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电子发票管理操作制度详解

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业电子发票的获取、查验、存储、报销及归档管理，确保财务核算的准确性、合规性，防范税务风险，提高财务管理效率，依据国家相关法律法规及企业内部财务管理制度，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有涉及电子发票接收、开具（如适用）、流转、报销、入账及档案管理的部门与员工。

（三）基本原则

电子发票管理应遵循真实合法、安全规范、便捷高效、全程可溯的原则。

二、电子发票的获取与接收

（一）发票获取

业务人员在发生经济业务时，应主动向销售方索取符合规定的电子发票。获取的电子发票应确保信息完整、准确，包括但不限于发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税额等。

（二）接收要求

1.电子发票一般通过邮件、即时通讯工具或指定平台等方式接收。接收人应及时查收，并核对发票基本信息与实际业务是否相符。

2.对于通过第三方平台开具或交付的电子发票，应确认平台的合规性及发票来源的可靠性。

三、电子发票的查验与审核

（一）查验责任

电子发票的接收人及财务审核人员是发票查验的主要责任人。所有用于报销的电子发票必须经过查验。

（二）查验方式

1.平台查验：财务部门应指定官方或权威的发票查验平台，对电子发票的真伪及状态进行查验。查验内容包括发票信息是否与税务系统一致，是否为作废发票等。

2.人工复核：除平台查验外，还应进行人工复核，重点关注发票抬头是否为本企业全称及指定税号，开票内容是否与实际业务相符，是否存在重复报销疑点等。

（三）查验记录

对于查验过程中发现的异常发票（如查验不符、已作废、已红冲等），应立即停止报销流程，并及时与开票方沟通核实。必要时，应留存查验截图或相关记录。

四、电子发票的存储与归档

（一）存储格式

电子发票应以符合国家档案管理规定的格式进行存储，如PDF格式或指定的XML格式。确保电子发票的完整性和可读性。

（二）存储方式

1.指定系统存储：企业应建立或指定专门的电子发票管理系统或档案管理系统，用于集中存储电子发票的源文件及其元数据信息。

2.备份要求：对存储的电子发票数据应定期进行备份，防止数据丢失或损坏。备份介质应安全可靠，并进行异地存放或采用云存储等方式。

（三）归档管理

1.电子发票的归档应遵循会计档案管理的相关规定，按照业务发生时间或报销批次进行分类、整理和编号。

2.归档的电子发票应能与相应的报销单、付款凭证等会计资料建立关联，确保会计核算链条的完整性。

3.电子发票的保管期限应符合国家法定的会计档案保管要求。

五、电子发票的报销与入账

（一）报销流程

1.员工在取得合规的电子发票后，应按照企业报销制度的规定，及时通过财务报销系统提交报销申请，并上传电子发票的原件或符合要求的扫描件/截图。

2.报销申请应确保电子发票信息与报销单填写信息一致。

（二）审核要点

财务部门在审核电子发票报销时，除前述查验要点外，还应审核：

1.报销事项的真实性、合理性；

2.电子发票与报销业务的关联性；

3.是否符合费用报销标准和预算控制要求；

4.是否存在重复报销情况。企业应利用技术手段（如报销系统查重功能）防范重复报销风险。

（三）入账处理

1.审核通过的电子发票，财务部门应将其作为会计原始凭证，按照会计核算要求准确、及时地进行账务处理。

2.鼓励企业将电子发票管理系统与财务核算系统进行对接，实现数据的自动流转和入账，提高工作效率。

3.以电子发票作为入账凭证的，应在相关会计科目中记录电子发票的唯一标识（如发票号码、校验码等），以便追溯。

六、电子发票的后续管理

（一）查阅与调阅

电子发票的查阅和调阅应建立权限管理机制，确保只有授权人员方可进行操作。查阅和调阅记录应予以保存。

（二）变更与注销

如企业发生名称、税号等信息变更，或涉及注销等情形，应妥善处理已存储的电子发票数据，确保其在规定保管期限内的可访问性。

（三）红冲与作废发票处理

对于已报销入账的电子发票，如发生销货退回、应税服务中止等情形需开具红字发票的，应由原报销人及时将相关情况反馈财务部门，并按规定进行账务调整。财务部门应在电子发票管理系统中对原发票状态进行标记。

七、职责分工

（一）财务部门

负责本制度的制定、修订、解释和监督执行；负责电子发票的最终审核、查验指导、报销审批、入账处理、归档管理以及相关系统的维护。

（二）业务部门

负责本部门员工电子发票获取的规范指导，确保业务的真实性，对提交报销的电子发票的合规性、真实性承担直接责任。

（三）IT部门

负责电子发票管理相关系统的技术支持、安全保障及数据备份工作，确保系统稳定运行和数据安全。

（四）全体员工

应遵守本制度规定，正确获取、保管和提交