确盘点范围（全部/部分资产）、时间、参与人员（资产管理员、财务专员、*使用部门代表），并提前3个工作日通知相关部门。

盘点前，资产管理部门需核对《固定资产台账》信息，保证账面数据完整，打印《固定资产盘点表》（包含资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人、账面数量、存放地点等字段）。

现场盘点

参与人员按照盘点计划，对资产逐一清点，核对实物信息与《盘点表》是否一致（名称、规格型号、数量、存放地点等），对差异资产（如盘盈、盘亏、毁损）进行标注，并记录差异原因。

盘点过程中，如发觉资产标签缺失或损坏，需及时补打或更换。

差异处理与账务调整

盘点结束后，资产管理部门汇总《盘点表》，编制《固定资产盘点报告》，说明盘盈、盘亏资产数量、原因及初步处理意见。

对盘盈资产，需核实来源（如未入账采购、捐赠等），补充录入台账；对盘亏资产，由使用部门说明原因，经资产管理部门、财务部门及管理层（*分管领导）审批后，进行账务核销。

最终盘点结果经审批后，更新《固定资产台账》及资产信息系统数据。

（四）资产报废与处置管理

报废申请

资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因（如超过折旧年限、技术淘汰、毁损等）、使用年限、原值、累计折旧等，并附技术鉴定意见（如*技术部门负责人签字确认）。

审批与鉴定

资产管理部门组织专业人员（资产管理员、技术专员、*财务专员）对报废资产进行技术鉴定，确认是否具备报废条件，形成《资产报废鉴定意见》。

根据资产价值及单位规定，报不同层级审批：一般资产由资产管理部门负责人（资产管理部经理）、财务负责人审批；重大资产需报管理层（总经理）审批。

处置与账务处理

审批通过后，资产管理部门选择处置方式（如报废变卖、捐赠、回收等），并签订处置协议（如变卖需保留交易凭证）。

处置完成后，更新《固定资产台账》，将资产状态变更为“报废”，并核销相关账务记录。

《固定资产报废申请表》《资产报废鉴定意见》《处置协